Главная Обратная связь Дисциплины:
Архитектура (936)
|
Подписание и удостоверение управленческих документов
Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.1 В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). 2 К составу удостоверения документов относятся реквизиты: подпись, оттиск печати, гриф утверждения документа. В большинстве случаев для удостоверения управленческих документов достаточно наличия в них подписи уполномоченного лица. Отдельные документы дополнительно удостоверяются посредством проставления в них оттиска печати или оформления грифа утверждения. Ограничение доступа к документу На документах, содержащих информацию ограниченного доступа (государственную тайну или какой-либо вид конфиденциальной информации), принято проставлять гриф ограничения доступа к документу. Как правило, на документах гриф ограничения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. В системе секретного и конфиденциального делопроизводства гриф ограничения доступа принято проставлять на электронном носителе информации (диске, дискете) и на упаковке, например конверте, в котором пересылается документ ограниченного доступа. В ряде случаев форма этого грифа, порядок его проставления, а также состав дополнительных сведений, сопровождающих гриф ограничения доступа, установлены законодательством. Отметки на документе. Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".1 Отметка о наличии приложения– реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ. Отметка о заверении копии– реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись"проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.1 Отметка об исполнителе– реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа. Отметка об исполнителе(реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.1 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело– реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело(реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.1 Отметка о поступлении документа в организацию(реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).1 Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.2 25. Оформление реквизита «текст». Таблица и анкета. Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.1 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.2 Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке.3 Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста. 4 Широкое распространение в официальных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому в текстах документов используются общепринятые сокращения. При первом употреблении сокращения в тексте в скобках может быть дана его расшифровка. Это же относится и к употреблению в текстах документов профессиональных терминов. 5 Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.6 При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже ("фамилия", "возраст", "место рождения") или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.7 При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. 8 Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.9 В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.10 Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.11 Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).12 В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту,13 при этом дата оформляется словесно-цифровым способом. Например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи". Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одного или нескольких предложений и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Каждый абзац печатают, отступив пять печатных знаков от границы левого поля. 14 Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.15 26. Назначение реквизита «резолюция», его состав и правила оформления. Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.1 Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.2 В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.5 Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.
|