Язык и стиль служебных документов

Классификация текста управленческих документов

Организационные формы ведения делопроизводства.

Выбор формы ведения делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и т.д.

Существует 3 формы организации делопроизводства:

1. Централизованная. Документооборот маленький, поэтому все работы по делопроизводству выполняет 1 человек или одно подразделение.

Достоинства централизованной формы организации делопроизводства:

ü Освобождение основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами.

ü Высокий уровень качества обработки документов.

ü Полная и равномерная загрузка работников.

2. Децентрализованная. Применяется при среднем документообороте. Делопроизводство ведёт каждое подразделение отдельно (самостоятельно).

3. Смешанная. Применяется при большом документообороте. При данной форме часть работ выполняется одним отделом, а все остальные виды работ выполняют структурные подразделения.

Достоинства смешанной формы организации делопроизводства:

ü Полная механизация работы с документами.

ü Рациональное использование технических средств.

В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы документационного обеспечения управления: машинописное бюро, копировально-множительный отдел, канцелярия, архив.

Основные функции службы документационного обеспечения управления:

ü Внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования.

ü Разработка и внедрение рациональных форм документов, организация работы с документами с учетом ведомственной специфики.

ü Контроль за соблюдением стандартов на документы.

ü Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.

ü Регистрация документов и учетно-справочная работа.

ü Контроль исполнения документов.

ü Формирование, оформление и хранение дел, выдача их для использования.

ü Оформление, издание и рассылка документов.

ü Машинописное изготовление, копирование и размножение документов.

ü Контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

Задачи и функции службы ДОУ.

Задачи службы ДОУ:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования;

- обеспечение единого порядка работы с документами;

- контроль за исполнением документов;

- хранение документов;

- унификация форм документов;

- сокращение по возможности документооборота;

- методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

- внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы ДОУ:

- разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

- обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

- доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;

- контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;

- изготовление и размножение документов;

- разработка номенклатуры дел, хранение дел;

- контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

- организация работы архива;

- повышение квалификации работников службы ДОУ.

Структурные части службы ДОУ в организациях различных уровней управления. Должностной состав работников службы ДОУ.

Действующие нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ

Инструкция по делопроизводству, ее назначение, порядок разработки и утверждения.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.