Глава 2. Контроль над жизнью: пять фаз управления рабочим процессом

Основной процесс, которому я обучаю с целью овладеть искусством спокойно, выполнять умственную работу — это пятифазный метод организации рабочего процесса. Независимо от других условий, мы должны пройти пять ступеней, чтобы справиться с задачей. Мы (1) собираем «разное», которые отвлекает наше внимание; (2) проясняем, что это за дела и как с ними справляться; и (3) рассортировываем результаты, которые мы (4) рассматриваем как руководства к (5) действию.

Это и составляет управление «по горизонтали» — обзор всего, что занимает наше внимание в данный момент.

В принципе этот прямолинейный метод мы в большинстве своем используем в повседневной жизни, но в любом случае, мой опыт показывает, что большинство людей могли бы и улучшить взаимодействие этих пяти фаз. Качество нашей работы определяется самым слабым звеном в этой пятизвенной цепи, поэтому все звенья должны быть прочно связаны и стандартизованы.

Знания, которые мы считаем знаниями, на самом деле оказываются действиями. То, что мы сейчас подразумеваем под знаниями — это информация в действии, информация, направленная на результат.
Питер Ф. Друкер.

Большинство людей не способны справиться с первым этапом — со сбором «разного». Кто-то все-таки собрал «разное», но не обработал собранную информацию, не решил, зачем она ему нужна и что с ней делать. Остальные принимают верные решения о судьбе «разного» но впоследствии теряют интерес к процессу только потому, что не организовали результаты, как следует. Те же, кому удается создать хорошую систему не пользуются ею, и она просто валяется без дела. В любом случае, если хотя бы одно из звеньев цепи дает слабину, то окончательное действие, предпринимаемое человеком, её создавшим, вряд ли окажется верным.

Необходимо разобраться в функционировании каждого из звеньев и подобрать удобные инструменты так, чтобы сделать работу цепи оптимальной. Я обнаружил, что разделение пяти фаз в течение дня очень помогает, не сказать, является самым важным во всем процессе. Бывают периоды, когда я хочу заниматься только сбором информации и не принимать никаких решений. Бывают периоды, когда я хочу разделить все мои дела, чтоб они не переплелись и не перепутались друг с другом. Или, быть может, я только что вернулся из долгого путешествия и мне надо распределить и организовать то, что я насобирал и разложил по кучкам за это время. Иногда наступает время, когда мне хочется сделать полный обзор предстоящей работы или какой-то её части. И, конечно, много времени я трачу на то, чтобы стоящие передо мной задачи выполнить.

Я обнаружил, что причина неудач в области самоорганизации заключается в беспрестанных попытках провернуть все пять фаз одновременно. Многие, едва усевшись с ручкой и бумагой для того, чтобы «составить список», тут же пытаются расставить «самые важные дела» в порядке приоритетов и совершенно не думают, как эти дела выполнить. Но если вы не решите, как все-таки провести день рождения вашего секретаря только потому, что это «не так уж важно», этот самый день рождения превратится в настоящую «дыру», которая будет высасывать из вас энергию, столь необходимую для действительно важных дел.

В этой главе все пять фаз подробно описываются. Главы 4 – 8 содержат пошаговые инструкции по каждой фазе с множеством примеров.

Собирать.

Важно знать, что нужно собирать и как это сделать так, чтоб потом легко было с этим работать. С тем чтобы исключить искушение с пылу с жару прицепиться к самым мелким задачам, вам необходимо знать, что на самом деле вы собрали все, что могло касаться вашей работы и что в самом ближайшем будущем вы это обработаете и просмотрите подробно.

Собрать 100% «Хвостов».

Чтобы исключить «прорехи в корзинке», надо собрать все заплатки — все вещи, которые кажутся вам незавершенными — все, рабочее или личное, крупное или мелкое, срочное или не очень — все, что, по вашему мнению, подлежит изменению, и к чему вы лично имеете какое-либо отношение.

Пока вы читаете этот текст, много вещей, которые вы должны сделать уже собраны за вас: сообщения лежат в голосовой почте, письма — в почтовом ящике.

Однако необходимо собрать информацию из окружающего мира, а также свои мысли и идеи и разные другие «хвосты».

