Міжнародний стандарт ІСО 15489-2001 "Інформація та документація. Керування документаційними процесами ": завдання та структура

Цей стандарт поширюється на сферу керування документаційними процесами1) в організаціях, державних або приватних, для внутрішніх та зовнішніх користувачів. Усі елементи, описані в цьому стандарті, рекомендовано використовувати, щоб забезпечити

створення, долучення легітимних службових документів та керування їх обігом. Процедури, які допомагають забезпечити керування документаційними процесами згідно з принципами та елементами, описаними в цьому стандарті, надано у ISO/TR 15489-2 (Настанови).

Цей стандарт:

— стосується керування службовими документами всіх видів, на всіх носіях, які організація або будь-яка фізична особа створила або отримала в процесі здійснення своєї діяльності;

— надає рекомендації у сфері визначення обов’язків організацій щодо службових документів і політики в сфері документування та пов’язаних із ним процедур, систем і процесів;

— забезпечує нормативними вимогами до керування документаційними процесами у межах системи керування якістю відповідно до ISO 9001 та ISO 14001;

— надає рекомендації з розробляння та впроваджування документаційних систем, але

— не стосується архівних документів у архівних установах.

Цей стандарт призначено для використання:

— керівниками організацій;

— фахівцями у сфері документування, інформаційного та технологічного керівництва;

— іншим персоналом організацій;

— іншими особами, які зобов’язані створювати документи та працювати з ними.

76. Керування документаційними процесами за кордоном.

Якщо у вітчизняній науці і практичній діяльності установ вживання поняття "керування документаційними процесами" ще не набуло широкого поширення, то за кордоном воно має тривалу історію становлення та сутнісного розмежування змісту з подібними до нього означеннями. В американській, британській традиціях поняття "керування документацією" – це records management, франкомовній – gestion des documents, російській - керування документацієй, українській - керування / управління документацією. Найзагальніше в зарубіжній і вітчизняній історіографії тлумачення поняття «керування документаційними процесами» звучить так - це наукова дисципліна й організаційна функція керування документами з метою забезпечення оперативних потреб усіх сфер життя держави і суспільства.

Історично термін "керування документаційними процесами" зароджується в Сполучених Штатах Америки. Керування документаційними процесами розглядали як складову загального управління установою. Витоки технологій керування документацією можна відстежити у США, починаючи з 1880-х рр., проте перші колективні розробки тематичної проблематики датуються початком XX ст.

Значну роль у вирішенні проблеми керування документаційними процесами відіграла Комісія з дослідження невиробничих втрат у промисловості (т.зв. Комісія Гувера), створення якої було продиктовано необхідністю упорядкування інформаційних ресурсів у вигляді документів, скорочення ємності роботи з ними в держав них, муніципальних установах.

