Порядок оброблення і проходження вхідних документів

Лекція №75-76

Тема: Організація прийому, обробки і доставки вхідних документів

Мета: охарактеризувати процес приймання , оброблення та проходження вхідних документів, з’ясувати як ставляться відмітки пронадходження документа до організації

План

1. Приймання вхідних документів

2. Порядок оброблення і проходження вхідних документів

3. Відмітка про надходження документа до організації(31 реквізит)

4. Примірний перелік документів, що підлягають і не підлягають реєстрації діловодною службою.

Самостійне вивчення

Організація кур’єрського зв’язку

Приймання вхідних документів.

Кореспонденцію і телеграми приймають централізовано - у зальному відділі (канцелярії, спеціально призначеним працівником або секретарем). У разі надходження документів у неробочий час їх приймає черговий працівник. Інші працівники установи, незалежно від їх службового положення, не мають права приймати кореспонденцію безпосередньо від представників інших установ без реєстрації.

Незалежно від адресата кореспонденцію в установі передають секретареві. За необхідності він ставить особистий підпис і дату отримання документа в журналі про приймання документацїї. Якщо на конверті є напис "Терміново", "Вручити негайно", секретар зазначає час отримання документа.

До розкриття кореспонденції перевіряють правильність надсилання її на адресу, вказану на конверті. Неправильно надіслану кореспонденцію скеровують за призначенням.

У загальному відділі (канцелярії чи секретар) розкривають всі конверти за винятком тих, які мають напис "Особисто" (їх передають у запечатаному вигляді). Якщо в конверті з таким написом є службовий лист, то після прочитання, його реєструють.

Під час розкриття конвертів перевіряють відповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутність документа, додатків до нього або пошкодження, невідповідність номера на конверті номеру документа, складають акт у двох примірниках, один з яких надсилають відправнику, а другий передають до загального відділу (в канцелярію).

Розкриваючи кореспонденцію, конверти необхідно зберігати у таких випадках:

- якщо дата поштового штемпеля необхідна як свідчення дати відправлення або отримання документа (документи, представлені на конкурс, арбітражні документи, позовні заяви, судові повістки, пропозиції, заяви, скарги громадян, акти);

- якщо на документі взагалі відсутня дата;

- якщо дата документа або дата його реєстрації з погляду особливостей роботи установи суттєво відрізняється від дати отримання документа;

- якщо адресу відправника можна встановити тільки за допомогою конверта.

Доцільність збереження конверта, як правило, під час розкриття конверта встановлена бути не може, її встановлюють під час попереднього розгляду або реєстрації документів. Тому доцільно знищувати конверти після реєстрації документів. Якщо в процесі реєстрації виявлено одну із вказаних ситуацій, конверт приєднують до документа і разом з ним вкладають у справу.

Документи, які складаються з двох і більше аркушів, скріплюють. Дода-тки складають в порядку їх номерів і скріплюють з документом.

У процесі первинного опрацювання деяку частину документів можна виді-лити і скерувати безпосередньо в структурні підрозділи.

Порядок оброблення і проходження вхідних документів.

Вхідні документи можуть бути доставлені поштою, кур'єрським чи електричним зв'язком. Поштовим зв'язком надходить письмова кореспонденція, зокрема листи, службові листи, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також друковані видання.

Каналами електричного зв'язку надходять телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, повідомлення електронної пошти.

Телеграми, що надійшли, приймаються під розписку з проставленням дати і часу приймання, реєструються за тими ж правила­ми, що й листи, потім передаються на розгляд керівництву на вико­нання до структурних підрозділів.

Оригінали документів разом з їх електронною копією повинні мати супровідний лист. Текст копії на магнітному носії повинен відповідати тексту оригіналу.

Усі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою друкарських засобів, приймаються централізовано службою діловодства.

У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто».

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3. Відмітка про надходження документа до організації(31 реквізит)

Відмітка про надходження (зареестрування) документа до організації (31) містить такі дані: скорочену назву організації (або абревіатуру), дату (за потреби — годину і хвилини) надходження документа і реєстраційний індекс документа.

Відмітку про надходження документа до організації ставлять за допомогою штампа, а за його відсутності — записом від руки у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Якщо документ надійшов у неробочий час, датою реєстрації є наступний робочий день.