Порядок обліку бібліотечного фонду

4.1. Ведення обліку бібліотечного фонду базується на поєднанні обов’язкових і факультативних принципів.

Обов’язкові принципи обліку бібліотечного фонду

Бібліотека зобов’язана:

Здійснювати сумарний і індивідуальний облік документів, що надходять і вибувають з бібліотечного фонду, у встановлених одиницях обліку;

Забезпечувати послідовність застосування встановлених одиниць обліку і не допускати їх змін без прийняття нових нормативних документів з обліку бібліотечних фондів;

Забезпечувати ідентичність одиниць обліку фонду в примірниках з одиницями їх збереження і видачі (за винятком газет, журналів, аркушевих видань);

Дотримуватись спадкоємності організації обліку з метою співставлення облікової інформації.

4.3. Факультативні принципи обліку бібліотечних фондів:

Бібліотека має право:

Самостійно обирати порядок індивідуального обліку (з трьох запропонованих – пункт 7.2), враховуючи статус бібліотеки, особливості організації і структури фонду, дотримуючись визначених основних вимог даної Інструкції;

Вести записи в інвентарних книгах (аркушах, журналах), книгах сумарного обліку фонду (книгах обліку бібліотечного фонду), на окремих аркушах, описах, у картковій формі, у вигляді роздруковок, отриманих на комп’ютері, а також у файлах, записаних на диску, дискеті та інших носіях, що забезпечують довготривале зберігання та відтворення облікової документації;

Вводити в облікові документи, поряд з обов’язковими, факультативні показники з урахуванням специфіки конкретної бібліотеки;

Встановлювати терміни утримання документів фонду тимчасового зберігання;

Оцінювати в установленому порядку вартість документів, використовуючи коефіцієнти індексації, встановлені Урядом України, враховуючи ринкові ціни вартості документів;

Розпоряджатися списаними з фонду бібліотеки документами у відповідності з діючим законодавством;

Визначати засоби і обсяги компенсації шкоди, заподіяної фондам бібліотеки користувачами, у відповідності з діючим законодавством;

Вилучати документи, відсутні з причини недостачі, відповідно до вартісних нормативів у відповідності з “Типовою інструкцією про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ”;

Переоцінювати основні засоби для цілей бухгалтерського обліку мають право оцінювачі, які склали кваліфікаційний іспит та одержали кваліфікаційне свідоцтво оцінювача у відповідності з Законом України „Про оцінку майна, майнових прав та оціночну діяльність в Україні”.

4.3.1 Відповідальність за правильність організації обліку фондів несе адміністрація, працівники бібліотеки у відповідності з посадовими обов’язками.

4.3.2. Контроль за дотриманням норм і вимог з обліку бібліотечних фондів здійснює керівник бібліотеки або керівник установи, якій вона підпорядкована, та комісія з питань збереження фондів, до якої обов’язково має увійти працівник бухгалтерії.

4.3.3. Засновник, адміністрація і відповідні служби забезпечують умови для виконання правил обліку, організації, зберігання і використання фондів.

Облік надходжень документів до бібліотечного фонду

5.1. Облік надходжень документів у фонд здійснюється диференційовано, шляхом їхнього розподілу на документи постійного, довготривалого і тимчасового зберігання.

5.2. Обліку з наданням інвентарного номера підлягає кожен примірник документів постійного зберігання, що приймаються на баланс бібліотеки.

5.3. Обліку з наданням інвентарного номера підлягають документи довготривалого збереження, що призначені для задоволення поточного і передбачуваного читацького попиту, незалежно від виду документу, його обсягу, тематики та інших ознак.

5.4. Документи, що надходять до бібліотеки без зазначеної вартості, оцінюються спеціальною комісією з оцінки документів і обліковуються за окремими актами.

5.5. Обліку без надання інвентарних номерів підлягають документи тимчасового збереження, що містять інформацію короткочасного значення, у зв’язку з чим виключаються через нетривалий період часу. Документи тимчасового зберігання та термін їх зберігання визначає сама бібліотека у відповідності з власними функціями та приміткою до пункту 3.1.

Сумарний облік документів

6.1. Сумарний облік всіх видів документів, що надходять або вибувають з фонду бібліотеки, здійснюється партіями за одним супровідним документом (лист державної реєстрації, рахунок-фактура, опис, накладна, реєстр, акт).

У випадку відсутності супровідного документа складається акт приймання.

6.2. При виявленні в партіях розходжень з даними супровідного документа, а також отримання без замовлень непрофільних, надмірно дублетних або дефектних примірників, організації-постачальнику направляються листи-претензії протягом одного місяця з моменту приймання партії нових надходжень. Виявлені розбіжності в партії нових надходжень із супровідним документом мають бути виправлені; незамовлені, непрофільні, дефектні примірники замінені постачальником.

6.3. Формою сумарного обліку є книга (журнал, описи, аркуші сумарного обліку бібліотечного фонду) в традиційному або електронному варіанті.

6.4. В умовах централізованої бібліотечної системи ведеться загальна книга сумарного обліку на весь єдиний фонд та окремі книги обліку на фонди кожного структурного підрозділу центральної бібліотеки та бібліотек-філій, де містяться відомості про передачу документів до них із відділу комплектування і обробки.

6.5. Відомості про рух фонду, незалежно від характеру матеріального носія облікової форми, фіксуються у «Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду» (частина 1: «Надходження до фонду»; частина 2: «Вибуття з фонду»; частина 3: «Підсумки руху фонду»).

6.5.1. Відомості про документи, що надійшли до фонду, фіксуються у першій частині «Книги сумарного обліку бібліотечного фонду» за такими позиціями: дата і номер запису, джерело надходження, номер і дата супровідного документа, кількість документів, що надійшли (всього), у т. ч. за видами, типами, (змістом і мовами у відповідності з функціями бібліотеки); вартість придбаних документів, що віднесені на баланс.

6.5.2. Документи, що не беруться на балансову вартість визначає сама бібліотека у відповідності з п.3.1 та п 5.4 даної Інструкції.

6.6. Аудіовізуальні документи, мікроформи, електронні документи на машинозчитуваних носіях, CD-RОМи, дискети сумарно обліковуються як і документи на паперових носіях.

6.7. Відомості про документи, що вибули з бібліотеки, відбиваються у другій частині «Книги сумарного обліку бібліотечного фонду” у відповідній графі з обов’язковим зазначенням причини про вилучення та їхньої балансової вартості.

6.8. Рух фонду за рік підлягає обов’язковому підсумовуванню та визначенню його балансової вартості, що фіксуються у третій частині «Книги сумарного обліку бібліотечного фонду”. В залежності від прийнятого порядку обліку в бібліотеці підсумки руху фонду можуть також підбиватися за квартал або за півріччя.

6.9. Всі періодичні видання та видання, що продовжуються, незалежно від матеріальної основи та виду носія інформації підлягають сумарному обліку.

· Підставою для внесення періодичних видань в Книгу сумарного обліку бібліотечного фонду є акт, що складається отримувачем по мірі завершення надходжень періодичних видань поточного року.