Із 1930-х років розпочинається новий етап розвитку керування документаційними процесами. Це було зумовлено зростанням обсягів документних потоків. Для раціонального їх структурування й упорядкування потребувалося спеціальне відомство. Від початку цією проблемою опікувався Національний архів США у структурі якого було організовано відділ керування документаційними процесами. 1934 р. відділ розробив принципи і методи роботи з документа ми для всіх федеральних відомств. Теоретичні напрацювання Комісії Гувера та інших інституцій було покладено в основу Закону про керування федеральними документами (1950), який, у свою чергу, став правовою базою для розроблення Закону про Національний архів США (1984)4 і Закону про скорочення обсягів роботи з документами (1980, 1989). Закон США про керування федеральними документами 1950 р. установлював відповідальність за організацію роботи з урядовими документами, поклавши її на Національний архів США та установи, що створюють документи. Згідно з вимогами Закону були відкриті центри документації для тимчасового зберігання службових документів, які втратили оперативне значення. Закон зобов'язував урядові установи розробляти та впроваджувати чітку програму реалізації керування документаційними процесами. Розуміння необхідності упорядкування сфери КДП привело до прийняття законів і в інших країнах. Укажемо на типовість проблем керування документаційними процесами, інформацією в країнах світу, що позначилося на змісті тематичних нормативних документів. Найбільша кількість законів у цій сфері прийнята в країнах із високим рівнем розвитку економіки (США, Велика Британія, Франція, Німеччина, Норвегія, Швеція, Данія, Австралія та ін.). Ці акти встановлюють правові норми створення та функціонування різних видів документації, зокрема банківської, фінансової, комерційної, зовнішньоторговельної і т.д., у традиційному й електронному вигляді. Правові норми, що стосуються організації загального діловодства, як правило, є складовою різних законів (кодексів) або державних (урядових) програм чи систем, а також національних стандартів. Так, у Німеччині норми загального діловодства викладено в Законі про загальні правила роботи федеральних міністерств, Великій Британії - Земельному кодексі, Урядовій програмі з керування документаційними процесами. Зміцнення нормативно-правової сфери забезпечення КДП сприяє унормуванню процесів створення документів, документообігу, раціоналізації експертизи - цінності документів та організації їх зберігання. Теоретичні та організаційні засади КД, сформовані у 1950 - першій половині 1960-х рр., стали основою для його подальшого розвитку. Впровадження електронно-обчислювальних машин (із другої половини 1960-х рр.) сприяло серйозним змінам форми та змісту процесів керування документаційними процесами. Особливу увагу було звернуто на кінцевий етап "життєвого циклу документа", пов'язаний із визначенням складу документів, які підлягають передаванню до архіву, методикою їх зберігання, а також практику дослідження документів, створених за допомогою ЕОМ. Це продукувало започаткування спеціальних програм із керування електронною документацією, призначених для розроблення методів вивчення нових видів документів, їх систематизації, формування умов і визначення строків зберігання. Першими розробниками та провідниками відповідних програм стали національні архіви США та Канади на початку 1970-х рр.

Згідно з Законом про Національний архів США сформовано федеральне відомство під назвою «Національний архів та керування документацією», яке виступає у межах країни координаційним органом архівної справи та КДП.

Національний архів США розробив один із перших федеральних переліків типових "машинозчитуваних" (електронних) документів General records Schedule № 20, який визначив ті види документів, що мали передаватися до архівної установи на постійне зберігання.

Наприкінці 1970-х - на початку 1980-х рр. посилено студіюються питання, пов'язані з інтеграцією у системи керування документацією документів на нетрадиційних носіях, у т.ч. й електронних, з метою об'єднати різні джерела документної інформації в єдину мережу, організувати документи з відмінними носіями в межах єдиної класифікаційної схеми, усунути дублювання документних потоків, уніфікувати прийоми роботи з документами. На рубежі наступних десятиліть XX ст. з'являються стандарти 180 серії 9000. Серед вимог 180 9000 значна увага приділяється правильній організації діловодства та створенню і підтримці внутрішніх нормативних документів, скрупульозному документуванню всіх виробничих і ділових процесів, в основу яких покладено класичну концепцію "життєвого циклу" документа. Проте стандарти 180 серії 9000 окреслили лише загальні вимоги до діловодства та організації документообігу в системі якості. Останнім часом, у зв'язку з поширенням новітніх інформаційних технологій, переосмисленням можливостей інформаційного менеджменту в умовах масштабної інформатизації суспільства, було переглянуто концептуальні положення керування документацією. Якісно нові умови продукування та розповсюдження інформації вимагали не тільки науково-методичного, але й нормативно-правового забезпечення. Це привело до прийняття нoвих законодавчих актів, внесення змін і доповнень до тих, що залишаються чинними і регулюють різні аспекти створення інформації, керування нею, використання та забезпечення її збeреженості. Більшість правових актів, розроблених у 1990-х на початку 2000-х рр., що прямо чи опосередковано визначають зміст керування документаційними процесами, пов'язані з електронним документуванням і документообігом.