Элементы текста управленческого документа

Тексты документов пишут на русском языке при направлении их

в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной)—решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключи­тельную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст должен излагаться от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

• от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:

1) номинальный,

2) предметно-вопросный,

3) авторский,

4) корреспондентский,

5) географический,

6) хронологический.

Номинальный признак- основание - название разновидности документов (например, приказы, протоколы и т.п.).

Предметно-вопросный признак- основание - содержание документов (например, сводки, докладные записки по вопросу прогулов).

Авторский признак - группировка в дела документов одного автора.

Корреспондентский признак - в заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка.

Географический признак позволяет объединить в одном деле документы нескольких корреспондентов, с которыми ведется переписка.

Хронологический признак - группировка в дела документов одного периода.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия или по классификационным признакам.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1) в дело помещаются документы, работа по которым проведена;

2) документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

3) документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

4) документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

5) в дело включается один экземпляр документа;

6) документ должен быть правильно оформлен;

7) в дело формируются документы одного года;

8) документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности.