Эффективное создание диаграмм

Диаграммы, применяемые в документах должны быть информативными, соответствовать целям и задачам, которые стоят перед документом в целом. Оценив диаграмму подобным образом, вы поймете, что числовые значения элементов данных зачастую отходят на второй план, а на первое место выдвигается макет и стиль диаграммы. Числовые данные определяются содержанием базовой таблицы. Это содержание может быть легко отредактировано, когда проблемы представления информации уже будут решены.

Такой подход для бизнеса гораздо эффективнее. В рамках рекомендуемого подхода разработку диаграммы целесообразно начинать не с данных, а с модели, используя методику поэтапной разработки документов.

Этап 1. Подготовка к вставке диаграммы в документ. По умолчанию диаграмма вставляется в строку на правах встроенного объекта. Как и обычную иллюстрацию, диаграмму можно освободить, используя команду: Разметка страницы, Упорядочить, Обтекание текстом. Размещение диаграммы на странице начинается с установки курсора в нужное место. Откройте диалоговое окно Вставка диаграммы, подав команду: Вставка, Иллюстрации, Диаграмма.

Этап 2. Выбор типа диаграммы. В диалоговом окне Вставка диаграммы выберите тип и вид диаграммы (рис. 4.15). Выберите тип диаграммы, например, Лепестковая и нажмите кнопку ОК.

Этап 3. Анализ базовой таблицы. Выбор типа диаграммы имеет тройное действие:

1. В документ вставляется заготовка будущей диаграммы, которую предстоит настроить.

2. На инструментальной ленте открываются три дополнительные контекстные вставки Работа с диаграммами: Конструктор, Макет и Формат. Вкладка Конструктор предназначена в основном для работы с данными и позволяет также выполнять экспресс-макетирование и экспресс-форматирование диаграмм (рис. 4.22).

Рисунок 4.22. Лепестковая диаграмма

3. Открывается базовая таблица в окне табличного процессора Excel 2007 (рис.4.23). Все манипуляции, проводимые в этой таблице, отображаются в диаграмме.

Этап 4. Выбор экспресс-макета. Помимо собственно рядов данных диаграммы включают в себя дополнительные элементы: заголовок, оси, сетку, подписи и т.д. Любые элементы можно размещать на диаграмме вручную и настраивать по своему вкусу с помощью вкладки Работа с диаграммами, Макет. Однако для повышения эффективности программы создана коллекция экспресс-макетов, которую можно открыть командой Конструктор, Макеты диаграмм, Дополнительные параметры (рис. 4.22). Наборы предлагаемых экспресс-макетов и их количество зависят от избранного типа диаграммы.

Рисунок 4.23. Базовая таблица для лепестковой диаграммы, представленной на рис. 4.22

Этап 5. Выбор стиля диаграммы. Форматирование диаграммы может быть осуществлено вручную с помощью вкладки Работа с диаграммами, Формат. Более эффективным является стилевое форматирование с помощью экспресс-стилей, открываемых командой Конструктор, Стили форматирования, Дополнительные параметры.

Задание 4.9. Самостоятельно создайте хотя бы по одной диаграмме каждого типа, используя экспресс-макеты и экспресс-стили. Подберите для каждой диаграммы соответствующие данные. Обратите внимание на то, что большинство диаграмм имеет три вида (например, различаются гистограммы с группировкой, гистограммы и накоплением и нормированные гистограммы с накоплением). Обоснуйте выбор типа и вида диаграммы. Сохраните все созданные диаграммы в отчете.

Редактирование числовых диаграмм можно рассматривать в двух смыслах: как правку данных (они определяют содержание диаграммы) и как правку макета (он определяет ее внешний вид). Кроме того редактирование диаграмм является эффективным способом создания новых диаграмм, ведь гораздо проще воспользоваться подходящей заготовкой, чем создавать диаграмму с «чистого листа». Технологии редактирования и форматирования числовых диаграмм подробно рассмотрены в (1).

Структурные диаграммы

Структурные диаграммы представляют отношения между объектами, выражают их соподчиненность и демонстрируют связи между ними. Методики создания числовых и структурных диаграмм очень похожи. Работа начинается со вставки заголовка и выбора типа диаграммы. Далее следует редактирование структуры (макетирование), которое завершается настройкой оформления (форматированием). В терминах пакета Microsoft Office 2007 структурные диаграммы называют «рисунками SmartArt».

Средства работы со структурными диаграммами сосредоточены в диалоговом окне Выбор рисунка SmartArt. Для открытия этого окна нужно на вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажать кнопку Вставить рисунок SmartArt.

Рисунок 4.24. Средства создания структурных диаграмм

Виды структурных диаграмм

Word предоставляет до 80 видов диаграмм семи типов (рис. 4.24): Список, Процесс, Цикл, Иерархия, Связь, Матрица и Пирамида.

Задание 4.10. Самостоятельно исследуйте перечисленные типы диаграмм, создав по одной диаграмме каждого типа.

Список имеет две характерные особенности. Во-первых, его элементы однородны (равноправны), во-вторых, они не упорядочены (не нуждаются в упорядоченности). Например, список товаров одной ассортиментной группы. Существуют расширенные формы списков, позволяющие показать не только однородные элементы, но и их группы (рис. 4.25).

Процесс. Этот тип диаграмм удобен для демонстрации многоэтапных процессов и явлений, развивающихся во времени. Диаграмму процессов можно использовать не только для процессов, но и для упорядоченных списков (рис. 4.26).

Рисунок 4.25. Пример списка с группировкой

Рисунок 4.26. Создание нумерованного списка с помощью процессов

Циклические диаграммы предназначены для демонстрации процессов, имеющих периодичность (рис. 4.27).

Иерархия – самый распространенный тип структурных диаграмм. С помощью иерархических структур удобно представлять:

· Организационные структуры подразделений;

· взаимосвязи между элементами сложных систем;

· разветвленные процессы, например вычислительные;

· структуры веб-сайтов и т.п.

Рисунок 4.27. Циклическая и иерархическая структурные диаграммы

Связи. Основное назначение диаграммы этого типа – чисто иллюстративное. В оригинальной манере они демонстрируют структуру объектов контейнерного типа, показывая принцип образования композиции или группы, а также связи, которые при этом возникают между элементами.

Матрицы и пирамиды. Структурные диаграммы этих типов вторичны. Фактически это разновидности диаграмм связи. Матрицу применяют, когда элементы, образующие композицию, имеют равную значимость, а пирамиды – когда между элементами имеется соподчиненность (рис. 4.28).

Рисунок 4.28. Связи, пирамиды и матрицы