Создание и редактирование таблиц

Документы Word могут содержать данные, оформленные в виде таблиц. В ячейках таблиц размещается любая информация: текст, числа, рисунки, формулы. Команды для работы с таблицами собраны в меню Таблица.

Создание таблицы. Для вставки таблицы в документ можно использовать команду Добавить таблицу из меню Таблица. При выборе этой команды появляется окно, в котором следует указать размерность таблицы – число строк и столбцов и задать ширину столбцов. С помощью кнопки Автоформат можно выбрать одну из стандартных схем оформления таблицы.

Для быстрой вставки таблицы в документ используется кнопка с изображением таблицы на панели инструментов Стандартная. После щелчка по этой кнопке в появившемся макете таблицы нужно выделить требуемое число столбцов и строк, затем снова щелкнуть мышью.

Выделение элементов таблицы. Для выполнения большинства операций с таблицей, необходимо предварительно выделить какие-либо ее элементы: строки, столбцы, отдельные ячейки или блоки ячеек. Ниже приведены основные способы выделения элементов таблицы (таблица 6.3.)

Таблица 6.3.

Выделение элементов таблицы

Выделить строку, столбец или всю таблицу можно также с использованием одноименных команд из меню Таблица. Для того чтобы снять выделение достаточно щелкнуть мышью в любом месте документа.

Изменение структуры таблицы. Основные операции по изменению структуры приведены ниже. Все команды выполняются из меню Таблица (таблица 6.4.)

Таблица 6.4.

Изменение структуры таблицы.

Изменение высоты и ширины ячейки. Выполняется с помощью команды Высота и ширина ячейки из меню Таблица. При выборе этой команды открывается окно, имеющее две вкладки (рис. 6.8). На вкладке Строка задается высота, отступ слева и тип выравнивания для выделенных строк. Вкладка Столбец позволяет установить ширину столбцов и интервал между ними. Для перемещения по таблице используются кнопки Предыдущая строка, Следующая строка и Предыдущий столбец, Следующий столбец.

Рис. 6.8. Вид окна Высота и ширина ячеек

Форматирование таблицы. Для содержимого ячеек таблицы применимы команды форматирования символов и абзацев из меню Формат. Допустимо различное шрифтовое оформление текста внутри одной и той же ячейки. Таблицу целиком можно быстро отформатировать с помощью команды Автоформат таблицы из меню Таблица, выбрав один из стандартных вариантов оформления. Обрамление таблицы, т.е. установку или удаление границ ячеек, строк, столбцов, удобно выполнять с помощью кнопки Внешние границы, расположенной на панели инструментов Форматирование.

Сортировка данных. Чтобы отсортировать данные, нужно выделить сортируемые столбцы и выполнить команду Сортировка из меню Таблица. В появившемся окне указать порядок и тип сортировки, щелкнуть по кнопке ОК.

Панель инструментов Таблицы и границы. Очень удобна для оформления таблиц. Назначение элементов этой панели приведено ниже (таблица 6.5.).

Таблица 6.5

Режим «Таблица и границы»

	выбор типа линии границы из списка
	выбор толщины линии из списка
	выбор цвета линии границы
	добавление или удаление границ вокруг выделенного текста, абзацев, ячеек или других объектов
	добавление или удаление заливки, изменение ее цвета
	дублируют команды Объединить ячейки и Разбить ячейки из меню Таблица
	выравнивание текста по верхнему краю ячейки
	центрирование текста между верхним и нижним краями ячейки
	выравнивание текста по нижнему краю ячейки
	установка одинаковой высоты для выделенных строк
	установка одинаковой ширины для выделенных столбцов
	дублирует команду Автоформат из меню Таблица
	расположение текста ячейки вертикально или горизонтально
	сортировка элементов по возрастанию или убыванию

Работа в режиме структуры

Режим структуры позволяет выводить на экран заголовки разделов документа (глав и параграфов), быстро изменять их расположение и форматировать. Заголовки разделов могут находиться на различных иерархических уровнях. При этом каждому уровню соответствует свой стандартный стиль с названием Заголовок и указанием номера уровня (от 1 до 9).

Создание документа со сложной структурой целесообразно начинать с ввода текста всех заголовков. Затем в режиме структуры установить для каждого заголовка соответствующий уровень иерархии.

В режиме структуры на экране присутствует панель инструментов Структура, кнопки которой имеют следующее назначение.

	повышение или понижение уровня заголовка
	преобразование фрагмента в обычный текст
	перемещение фрагмента на абзац вверх или вниз
	отображение или скрытие подчиненных структурных элементов
	отображение структурных элементов соответствующих уровней

Если все заголовки имеют стили с названием Заголовок, то можно автоматически создать оглавление документа. Для этого нужно установить курсор в том месте документа, где будет расположено оглавление, и выполнить команду Оглавление и указатели из меню Вставка. В появившемся окне выбрать вкладку Оглавление, на которой установить требуемые параметры оформления и щелкнуть по кнопке ОК.

При изменении заголовков или текста документа возникает необходимость соответствующих изменений в оглавлении. Чтобы обновить оглавление, следует вызвать его контекстное меню, и выполнить команду Обновить поле. Затем выбрать один из двух режимов: обновить оглавление целиком или только номера страниц. Щелкнуть по кнопке ОК.

Проверка орфографии

Проверка орфографии начинается сразу же после выполнения команды Правописание из меню Сервис. Если в тексте будет найдено слово с ошибкой или отсутствующее в словаре, то оно выводится в диалоговом окне, вид которого показан на рис. 6.9. В том же окне предлагаются возможные варианты для исправления ошибки. Назначение экранных кнопок:

Пропустить – пропуск выделенной ошибки без ее исправления.

Пропустить все – пропуск всех вхождений выделенной ошибки в документе без ее исправления.

Добавить – добавление нового слова в словарь.

Печать документов

Прежде чем печатать документ, необходимо установить параметры страниц. Эти операции выполняются в окне (рис. 6.10), которое открывается при выборе команды Параметры страницы из меню Файл.

На вкладке Поля данного окна задаются размеры полей, отступов колонтитулов от верхнего и нижнего края страницы, величина переплета. Колонтитулы – это текстовые строки, размещаемые в верхнем или нижнем полях документа. Для создания и изменения колонтитулов используется команда Колонтитулы из меню Вид. Значение величины переплета добавляется к полям, расположенным со стороны переплета.

Вкладки Размер бумаги и Источник бумаги позволяют выбрать формат и ориентацию печатной страницы, способ подачи листов при печати первой и последующих страниц.

Нумерация страниц в документе выполняется командой Номера страниц из меню Вставка. В соответствующем диалоговом окне можно указать положение номера (вверху или внизу страницы), способ выравнивания (справа, в центре, слева и др.), выбрать формат номера страницы (например, арабские или римские цифры).

Чтобы увидеть, как будет выглядеть текст на бумаге после распечатки, следует выполнить команду Предварительный просмотр из меню Файл.

Рис. 6.10. Вид окна Параметры страницы

Печать документа инициируется одноименной командой из того же меню. При выборе этой команды появляется окно, в котором можно выбрать принтер, указать страницы, которые необходимо напечатать, число копий, а также установить некоторые другие параметры печати. Имеется четыре варианта для выбора печатаемых страниц: Все – печать всего документа; Текущая – печать страницы, на которой находится курсор; Номера – печать страниц с определенными номерами (номера указываются через запятую или дефис); Выделенный фрагмент – печать выделенного фрагмента.