Функциональные возможности систем учета персонала

Как правило, подобные системы имеют модульное построение.

К основным модулям, которые есть практически во всех системах, можно отнести нижеследующие:

Штатное расписание. Основная задача модуля — описание организационной структуры компании. Здесь вводится информация об организационном делении и штатном расписании.

Учет кадров. Основные задачи модуля — ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, а также по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов. Данные об отпусках, больничных и льготах персонала, вводимые в этот модуль, являются исходными для расчета заработной платы работников предприятия. Пользователи системы могут получать произвольные отчеты по любой информации, введенной в базу данных.

Табельный учет. С помощью модуля ведется учет рабочего времени или формируется табель за определенный период времени с учетом неявок (отпусков, больничных, командировок и пр.), введенный в отделе кадров. Табель можно формировать как по подразделениям, так и по всему предприятию в целом. Данные из этого модуля передаются в модуль «Расчет заработной платы» в качестве исходных для начисления заработной платы.

Расчет заработной платы. Модуль предназначен для автоматизации расчета заработной платы сотрудников предприятия, формирования на основании проведенного расчета различных отчетных документов, автоматического формирования проводок, отражающих на бухгалтерских счетах предприятия затраты на оплату труда сотрудников.

Учет в Пенсионном фонде России. Основным назначением модуля является автоматизация персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах и формирование отчетности для Пенсионного фонда РФ.

Администратор системы. Основным назначением модуля является настройка работы системы и организация разграничения доступа пользователей. Традиционно пользователями системы являются руководители предприятий, менеджеры и инспекторы отдела кадров, сотрудники табельных бюро и военно-учетных столов, инспекторы отделов труда и заработной платы, главные бухгалтеры и расчетчики расчетных групп.

Между собой системы этой группы различаются гибкостью настройки модулей и удобством работы пользователей. У разных разработчиков различна скорость выхода новых версий, которые поддерживают изменения законодательства и учитывают пожелания клиентов. Различаются вычислительные возможности систем — некоторые системы могут рассчитывать заработную плату только для небольших предприятий, тогда как другие успешно справляются с расчетом в компаниях, где работают десятки тысяч человек. Многие заказчики хотят иметь комплексную систему, а значит, поставщики систем управления персоналом должны обеспечить стыковку с программными продуктами других фирм, особо это касается систем финансово-хозяйственной деятельности или соответствующих модулей ERP-систем. Реальность нашего времени — это холдинговые компании, а значит, система должна эффективно работать в распределенной структуре, причем как с выделенными каналами связи, так и при их отсутствии.

Примеры систем учета персонала:

Программный комплекс "АиТ:\ Управление персоналом" состоит из модулей:

Зарплата - программа зарплата осуществляет окончательный расчет заработной платы и полный анализ затрат на персонал. "АиТ:\ Зарплата" интегрирован со всеми известными финансовыми системами, что позволяет передавать всю необходимую информацию о затратах на персонал с детализацией и группировкой данных по любым параметрам.

Кадры - программа кадры автоматизирует документооборот отдела кадров, что выводит на новый уровень управление кадрами. Модуль формирует все выходные формы, необходимые для эффективной работы менеджера по персоналу, упрощает обработку больших объемов кадровой информации и существенно снижает трудозатраты на выполнение рутинных работ.

Табель – программа табель рабочего времени предназначена для учета рабочего времени на предприятии. Анализ рабочего времени позволяет получить структуру использования отработанного времени и неявок по подразделениям, предприятию в целом или произвольным группам сотрудников с учетом нескольких уровней аналитики.

Компетенция – программа по разработке моделей компетенции персонала, создания центра компетенций и профилей компетенций.

ПФР - программа персонифицированный пенсионный учет полностью обеспечивает автоматизированное составление отчетности для ПФР РФ. На основании персонифицированных сведений в соответствии с правилами ПФР формируются отчетные документы и создаются текстовые файлы для передачи информации в ПФР.

Планирование потребности в персонале — одно из важнейших направлений кадрового планирования, позволяющее установить на заданный период времени качественный и количественный состав персонала.

Как видно из определения, следует различать качественную и количественную потребность в персонале. Эти виды потребности в практике планирования численности рассчитывают в единстве и взаимосвязи.