Возможно, они не так очевидны, как новые сообщения в почтовом ящике, но эти вопросы все же требуют от вас принятия каких-то решений — «дыра» должна быть закрыта, надо с этим что-то сделать. Стратегические идеи, затерявшиеся на листочках в бумажных джунглях на вашем столе, финтифлюшки, завалявшиеся в ящиках стола, которые надо повесить или уж выкинуть, и старые журналы на кофейном столике — все это попадает под категорию «хвосты».

Как только каждой вещи вы прикрепляете ярлык «хорошо бы», «надо» и «обязательно», это дело становится незавершенным, т.е. «хвостом». Решения, которые по-прежнему надо принять о том, собираетесь ли вы или не собираетесь это делать — это уже «хвосты». «Хвосты» — это и все ваши «я собираюсь», когда вы уже решили что-то сделать, но ещё и палец о палец для этого не ударили; это и все дела, которые имеют статус «в процессе выполнения» и даже те дела, которые вы уже выполнили, но ещё не навесили на них ярлык «закончено».

Чтобы управлять «дырами» правильно, вам необходимо собрать их в некий контейнер на временное пребывание, пока у вас не выдастся свободная минута, чтобы решить, что с ними делать. Однако, необходимо периодически эти контейнеры опустошать для того, чтоб они оставались работоспособными инструментами сбора информации.

В основном, все уже собрано, в самом широком смысле. Если информация не была организована по вашей собственной системе, тогда она по-прежнему существует в осевшем на ваших мозгах состоянии. На самом деле, если вы не поместили дело в такой контейнер, это ещё не значит, что вы проигнорировали или пропустили его. Я настаиваю на том, чтобы информация была собрана где-то, но только не у вас в голове.

Инструменты сбора.

Существует несколько типов инструментов. Все описанное ниже может быть использовано в качестве «корзинки» для сбора внутреннего контента и информации, поступающей из вне:

• Простой лоток
• Записи в блокнотах и на листках.
• Электронные записные книжки
• Звукозаписывающие устройства
• Электронная почта

Простой лоток

Простой пластиковый, деревянный, кожаный или проволочный лоток — самый популярный инструмент для сбора печатного и рукописного материала и других предметов, работу с которыми надо организовать: писем, журналов, заметок, визиток — даже для фонариков с севшими батарейками.

Записи в блокнотах и на листках.

Блокноты с клейким переплетом, на спирали или просто листы из упаковки — все это отлично работает для сбора внезапно приходящих идей, информации из вне, необходимых обязанностей и т.д. Любой бумажный носитель на ваш вкус сгодится.

Электронные записные книжки.

Электронные заметки в любом случае делаются с целью дальнейшей обработки. Прогрессирующие технологии распознавания рукописного текста, а сними и весь спектр электронных устройств для сбора информации должен быть входу.

Звукозаписывающие устройства и устройства для прослушивания.

Доступные устройства для прослушивания, такие как автоответчики, голосовая почта, электронные и ленточные диктофоны — все это может быть полезным для записи перечня дел, которые вам следует помнить и которые потом надо будет сделать.

Электронная почта.

Если вы связаны с миром посредством электронной почты, то ваш почтовый клиент располагает определенным пространством для хранения входящих писем и файлов, до тех пор, пока письма не будут прочтены и обработаны. Телефоны и пейджеры тоже такое могут.

Высокотехнологичные устройства.

Сегодня компьютерам можно надиктовывать информацию так же легко, как внести её туда посредством набора. Электронное общение постепенно вытесняет общение личное; собирать идеи становится проще. Но и объем информации растет в геометрической прогрессии.

«Компьютер!»

«Да, Дэйвид?»

«Мне нужен хлеб»

«Да, Дэйвид.»

Все. Нужный мне продукт найден. А поскольку организационная часть процесса управления тоже запрограммирована, «хлеб» автоматически будет добавлен к моему гастрономическому списку, а может быть даже и доставлен.

Все описанные выше инструменты отлично служат в качестве «корзинок» для сбора потенциально полезной информации, обязательств и договоренностей. Возможно, вы уже сейчас используете что-то из этого.