Проекти документів, які регламентують засади політики держави в галузі діловодства та архівної справи

Накази Державної архівної служби України що мають міжвідомчий характер.

52. Типові інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування;

. Типова інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (далі - Типова інструкція), затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від ЗО листопада 2011 р. №1242, яка вийшла замість Примірної, що була затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997р.№1153 й втратила свою чинність.

Типова інструкція є важливим нормативно-правовим актом, що:

o регламентує організацію діловодства;

o установлює загальні положення організації діловодства;

o установлює вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в установах незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

Слід наголосити, що Постанова № 1242 зобов'язує центральні органи виконавчої влади, Раду міністрів Автономної Республіки Крим і місцеві органи виконавчої влади у тримісячний строк розробити відповідно до Типової інструкції і затвердити за погодженням із державними архівними установами власні (індивідуальні) інструкції з діловодства й типові інструкції з діловодства для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, що належать до сфери їх управління.

До того ж Постанова № 1242 лише рекомендує органам місцевого самоврядування розробити й затвердити власні інструкції з діловодства відповідно до зазначеної Типової інструкції.

Зауважимо, примірні інструкції з діловодства мають рекомендаційний характер, а типові - обов'язковий.

Таким чином, положення Типової інструкції є обов'язковими для всіх центральних і місцевих органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, а також для підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління зазначених органів влади, що, у свою чергу, не виключає можливості користування Типовою інструкцією всіма іншими юридичними особами незалежно від їх підпорядкування та форми власності.

Суб'єктам господарювання необхідно підготувати на основі зазначеної Типової інструкції, а також регламентні й національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію власні інструкції з діловодства і ввести їх в дію наказом по своїм організаціям (див. додаток 4.1).

Б. Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, що затверджена Постановою КМУ від 27 листопада 1998 року №1893. Зазначену постанову необхідно брати за основу у випадку, якщо в установі наявна інформація, що становить власність держави, й корисна при розробці в організації внутрішньої системи захисту інформації з обмеженим доступом.

В. Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, яка затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348. Вимоги цієї інструкції є обов'язковими для роботи зі зверненнями громадян навіть у тому випадку, якщо в установі взагалі не встановлена загальна система ведення діловодства.

Окремі нормативно-правові акти також містять визначення термінів загальноділоводного характеру. Приміром, Постанова Кабінету Міністрів України від 18 серпня 2007 р. № 1004 "Про проведення експертизи цінності документів", тлумачить термін "експертиза цінності документів".

Проекти документів, які регламентують засади політики держави в галузі діловодства та архівної справи.

До нормативної бази належать:

– відповідні Закони України (Про внесення змін до деяких законодавчих актів щодо доставляння обов’язкового безоплатного примірника документів (12 січня 2012 р. № 4319-VI); Про внесення змін до деяких законів України щодо визначення порядку та строків зберігання деяких категорій документів (11 лютого 2010 року № 1877-VI); Про засади запобігання та протидії корупції (11 червня 2009 р. № 1506-VI); Про Основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки (9 січня 2007 р. № 537-V); Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо посилення протидії незаконному обігу архівних документів (22 грудня 2006 р. № 534-V); Про внесення змін до деяких законів України у зв’язку з прийняттям Закону України “Про внесення змін до Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”” (6 березня 2003 р. № 594-IV);

– Постанови та розпорядження Верховної Ради України(Про Рекомендації парламентських слухань на тему: “Закордонне українство: сучасний стан та перспективи співпраці” (19 січня 2010 р. № 1807-VI); Про посилення охоронних заходів щодо збереження культурних цінностей (28 листопада 2006 р. № 384-V); Про затвердження Завдань Національної програми інформатизації на 2006-2008 роки (4 листопада 2005 р. № 3075-IV); Про прийняття за основу проекту Закону України про захист персональних даних (15 травня 2003 р. № 784-IV);

– Укази, розпорядження та доручення Президента України (Про оптимізацію системи центральних органів виконавчої влади (від 9 грудня 2010 р. № 1085/2010); Деякі питання організації роботи щодо реалізації заходів з оптимізації системи центральних органів виконавчої влади (від 23 грудня 2010 р. № 1203/2010-рп); Про невідкладні заходи щодо збереження національних архівних цінностей України (від 13 квітня 2005 р. № 957/2005-рп);

– Постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України (Розпорядження від 18 серпня 2010 р. № 1679-р “Про створення галузевого державного архіву Державної прикордонної служби”);

– Накази Міністерства юстиції України, розроблені Укрдержархівом (Про затвердження Положення про Центральну експертно-перевірну комісію Державної архівної служби України від 24.05.2012 № 779/5; Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів від 12.04.2012 № 578/5);

– Накази Укрдержархіву (Держкомархіву, Головархіву) України (Про затвердження Інструкції з діловодства в Державній архівній службі (06 липня 2012 р. № 120);

– Нормативно-правові акти інших центральних органів виконавчої влади;

– Нормативно-правові акти та методичні документи з архівної справи і діловодства (положення, порядки, переліки, методичні рекомендації, інструкції);

– Архівні стандарти і рекомендації;

– Правила роботи;

– Правила видання документів і пам’яток;

– Регуляторні акти.

Усі документи при надходженні підлягають організації. Організація документів – це комплекс організаційно-правових, науково-методичних і технологічних рішень та заходів. Крім того, документи підлягають обліку. Облік документів – це визначення та відображення в облікових документах кількості, складу і стану документів в облікових одиницях. Облік документів фіксує їх належність до певних класифікаційних комплексів, забезпечує організаційну упорядкованість, можливість їх адресного пошуку та контроль за їх наявністю і станом.