Функции документа. Способы документирования

Значение информационно-документационного обеспечения управления. Тенденции развития делопроизводства в аппарате управления в современный период.

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации.

Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Главным направлением усовершенствования ДОУ, приспособления ее к современным условиям стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий в работе с документами.

Термины и определения в области документационного обеспечения управления.

"Энциклопедия делопроизводства" – это электронное издание по документационному обеспечению управления, призванное ответить на вопросы, которые могут возникнуть на любом этапе работы с организационно-распорядительными документами, начиная от документирования и заканчивая передачей дел в архив организации.

В соответствии с ГОСТом Р. 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (ДОУ) синонимичны, однако, первый из них – "делопроизводство" – возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Определения терминов претерпевали изменения: позже "дело" стало употребляться и в значении "собрание документов", относящихся к какому-либо вопросу, а в настоящее время значения обоих этих терминов – "делопроизводство" и "дело" – закреплены ГОСТом Р. 51141-98.

3. Понятие «Информация». Понятие «Документ».

Информация (от лат. informatio — формирование как выявление своей сущности, разъяснение, изложение, осведомление) — значимые сведения о чём-либо, когда форма их представления также является информацией, то есть имеет форматирующую функцию в соответствии с собственной природой.

В современной науке рассматриваются два вида информации:

§ Объективная (первичная) информация — свойство материальных объектов и явлений (процессов) порождать многообразие состояний, которые посредством взаимодействий (фундаментальные взаимодействия) передаются другим объектам и запечатлеваются в их структуре^[1].

§ Субъективная (семантическая, смысловая, вторичная) информация – смысловое содержание объективной информации об объектах и процессах материального мира, сформированное сознанием человека с помощью смысловых образов (слов, образов и ощущений) и зафиксированное на каком-либо материальном носителе.

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Функции документа. Способы документирования.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

§ Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.

§ Функции, обеспечивающие процесс управления

§ Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

§ Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,

§ Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,

§ Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

§ Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,

§ Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,

§ Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,

§ Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,

§ Историческая — документ является историческим источником.

Способы документирования

Текстовое документирование

Техническое документирование

Фотокино–видеодокументирование

Категории документов.

Электронный документ.

§ Информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.

§ Форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.^[1]

§ Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.^[2]

§ документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.^[3]