Пошук і впорядкування потрібних даних

Пошук і впорядкування потрібних даних починається з наявних відомостей. Наприклад, можна записати замовлення на придбання в основній книзі або зберегти відомості про клієнтів на паперових формах у картотеці. Зберіть ці документи та складіть список відображених типів даних (наприклад, заповнюваних у формі полів). За відсутності наявних форм припустіть, що потрібно створити форму для записування відомостей про клієнтів. Якими даними потрібно заповнити форму? Які поля заповнення потрібно створити? Визначте потрібні елементи та складіть їх список. Наприклад, припустімо, що список клієнтів наразі зберігається на облікових картках. Можливо, аналіз цих карток з'ясує, що кожна картка містить ім'я клієнта, адресу, місто, область, поштовий індекс і номер телефону. Кожен із цих елементів може відповідати стовпцю в таблиці.

Під час підготовки цього списку немає потреби намагатися одразу надати йому досконалого вигляду. Натомість, внесіть у список усі елементи, які спадають на думку. Якщо база даних використовуватиметься іншими користувачами, попросіть їх запропонувати свої варіанти. Список можна точно настроїти пізніше.

Після цього визначте типи звітів або розсилок, які, можливо, потрібно буде створити на основі бази даних. Наприклад, можна створити звіт про продаж товарів для відображення продажу за регіонами або зведений звіт про запаси для відображення кількості товару. Може також знадобитися створення стандартних листів для надсилання клієнтам, які повідомлятимуть про продажі або спеціальні пропозиції. Продумайте структуру звіту й уявіть як він виглядатиме. Які відомості потрібно включити у звіт? Складіть список усіх елементів. Виконайте ті самі дії для стандартних листів та інших звітів, які потрібно створити.

Розділення даних на таблиці

Щоб поділити дані на таблиці, виберіть основні групи або теми. Наприклад, після пошуку та впорядкування відомостей для бази даних продажу товарів попередній список може мати такий вигляд:

Основними групами на ілюстрації є товари, постачальники, клієнти та замовлення. Отже, доцільним буде створення цих чотирьох таблиць: перша — для відомостей про товари, друга — для відомостей про постачальників, третя — для даних про клієнтів, а четверта — для відомостей про замовлення. Хоча список не є повним, проте почати слід саме зі створення таких основних таблиць. Можна продовжити уточнювати цей список, доки не буде створено повнофункціональну структуру бази даних.

Під час першого перегляду попереднього списку елементів може знадобитися помістити всі елементи в одну таблицю замість чотирьох, показаних на попередній ілюстрації. У цій статті пояснено, чому це не слід робити. Ознайомтеся з таблицею на ілюстрації:

У цьому разі кожен рядок містить відомості про товари та постачальників. Оскільки один постачальник може постачати кілька товарів, ім'я постачальника та відомості про адресу потрібно повторити кілька разів. У разі виконання таких дій місце на диску витрачається марно. Найкраще рішення — внести відомості про постачальника лише один раз в окрему таблицю «Постачальники», відтак зв'язати цю таблицю з таблицею «Товари».

Інша проблема за такої структури виникає в разі потреби змінити відомості про постачальника. Наприклад, припустімо, що потрібно змінити адресу постачальника. Оскільки адреса міститься в багатьох рядках, під час її змінення в одному рядку можна випадково забути її змінити в інших. Збереження адреси постачальника лише в одному розташуванні допоможе вирішити цю проблему.

Під час розробки бази даних завжди намагайтеся зберігати елемент інформації лише один раз. Якщо в кількох рядках повторюються однакові дані, наприклад, адреса певного постачальника, помістіть ці дані в окрему таблицю.

Нарешті, припустімо, що компанія Coho Winery постачає лише один товар і його потрібно видалити, але зберегти відомості про ім'я та адресу постачальника. Як видалити запис про товар і зберегти відомості про постачальника? Це не можна зробити. Оскільки кожен запис містить відомості про товар, а також дані про постачальника, видалити ці дані окремо не можна. Щоб зберегти ці дані окремо, необхідно поділити таблицю на дві: одна таблиця міститиме відомості про товар, а інша — про постачальника. Видалення запису про товар спричинить видалення лише відомостей про товар, а не даних про постачальника.

Після вибору теми для таблиці стовпці в цій таблиці мають зберігати лише дані, які відповідають цій темі. Наприклад, таблиця товарів має зберігати лише відомості про товари. Оскільки адреса постачальника є інформацією про постачальника, а не про товар, вона має міститися в таблиці споживачів.