Как правильно написать автобиографию

Методическая разработка

по дисциплине: “Документационное обеспечение управления”

для специальности 080110

Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)

Среднего профессионального образования (базовый уровень)

Практическая работа №9

на тему: “Составление и оформление автобиографии”

Разработал: преподаватель

Неумывако И.С.

Москва 2011 год

Автобиография — это документ, составленный в произвольной форме кандидатом на должность и содержащий изложенные в определенной последовательности сведения об основных этапах его жизни и трудовой деятельности. В автобиографии должны быть указаны фамилия, имя, отчество, год и место рождения, образование (какие учебные заведения были окончены, по какой специальности), трудовая деятельность, семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках и др.

Автобиография отличается от анкеты тем, что в ней данные отражаются более полно, т.е., например, могут быть указаны причины увольнения с предыдущего места работы, обосновано желание работать именно в этой организации и т. п. Автобиография подписывается и датируется составителем, хранится в личном деле сотрудника.

Автобиография это самостоятельное, свободное и вольное описание жизни человека. И в связи с этим никаких регламентированных форм и бланков для автобиографии не предусмотрено (дабы не связывать человека какими-либо "регуляторами"). Составляется автобиография на чистом листе, где нет никаких подсказок (граф, вопросов, пр.). Но существуют определённые правила по оформлению данного документа, придерживаясь которых, Вы сможете чётко и лаконично донести до перспективного работодателя необходимую информацию в выгодном для себя свете.

Как правильно написать автобиографию.

Сведения в автобиографии указываются в хронологическом порядке:

1. Вначале строки через дефис ставятся две даты, обозначающие период времени. Например, “1985—1990. Работа на предприятии “Вымпел” в должности инженера по стандартизации” или “1985—1990 — работал на предприятии “Вымпел” в должности инженера по стандартизации”.

2. Временной период указывается с помощью предлогов. Например: “С 1984 по 1989 год работал на заводе “Салют” слесарем-сборщиком авиационных приборов”.

3. Даты указываются после события в скобках. Например: “Поступил в аспирантуру Московского государственного университета им. М.В. Ломоносова (1974 год). После окончания аспирантуры (1978 год) работал преподавателем трудового права в Свердловском юридическом институте (до 1984 года)”.

Основные блоки информации в автобиографии должны содержать следующие сведения:

1. Фамилия, имя, отчество; дата и место рождения. Эти данные могут указываться по-разному. Например: “Я, Смирнов Сергей Павлович, родился 9 сентября 1964 года в городе Подольске Московской области”. Можно указать эти сведения и по типу анкеты: “Смирнов Сергей Павлович. Дата рождения: 9 сентября 1964 года. Место рождения: город Подольск Московской области”.

2. Раньше в автобиографии было принято указывать социальный статус родителей, например “в семье интеллигентов (рабочих, крестьян)”. Сейчас человек младше 50 лет так уже не напишет — исчезла необходимость в указании социального класса. Но потребность в сведениях о родителях не исчезла, поэтому сразу после указания фамилии, имени, отчества, дате и месте своего рождения логично указать эти сведения. Например: “Родился в семье врачей — отец, Иван Павлович Ручкин — хирург, мать, Софья Николаевна Ручкина — терапевт”.

3. Полученное образование (какие образовательные учреждения, периоды, результаты). Обычно, пишут так: “Среднюю школу № 3 города Астрахани закончил в 1974 году”. Если составитель автобиографии окончил школу с медалью, и он считает эту информацию важной, не следует ограничивать его в желании рассказать о своих успехах и достижениях.

После школы следуют все уровни образования (средний, высший, аспирантура и т.д.). Если какое-то учебное заведение не закончено — указывается причина. О таком основании отчисления, как академическая неуспеваемость, как правило, желающих писать нет. Совсем другое дело, если отчисление носит “личный”, а то и “политический” характер, например: “Из института был отчислен в 1978 году со второго курса за “антисоветские” выступления”. Поскольку обучение (особенно, в средних и высших образовательных учреждениях) очень часто совпадает с первыми этапами трудовой деятельности, желательно указать, что одновременно с учебой работал (на таких-то предприятиях, в такие-то периоды, в такой-то должности или по такой-то профессии).

4. Трудовая деятельность. Здесь важной является информация о том, на каком предприятии, в учреждении или организации начал работать, в каком подразделении, в какой должности или по какой профессии. Например: “В сентябре 1986 года по распределению поступил на работу на завод “Орбита” на должность техника”.

Если на одном предприятии составитель автобиографии работал длительное время и были перемещения, то указываются подразделения, должности (профессии) и периоды. Например: “В феврале 1980 года был принят на работу в Государственный научно-исследовательский институт автомобильного транспорта (НИИАТ) на должность техника информационно-вычислительного центра. С 1984 по 1987 — инженер по эксплуатации вычислительных машин, с 1987 по 1991 — начальник информационно-вычислительного центра”. Далее указываются этапы работы на других предприятиях. Если составитель нигде не работал, то желательно указать информацию о том, был ли он официально признан безработным, состоял ли на бирже труда, проходил ли переподготовку и т.д.

При описании этапов трудовой деятельности можно обратить внимание “автобиографа” на причины увольнений, перемещений и смены профессии. Указанные блоки информации являются главными, но не единственными. Одновременно с обучением, трудовой деятельностью в жизни человека происходят и другие важные события. В первую очередь — это изменение семейного положения (женился, развелся, овдовел, родились дети и т.п.).

Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы (например, “на воинскую службу был призван в октябре 1991 года”) и срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий. Женщинам в автобиографии желательно отразить периоды нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми. Нелишними будут и сведения о членстве, участии в профсоюзных и иных общественных организациях (в период обучения в средних и высших учебных заведениях; на протяжении всей трудовой деятельности), о выполнении общественной работы и т.д.

Информация о поощрениях и наградах в автобиографии, как правило, раскрывается составителем более полно, чем в других документах. Если при заполнении анкеты человек ограничен графами и вопросами, то здесь у него нет четких регуляторов.

В конце автобиографии указываются паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, а также проставляется подпись составителя. Автобиография не заверяется ни подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица. Не ставится на ней и печать. Автобиография заполняется от руки разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается. В автобиографии не допускаются исправления и помарки.

Окончательный вариант автобиографии помещается в личное дело. Произошедшие изменения в автобиографии составителя за время работы на предприятии, отражаются в отдельном документе-приложении, т.н. “Дополнении к автобиографии”. Спустя какое-то время можно целиком обновить автобиографию, при этом старую автобиографию и дополнения к ней помещают в раздел личного дела “Дополнительный материал”.