Планирование потребности в персонале включает следующие этапы:

• обобщенный анализ различных видов планов организации, имеющих влияние на кадровое обеспечение (например, планы производства и реализации, планы инвестиций и т.п.);

• анализ статистики по персоналу, включая информацию о его деловой оценке и продвижении;

• определение фактического состояния по количеству и качеству персонала на планируемый период;

• расчет качественной и количественной потребности в персонале на тот же планируемый период;

• сравнение данных, полученных на двух предыдущих этапах планирования;

• планирование мер по покрытию потребности в персонале.

Качественная потребность, т.е. потребность по категориям, профессиям, специальностям, уровню квалификационных требований к персоналу, рассчитывается исходя из общей организационной структуры, а также организационных структур подразделений; профессионально-квалификационного деления работ, зафиксированных в производственно-технологической документации на рабочий процесс; требований к должностям и рабочим местам, закрепленным в должностных инструкциях или описаниях рабочих мест; штатного расписания организации и ее подразделений, где фиксируется состав должностей; документации, регламентирующей различные организационно-управленческие процессы с выделением требований по профессионально-квалификационному составу исполнителей.

Расчет качественной потребности по профессиям, специальностям и т.п. сопровождается одновременным расчетом количества персонала по каждому критерию качественной потребности. Общая потребность в персонале находится суммированием количественной потребности по отдельным качественным критериям.

Количественная потребность в персонале планируется посредством определения его расчетной численности и ее сравнения с фактической обеспеченностью на определенный плановый период. Можно выделить несколько основных методов расчета количественной потребности в персонале.

Для планирования численности используют следующие показатели:

Списочная численность — численность работников предприя­тия, в которую включаются все постоянные, сезонные и временные работники, принятые на работу; все фактически работавшие в данный период и отсутствовавшие на работе по каким-либо причинам (отпуск, болезнь, выполнение государственных или общественных обязанностей и т.п.). Не подлежат учету работники, временно откомандированные и переведенные на работу в другое предприятие и получающие от него заработную плату, а также привлеченные для выполнения работ по договорам с другими предприятиями. Моментом учета для включения в списочную численность является дата приема работника на работу на данном предприятии, а для исключения — дата его увольнения. Списочная численность учитывается ежесуточно, включая праздничные и выходные дни, и характеризует наличие работников на определенную дату (момент). Показатель численности строительно-производственного персонала используется для исчисления производительности труда (см.) в строительстве, что позволяет охватить организационно-техническими мероприятиями по росту производительности труда работников, занятых не только на основных работах, но и в обслуживающих хозяйствах; при помощи этого показателя обеспечиваются выявление и реализация дополнительных резервов экономии затрат труда благодаря совершенствованию организации автотранспортных перевозок, складского хозяйства, погрузочно-разгрузочных работ; создается возможность в случае производственной необходимости оперативного перемещения работников из одной группы в другую без ущерба для производительности труда.

Среднесписочная численность — численность работни­ков предприятия, определяемая за период более одних суток путем деле­ния суммарной списочной численности работников за календарный день отчетного периода (включая праздничные и выходные дни) на число ка­лендарных дней отчетного периода. При этом численность работников за праздничные и выходные дни принимается равной списочной численнос­ти предшествующего рабочего дня. С. ч. может быть общей, с вклю­чением всех работников, состоящих в списках предприятия, в том числе и отсутствующих по тем или иным причинам, и явочной — без учета работ­ников, отсутствующих по разным причинам.

Показатели среднесписочной численности используются для оценки трудовых ресурсов за отчетный период и для расчета ряда других статис­тических показателей: уровня производительности труда, средней зарпла­ты, фондовооруженности, механовооруженности и др.

Явочная численность– то количество работников, которые являются на текущий момент на работу.

1. При определении состава и структуры персонала можно руководствоваться критерием, который показывает сколько приходится прибыли на одного работника или работающего. Отношение валовой прибыли к численности рабочих. Этот показатель должен быть в худшем случае постоянным, в лучшем случае он должен расти. Если этот показатель снижается, то или лишние люди, или плохо организовано производство.

2. Вторым показателем, определяющим обоснованную численность персонала является показатель затрат на одного работающего. Они состоят из:

заработной платы;

отчисления в соцстрах;

расходы по найму, реклама;

обучение, стажировка;

совершенствование условий труда, техника безопасности.

В рыночной экономике устанавливается допустимая величина расходов на персонал. Эта величина является как бы отправной точкой для расчета других показателей планирования персонала. Чтобы сопоставить свои расходы с расходами конкурентов, создаются неформальные общественные структуры, которые занимаются вопросами рынка труда.

