Вклад професійних об’єднань спеціалістів служб records management в нормалізацію керування документаційними процесами

Поступово в міжнародному співтоваристві склалося розуміння того, що керування документацією й інформацією є важливим елементом діяльності будь-якої комерційної й державної організації незалежно від того, у якій національній системі діловодства й документообігу вона працює. Це стало ключовим моментом при ухваленні рішення про розробку першого у світі стандарту по діловодству й документообігу ISO 15489, що містить загальні вимоги й методологію керування документами на всіх видах носіїв і у всіх форматах, а також описує процедури розробки й впровадження систем документообігу. Поява міжнародного стандарту ISO 15489 "Інформація та документація – керування документаційними процесами" у 2001 році стала важливою подією для фахівців у сфері документування, діловодства. Це перший міжнародний стандарт з організації діловодства і документообігу, який містить загальні вимоги і методологію керування документаційними процесами та охоплює документи на всіх носіях і у всіх форматах, а також процедури розроблення і впровадження документаційних систем. Міжнародний стандарт по керуванню документацією ISO 15489 "Інформація й документація – Керування документацією" (ISO 15489-2001 Information and documentation – Records management) був виданий в 2001 р. Міжнародною організацією по стандартизації. Він підготовлений технічним комітетом ISO/TC 46, Інформація й документація, підкомітет SC 11, Архівна справа/керування документами. Стандарт увібрав у себе передовий практичний досвід багатьох країн і, найголовніше, вперше окреслив діловодство як важливу галузь діяльності людини. Головна ідея, яку пропагує стандарт, полягає в тому, що керування документаційними процесами – невід’ємна частина загальної системи керування організацією, установою, підприємством. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує організація, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. Завдяки бурхливому розвитку інформатизації суспільства інформація перетворилася на стратегічний ресурс діяльності організацій. У свою чергу, до 85% інформаційних ресурсів організацій міститься у документах, звідси і випливає значення керування документаційними процесами для успішної діяльності організації. Глобалізація сучасних економічних і суспільних процесів зумовила необхідність міжнародної уніфікації та стандартизації інформаційних процесів. Важливу роль тут відіграє Міжнародна організація стандартизації – ІSО, зокрема її технічні комітети: 154 – "Документи та інформація в торгівлі, промисловості та управлінні"; 46 – "Інформація і документація", а також підкомітет 46/11 "Архіви/Керування документаційними процесами". Оскільки Україна приймає активну участь у процесах глобалізації та євро інтеграції, вона повинна перейняти міжнародний досвід та впровадити міжнародні стандарти.

Одними із перших, хто звернувся до теми КДП в межах умовно «вітчизняного» досвіду, були російські дослідники В.Д. Банасюкевич і А.М. Сокова. Їм належить першість у науково-практичній апробації ідей records management. Ученим удалося привернути увагу колег до закордонного досвіду керування документацією й оволодіння інформацією, до того ж, у найрізноманітніших варіаціях його існування – records management, gestion des documents, Schriftgutverwaltung та ін., що сприяло продукуванню новітніх тематичних досліджень, автором значної частки яких був тоді Всесоюзний, а нині – Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства й архівної справи.

Про доцільність вивчення records management дослідники наголошували ще в 1970-х рр., утім активно мусуватися дослідження з оперування документальними ресурсами, якісного продукування інформації, документального забезпечення управління розпочали з 1980-х рр. Головним поясненням цієї хронологічної мітки стала підготовка нової редакції Єдиної державної системи діловодства (далі – ЄДСД, 1973)

Одним із найпомітнішим і найавторитетнішим провідником розроблення проекту була А.М. Сокова. Їй належать ґрунтовні студії стосовно структури і змістового наповнення ЄДСД, варіативні пропозиції її удосконалення з урахуванням поширення автоматизованих систем управління діловодства. Започатковане відомим дослідником вивчення оптимальної схеми організації діловодних процесів, їх урегулювання у загальнодержавному масштабі вилилося в докладний аналіз можливостей пристосувати досягнення зарубіжної практики до вітчизняного діловодства й архівної справи. Пізніше затверджена наказом Головархіву СРСР

«Государственная система документационного обеспечения управления.

.