Процессы в информационной системе

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы (рис. 3.1), состоящей из блоков:

§ ввод информации из внешних или внутренних источников;

§ обработка входной информации и представление ее в удобном виде;

§ вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

§ обратная связь – это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

Информационная система определяется следующими свойствами:

§ любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;

§ информационная система является динамичной и развивающейся;

§ при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;

§ выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;

§ информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

Рис. 3.1.Процессы в информационной системе

В настоящее время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае информационную систему можно понимать и в некомпьютерном варианте.

Чтобы разобраться в работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Так, например, при определении возможности компьютерной информационной системы для поддержки принятия решений следует учитывать:

§ структурированность решаемых управленческих задач;

§ уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято;

§ принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса;

§ вид используемой информационной технологии.

Технология работы в компьютерной информационной системе доступна для понимания специалистом некомпьютерной области и может быть успешно использована для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.

Что можно ожидать от внедрения информационных систем

внедрение информационных систем может способствовать:

§ получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;

§ освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

§ обеспечению достоверности информации;

§ замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;

§ совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;

§ уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;

§ предоставлению потребителям уникальных услуг;

§ отысканию новых рыночных ниш;

§ привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.

РОЛЬ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ В ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ

Общие положения

Создание и использование информационной системы для любой организации нацелены на решение следующих задач.

1. Структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме – эффективный бизнес; в государственном предприятии – решение социальных и экономических задач.

2. Информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.

3. Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации.

Построение информационной системы можно сравнить с постройкой дома. Кирпичи, гвозди, цемент и прочие материалы, сложенные вместе, не дают дома. Нужны проект, землеустройство, строительство и др., чтобы появился дом.

Аналогично для создания и использования информационной системы необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений, возможности компьютерной технологии. Информационная система является частью организации, а ключевые элементы любой организации – структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал, субкультура.

Построение информационной системы должно начинаться с анализа структуры управления организацией.