3. Метод, основанный на использовании данных о трудоемкости. Данные о времени процесса дают возможность рассчитать численность рабочих-сдельщиков или рабочих-повременщиков, количество которых определяется непосредственно трудоемкостью процесса.

Плановая численность рабочих может определяться исходя из трудоемкости продукции:

ЧРпл = Тп.н / (Фр.в • Кв.н ),

где Тп.н — плановая нормативная трудоемкость, нормо-часов;

Фр.в — полезный годовой фонд времени одного рабочего(в среднем 1910 часов), ч;

Кв.н — планируемый коэффициент выполнения норм.

Нормативная трудоемкость выпуска продукции (числитель формулы) представляет собой суммарный показатель; он не учитывает, насколько равномерно распределяется трудоемкость по месяцам или кварталам года в соответствии с колебаниями объемов производства.

Число рабочих можно посчитать и укрупненно по следующей формуле

Рс=В/Вн,

где В — планируемый объем выпуска продукции в данном периоде в соответствующих единицах измерения;

Вн — норма выработки продукции на одного рабочего в планируемом периоде в тех же единицах измерения.

Численность служащих в общем случае определяется по формуле

Чпл = (Тн +Тнн)/ Фр.в,

где Тн — годовая трудоемкость нормируемых работ, определяемая в соответствии с типовыми нормами времени и плановым объемом работ либо экспертным путем;

Тнн — годовая трудоемкость ненормируемых работ, определяемая в основном, экспертным путем.

4. Метод планирования "от достигнутого уровня". В соответствии с данным подходом, численность рабочих в плановом периоде (ЧРпл) рассчитывается следующим образом:

ЧРпл= ЧРб(Iq / Iw),

где ЧРб — численность рабочих в базисном (отчетном) периоде;

Iq — индекс роста объема производства;

Iw — индекс роста производительности труда.

5. Метод расчета по нормам обслуживания. В соответствии с «агрегат-методом», численность рабочих в плановом периоде (ЧРпл) рассчитывается следующим образом:

ЧРпл= (Число агрегатов * Коэффициент загрузки/Норма обслуживания) * Коэффициент пересчета явочной численности в списочную

6. Метод расчета по рабочим местам и нормативам численности

ЧРпл= Число рабочих мест * Коэффициент загрузки * Коэффициент пересчета явочной численности в списочную

7. Статистические методы делятся на 2 группы:

А) Стохастические основываются на анализе взаимосвязи между потребностью в персонале и другими переменными величинами (объем производства), т.е. потребность в персонале будет расти пропорционально.

Б) Методы экспертных оценок. Когда предприятие реорганизуется, либо переходит на новые технологии, возможно использование работы экспертов, которые бы учитывая условия труда, специфику, могли бы рассчитать как количество, так и квалификацию по категориям рабочих. При расчете численности работающих следует учитывать:

• планирование потребностей в кадрах на предстоящий период в зависимости от объема, продукции и работ;

• планирование возможного выбытия (декретный отпуск).

Для целенаправленной, аналитической и эффективной работы кадрами следует работать с целой системой показателей. К этой системе показателей можно отнести следующие:

объем производства;

величина основных фондов (говорит о фондовооруженности);

производительность труда;

прибыль;

численность персонала, в том числе численность рабочих и численность руководителей;

текучесть кадров;

средний возраст работающих;

затраты на заработную плату – общая сумма;

средняя заработная плата;

расходы на социальные выплаты;

уровень заболеваемости и травматизма.

Анализ кадрового состава организации (предприятия) предполагает периодическое и целенаправленное изучение работников по характеристикам пола, возраста, образования, квалификации, стажу работы и другим социально-демографическим признакам. Предусматривает: определение качественного и количественного состава персонала с высшим и средним специальным образованием; определение качественного уровня расстановки работников по должностям; определение степени рационального использования специалистов с высшим и средним специальным образованием и др. Например, показатель качества расстановки кадров по должностям рассчитывается путем суммирования числа специалистов с высшим и средним специальным образованием, занимающих руководящие и инженерно-технические должности, деленного на общее количество должностей, требующих замещения дипломированными специалистами. Аналогичным образом рассчитываются показатели качества расстановки кадров и кадровый состав отдельно по должностям, подлежащим замещению специалистами с высшим и средним специальным образованием.