Унифицированный текст управленческого документа в виде трафарета,анкеты,таблицы

2.1. Различают следующие формы представления унифицированного текста: связный текст, трафарет, анкету и таблицу. При этом нужно учитывать, что текст документа в общем виде может содержать информацию о действиях или отношениях (предикат) между учреждениями, организациями, предприятиями или лицами (субъект и объект), о признаках или характеристиках предиката, субъекта и объекта.

Например: "ВНИИДАД разработал проект "Методического пособия по унификации текстов управленческих документов".

Здесь в качестве субъекта выступает "ВНИИДАД"; предиката (действие) - "разработал"; объекта - "проект" и признака объекта - "Методическое пособие по унификации текстов управленческих документов".

От наличия и организации в документе информации о субъекте, объекте, их признаках, действиях и отношениях между ними зависит выбор формы представления текста.

2.2. Форма представления информации в виде связного текста или трафарета избирается в том случае, если главным в документе является информация о действиях или отношениях между субъектом и объектом - изложение каких-либо положений, решений, фактов, событий.

2.2.1. Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации. Такие тексты относительно редко встречаются в управленческой деятельности.

Например, текст письма: "Сообщаем, что по вопросу поставки изделий нашего производства Вам следует обратиться в УМТС Вашего министерства".

2.2.2. Трафарет - форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.

Например, трафаретный текст в письме: "Согласно разнарядке от

00.00.00 N ______________ нашему предприятию выделен фонд на 19___

год на ___________________________________________________________

в количестве ______________________ шт., в том числе по кварталам:

I кв. ______________________ шт. III кв. _____________________ шт.

II кв. _____________________ шт. IV кв. ____________________ шт.".

В трафаретном тексте субъект действия может быть выражен не

отдельным словом, а глагольной формой в первом лице единственного

или множественного числа, указывающей на наличие субъекта.

Например: "Для проведения приемочных испытаний _______________

____________________________ разработанного ______________________

__________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ (т.е. "Я приказываю"):

1. Образовать комиссию в следующем составе:

__________________________________________________________________

________________________________________________________________".

При разработке трафаретов для подразделения всей информации на постоянную и переменную должны быть изучены и учтены все особенности управленческой ситуации, оформляемой документом.

При этом следует учитывать, что постоянная часть каждого предложения трафаретного текста должна быть сформулирована так, чтобы можно было быстро и однозначно выбрать вариант переменной информации для внесения ее в трафарет. Каждое предложение в трафаретном тексте начинается с постоянной информации. Переменная информация помещается вслед за постоянной и может чередоваться с ней, но всегда переменная информация, вносимая в пробелы, должна быть грамматически согласована с постоянной.

10.01.81

Например: "Сообщаем, что по состоянию на ________ за Вами

две тысячи сто

числится дебиторская задолженность в сумме ________________

пятьдесят руб.

______________

01.02.81

Просим до ________ подтвердить наше сальдо". (Переменная

информация подчеркнута.)

2.3. Форма представления унифицированного текста документа в виде анкеты или таблицы избирается в том случае, если главной является информация об объекте и его признаках.

Анкета и таблица - это результат определенной формализации, в процессе которой текст лишается обычной грамматической связности, а содержание текста передается упрощенными конструкциями, цифрами или другими знаками.

2.3.1. Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень указанных признаков и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.

Например:

Приказ о приеме на работу

т. _________________________________

Табельный номер ____________________

Фамилия ____________________________

Имя ___________ Отчество ___________

Вид приема _________________________

Должность __________________________

Структурное

подразделение ______________________

Оклад ______________________________

Дата приема ________________________

Основание __________________________

В отдельных случаях наименования признаков могут быть расположены горизонтально.

Например: Фамилия ____________ Имя _________ Отчество ________

При построении анкет следует стремиться к выражению постоянной информации словосочетаниями, в которых опорное слово - существительное, которое стоит в именительном падеже. При заполнении анкет грамматическая форма и значение переменной информации определяются значением и формой выражения постоянной информации.

Например: Приказ о поощрении

Табельный номер 0243

Фамилия Петров

Имя Иван

Отчество Владимирович

Должность ст. научн. сотрудник

Структурное отдел экономических исследований

подразделение

Мотив поощрения досрочное выполнение планового задания

Вид поощрения благодарность

Основание Докладная записка зав. отделом.

Дата поощрения 01.02.81

2.3.2. Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки.

Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик).

Например:

Заголовок и подзаголовки граф, заголовок строк являются постоянными частями текста и вносятся в форму документа при ее изготовлении.

Графа "Заголовок строк" должна содержать обобщенное наименование объектов, описываемых в таблице, а подзаголовки строк - наименования конкретных объектов.

Наименования признаков рекомендуется располагать в порядке, последовательно раскрывающем информационные характеристики объектов.

Заголовки и подзаголовки строк и граф таблицы должны быть сформулированы в максимально лаконичной форме: в виде отдельного слова в именительном падеже или словосочетания с опорным словом в именительном падеже.

Например:

В тех случаях, когда перечень объектов, сопоставляемых в таблице, известен, их наименования (подзаголовки строк) могут быть внесены в таблицу как постоянная информация.

Например:

---------------------------T-------------------------------------

¦ Предприятие-потребитель ¦ Количество в т ¦

¦ +--------T------T------T-------T------+

¦ ¦Всего на¦I кв. ¦II кв.¦III кв.¦IV кв.¦

¦ ¦19__ г. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+--------------------------+--------+------+------+-------+------+

¦"Уралмаш" ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦Новокраматорский машзавод ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦Старокраматорский машзавод¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦Краматорский завод литья и¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦поковок ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L--------------------------+--------+------+------+-------+-------

Клетки, образующиеся пересечением строк и граф, заполняются переменной информацией, представляющей характеристику конкретного объекта по одному из признаков.

В том случае, когда наименования признаков таблицы не исчерпывают специфики объектов описания, в таблицу вводится графа "Примечания".

2.4. При унификации управленческих документов возможно сочетание в одном документе различных форм представления текста.

Например, сочетание анкеты и таблицы в спецификации:

Управление (контора)

по расчетам ___________________________

Фондодержатель ___________________

Покупатель,

грузополучатель, его адрес ___________________________________

Сочетание связного текста (трафарета) с таблицей в письме:

Гарантийный срок возврата материалов, полученных Вами в 19__ г. по накладной от 00.00.00 N _________ истек 00.00.00.

Просим вернуть указанные материалы до 00.00.00