Учет документов в ведомственном архиве позволяет своевременно отслеживать его состояние и вносить необходимые поправки

Помимо соблюдения законодательства и плановых проверок, учет документов в ведомственном архиве помогает выполнить его основную цель, которая заключается в сохранности документации. Конечно, немаловажную роль в этом играет и состояние архивных помещений, и правильное хранение документов, и профессионализм сотрудников архива.

Учет документов в ведомственном архиве – обязательная и одна из наиболее важных составляющих в работе с ним. Учет необходимо проводить в установленные законом сроки. Он не только способствует обеспечению сохранности архивных бумаг, но избавляет от возможных проблем при внеплановых проверках.

59. Состав учётных документов: книга учёта поступления и выбытия документов, список фондов, описи дел, лист фонда и др. Их назначение и формы.

Состав и формы основных учетных документов Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002).

Основными учетными документами в архиве организации являются:

книга учета поступления и выбытия документов, для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранения и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания;

список фонда - для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

лист фонда - для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;

опись дел – для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись;

реестр описей – для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;

паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;

дело фонда – комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд;

лист-заверитель дела – для учета количества листов в деле.

Основанием каждой записи в основных учетных документах является:

при поступлении документов в архив организации:

сдаточные описи структурных подразделений на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

сводная номенклатура дел организации или номенклатура дел структурного подразделения с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел;

при выбытии документов из архива организации:

акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив;

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

акт о неисправимых повреждениях документов.

Все учетные документы должны иметь титульный лист: название учетного документа, начат (дата первой записи), окончен (дата последней записи).

Книга учета поступления и выбытия документовпредназначена для учета всех текущих и итоговых изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве организации, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива и ежегодных сведений об изменениях в составе и объеме фондов в архиве организации, хранящем два и более фондов.Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.

Ежегодно в книге поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов. Если количество дел не изменилось, то делается соответствующая запись. Например «в 2006 году изменений в составе и объеме фонда не было».

Всего поступивших документов за год составляет сумма граф 7,8,9,13, в том числе по категориям (постоянного, временного, по личному составу, неописанных документов). Количество выбывших за год составляет сумма граф 10,11,12,14, в том числе по категориям. Обязательно кто составил итоговую запись, должность, Ф.И.О., расшифровка, дата.

Список фондов.

Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов. Архивный фонд вносится в список фондов при первом поступлении их документов в архив организации. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда подлежащего передаче на постоянное хранение добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда. Например: 1/Р-1527, где 1 – номер фонда по списку фондов, Р-1527 – номер, присвоенный в государственном архиве.

В случае передачи фонда в другой архив, выбытия документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4-5 списка фонда («отметка о выбытии») указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; количество фондов содержащих ОЦ, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются. Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку, листы пронумерованы, составлен лист-заверитель.

Лист фонда .

Лист фонда имеет три раздела:

- общие сведения;

- учет неописанных документов;

- учет описанных документов

Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива организации. Если хранится в архиве только один фонд, фонд самой организации, то номер листа фонда будет 1. Лист фонда заполняется с соблюдением следующих основных требований:

- в графе «Местонахождение фонда» указывается название организации, в архиве которой он хранится;

- в графе «Дата первого поступления фонда» указывается дата первого поступления дел фонда в архив организации;

- в графе «Крайние даты каждого названия фонда» указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период;

- в графе «Название фонда» в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организаций-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период. Все последующие изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

Раздел 1 «Учет неописанных документов»:

- графа 1 «Дата записи» - проставляется дата записи;

- графа 1 «Дата записи» - проставляется дата записи;

- графа 2 «Название, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы» - указывается полное название документа, по которому поступили или выбыли документы. Прием документов осуществляется по сводной номенклатуре дел организации, выписке из сводной номенклатуры дел организации, сдаточным описям структурных подразделений, актам. Например: Номенклатура дел на 2008 год;

- в графах 3, 4 указывается количество и крайние даты поступивших документов. При учете россыпи может быть указано количество дел в условных единицах из расчета 150 листов в одной условной единице хранения. Графы 5,6 заполняются аналогичным способом, фиксируется выбытие документов;

- графа 7 «Наличие (остаток)» - в этой графе указывается количество неописанных дел, оставшихся в фонде после описания или выбытия их из архива. Если дела в архив организации поступают в упорядоченном виде, то раздел не заполняется.

Раздел II «Учет описанных документов»:

- графа 1 – «Дата записи» - указывается дата записи;

- графа 2 – «Номер описи дел» - указывается номер описи, по которой поступили дела;

- графа 3 «Крайние даты дел описи» - указываются крайние даты дел по описи;

- графа 4 «Название описи или аннотация документов» - записывается название описи, по которой поступили дела, или краткая характеристика состава включенных в опись документов (аннотация документов). Аннотация на документы составляется при необходимости раскрытия содержания отдельных документов или группы документов, наличие которых нельзя определить по названию описи (особо ценные документы, документы организаций - предшественников и др.);

- графа 5 «Поступило дел» - указывается количество дел, поступивших на хранение в архив организации;

- графы 6-9 «Выбытие»:
- графа 6 «Дел» - указывается количество выбывших дел;

- графа 7 «Основание выбытия (название, дата, № документа)» - указывается полное название документа, на основании которого выбыли дела, его дата и номер;

- графа 8 «Ед.хр.» - указывается количество выбывших единиц хранения (дел), включенных в описи, раздельно по каждой описи;

- графа 9 «Крайние даты» - указываются крайние даты дел в описи, по которой выбыли документы.

Графы 10-16 «Наличие (остаток)»:

- графа 10 «Ед.хр.» - указывается общее количество дел, оставшихся в наличии;

- графа 11 «Дел» - указывается общее количество дел постоянного хранения, оставшихся в наличии после выбытия по каждой описи и фонду в целом;

- графа 12 «Крайние даты дел» - указываются крайние даты дел постоянного хранения;

- графа 13 «Ед.хр.» - указывается количество дел постоянного хранения по описям, утвержденных ЭПК;

- графа 14 «Крайние даты» - указываются крайние даты дел постоянного хранения, внесенных в описи дел, утвержденных ЭПК;

- графа 15 «Ед.хр.» - указывается количество дел по личному составу, оставшихся в наличии;

- графа 16 «Крайние даты» - указываются крайние даты дел по личному составу. Дела временного срока хранения (свыше 10 лет) хранения вносятся в лист фонда по аналогии с документами постоянного хранения и по личному составу в графы 1-9, и количество дел входит в общее количество ед.хр, указанных в графе 10 сведений «наличие (остаток)»;

- графа 17 «Микрофильмировано дел постоянного хранения» - заполняется архивами организаций самостоятельно проводящих выявление особо ценных дел их микрофильмирование.

Изменения, связанные с техническими ошибками, вносятся в годовой раздел сводной описи дел в законченную опись, а затем в лист фонда в соответствии с актом проверки наличия и состояния дел фонда только после утверждения его руководителем организации, а изменения, связанные с необнаруженными и неисправимо поврежденными делами постоянного хранения вносятся только после согласования акта с ЭПМК Главного архивного управления.

Лист фонда пересоставляется в исключительных случаях - если он неисправимо поврежден. В случае пересоставления листа фонда старый лист помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листа фонда делается отметка «Лист пересоставлен» и указывается дата пересоставления. Если на листе фонда не остается места дл очередных записей, заводится лист-продолжение, в правом верхнем углу которого указывается «продолжение, ф. № лист № 2». Листы-продолжения подкладываются за основным листом. Листы фондов хранятся в неподшитом виде в порядке номеров фондов в папке с клапанами.

Реестр описей

Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Порядок заполнения реестра описей:

- графа 1 «Номер по порядку» - проставляются порядковые номера. Нумерация валовая по порядку возрастания номеров. Порядковый номер проставляется на обложке описи в верхнем левом углу описи;

- графа 2 «№ фонда» - указывается номер фонда, к которому принадлежат документы, вошедшие в опись;

- графа 3 «№ описи» - указывается номер описи;

- графа 4 «Название описи» - должно соответствовать названию описи на титульном листе описи;

- в графах 5, 6, 7 «количество дел» указывается их количество в описи раздельно постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

- графа 8 «Крайние даты описи» - указываются даты, соответствующие датам, вынесенным на титульный лист описи;

- графа 9 «Количество листов описи» - считаются все элементы описи дел;

- графа 10 «Количество экземпляров описи» - указывается фактическое количество экземпляров описи.

Итоговая запись к реестру описей составляется ежегодно.

.