Анализ распределения функций управления с помощью функциональной матрицы

Одним из условий эффективного управления на данном этапе развития экономики нашей страны является четкое определение прав и обязанностей в аппарате управления. Важным является умение применить функциональную систему для совершенствования управ­ления на предприятии.

Целью функционального аппарата является четкое разграниче­ние полномочий, прав и обязанностей, которые выполняет данное конкретное лицо или соответствующее функциональное подразделе­ние.

Одним их методов функционального анализа является функцио­нальная матрица. Эта матрица показывает, кто и в какой степени принимает участие в выполнении определенной функции управле­ния, отдельных видов работ или какое участие принимает в разра­ботке и реализации управленческого решения.

Она также отражает объем и характер полномочий должностных лиц, участвующих в процессе управления, когда области полномочий и ответственности пересекаются. Функциональная матрица служит инструментом ана­лиза распределения полномочий и ответственности на конкретном предприятии или в конкретном структурном подразделении. На ос­новании данного анализа можно дать рекомендации по совершенст вованию распределения полномочии и ответственности между уча­стниками управленческого процесса.

Матрица очень удобна для анализа, так как из нее сразу вырисо­вывается четкая картина: делегируются ли полномочия вышестоя­щих руководителей нижестоящим, по каким видам работ много (и не всегда нужных) согласований, а по каким принимаются решения, наоборот, без согласования с соответствующими должностными ли­цами, какие подразделения выполняют работы, не входящие в их компетенцию и т.д.

Матрица обычно представляется в виде прямоугольной таблицы. По столбцам данной таблицы дается перечень структурных подраз­делений и должностей. Если анализ производится по предприятию в целом, то указываются должности руководителей высшего уровня управления и структурные подразделения (отделы, службы, цеха). Если матрица разрабатывается для отдельных структурных подраз­делений, то указываются все должности внутри подразделения. По строкам матрицы перечисляются виды выполняемых работ. Клетки матрицы заполняются принятыми условными обозначениями, ука­зывающими степень или объем полномочий и ответственности по каждому виду работ.

Такая матрица позволяет в одной горизонтальной строке указать всех должностных лиц и структурные подразделения, принимающие участие в реализации данной функции, а также степень и характер их участия. Кроме того, вертикальный столбец указывает все функции, за выполнением которых ответственно данное должностное лицо.

Условные обозначения:

Р – окончательное принятие решения с правом подписи. Лицо, принимающее решение, имеет право утверждать документ;

Т – исполнение. Этот символ означает непосредственное вы­полнение или участие в выполнении данного вопроса, работы, зада­ния, разработке вариантов решения. К данной категории относятся непосредственные исполнители или соисполнители. Это может быть отдельное лицо, группа лиц или структурное подразделение;

С – согласование. Этот символ означает, с кем согласовывается данный вопрос, работа или задание;

К – контроль. Этот символ означает непосредственное контро­лирование хода исполнения данного вопроса;

И – информирование. Этот символ означает, кому передается информация по данному вопросу. Информирование может быть уст­ным или письменным, при непосредственном общении или по теле­фону.

В матрице могут приниматься и другие условные обозначения.

Вид функциональной матрицы

Ход выполнения задания

1. Анализируется перечень выполняемых работ.

2. Определяется перечень должностных лиц и структурных под­разделений.

3. Разрабатываются совместно с преподавателем условные обозначения.

4. Студенты разбиваются на группы по 3-5 человек и заполняют «функциональную матрицу» в соответствии с принятыми обозначе­ниями.

5. После заполнения студенты совместно с преподавателем обсуждают и анализируют заполненные матрицы.

6. После обсуждения разрабатывается окончательный вариант функциональной матрицы.

7. Подведение итогов выполненного задания.

Перечень состава работ

1. Проверка на соответствие требованиям законодательства представляемых на подпись руководителю проектов приказов, инст­рукций, договоров и т.д.

2. Контроль за соответствием качества изготовляемой продукции требованиям действующей технической документации

3. Разработка сводных и подетально-специфицированных норм расхода материалов на изделие для цехов (участков) предприятия.

4. Внедрение технологических процессов.

5. Разработка и внедрение прогрессивных технических обосно­ваний норм расхода материалов для основного производства.

6. Разработка планов ППР.

7. Разработка инструкций по уходу и эксплуатации оборудова­ния.

8. Разработка поэтапных планов запуска-выпуска изделий по цехам.

9. Расчет лимитов материалов и покупных изделий на производственную программу сборочных цехов.

10. Корректировка оперативных планов.

11. Ведение ежедневного межцехового учета движения деталей в производстве на основе данных цехов о выполнении производствен­ной программы.

12. Оперативный учет готовой продукции, сдаваемой на склад сбыта.

13. Разработка штатного расписания.

14. Разработка организационной структуры предприятия.

15. Нормирование труда.

16. Проведение тарификации.

17. Документальное оформление приема, перемещения и уволь­нения работников предприятия.

18. Подготовка проектов приказов о назначении, перемещении и освобождении работников на предприятии.

19. Рассмотрение претензий потребителей на недопоставку гото­вой продукции.

20.Контроль за исполнением договоров поставки.

21.Организация отгрузки готовой продукции.

22.Определение общей потребности в материальных ресурсах.

23.Заключение договоров на поставку материальных ресурсов.

24.Определение оптимальных норм запасов сырья, материалов на складе. Учет движения сырья, материалов по складу.

25.Составление плана производства продукции по основной но­менклатуре в натуральном выражении по цехам основного производ­ства.

26.Разработка калькуляций на изделие.

27.Разработка цен на готовую продукцию.

28.Увольнение рабочих по инициативе администрации.

29.Проведение расчетов с рабочими и служащими по заработной плате.

30.Исследование и анализ рынков сбыта выпускаемой продукции.

31.Разработка мероприятий формирования спроса и стимулирования сбыта.

Практическое занятие 4

Тема:Стратегические и тактические планы в системе менеджмента

План

1. Сущность планирования.

2. Методы и организация планирования.

3. Смысл и назначение текущего планирования.

4. Особенности текущего планирования.

5. Препятствия на пути текущего планирования.

6. Стратегическое планирование и стратегия.

7. Типы стратегий и методики стратегического планирования.

8. Процесс стратегического планирования и внедрение его результатов.

Основная литература.

1. Основы менеджмента: учеб. / под ред. В.Г. Веснина – М.: ООО «Т.Д. «Элит – 2000», 2003.

2. Основы менеджмента: учеб. пособие для вузов / науч. редактор А.А. Радугин. – М.: Центр, 2000.

3. Виханский, О.С. Менеджмент / О. С. Виханский, А. И. Наумов. – М.: Экономистъ, 2006.

4. Мескон, М.Х., Основы менеджмента / М. Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури.

– М.: Дело, 2004.

Вопросы и практические задания:

1. Расскажите, что такое планирование.

2. Назовите основные виды планов.

3. Перечислите главные принципы планирования и выберите три из них, которые считаете наиболее важными.

4. Раскройте суть методов планирования.

5. Проиллюстрируйте нормативный метод планирования, например, на основе приготовления обеда.

Практическое задание 1