Связывание объектов с документами

Внешний информационный объект (например, фотография или рисунок) может быть, как внедрен в документ, так и связан с ним. До сих пор мы рассматривали внедрение объектов в документ. Рассмотрим альтернативную технологию – вставку объектов методом связывания. При связывании в документ вставляется не сам объект, а его указатель – адресная ссылка на место хранения объекта. В целом технология связывания считается более эффективной и перспективной, чем технология внедрения. Она позволяет лучше организовать информационный процесс, рационально использовать линии и каналы связи, не допускает непроизводительного расхода ресурсов. Расплатой за эффективность является дополнительная техническая сложность, а также необходимость обслуживания и поддержки связей между документами и их объектами.

Объекты вставляются в документ методом связывания в четырех случаях:

1. Когда предполагается многократное использование объектов.

2. Когда предполагается их редактирование.

3. Когда один и тот же объект могут применять различные пользователи.

4. Когда необходимо, чтобы у разных пользователей были разные права на применение объектов.

Все эти ситуации возникают, в основном, в корпоративной среде. Характерными примерами могут быть логотип компании или печатный бланк предприятия:

· он используется в большинстве документов компании, хотя хранится в одном экземпляре;

· он может меняться, отражая изменения в компании;

· каждый сотрудник может их использовать;

· но не каждый сотрудник имеет право их редактировать.

Характерной особенностью этого режима является необходимость установки и поддержания связи. Если такой документ транспортируется на носителе данных, то к нему надо приложить все связанные объекты. Если же документ распространяется через сеть, то прикладывать связанные объекты не нужно. Нужно предоставить пользователю доступ к серверу, обслуживающему эти связанные объекты. Без действующей связи между документом и его объектами увидеть содержание связанных объектов невозможно.

Если используется технология внедрения, то размер документа возрастает на величину внедренного в него объекта, но зато в этом случае нет необходимости в поддержании связи с этими объектами. Если же использована технология связывания, то исходный размер документа возрастает не значительно.

Установить связь между документом и объектом можно с помощью диалогового окна Вставка объекта, открытого на вкладке Создания файла (рис. 4.14). Это окно открывается кнопкой Объект в группе Текст вкладки Вставка.

Задание 4.7. Исследуйте технологию вставки связанных объектов, выполнив следующие операции:

1. Откройте новый документ.

2. Откройте диалоговое окно Вставка объекта на вкладке Создание из файла.

3. Установите флажок Связь с файлом. В этом случае внедрение объекта сочетается с его связыванием. С одной стороны, размер документа увеличится на величину вставляемого объекта. С другой стороны, связь обеспечит регулярную проверку исходного файла, в котором хранится объект. Если этот файл изменится, то экземпляр объекта, вставленный в документе, обновится при очередном открытии документа.

Рисунок 4.14. Диалоговое окно для связывания документа с объектом

4. В поле Имя файла введите имя файла, содержащего графический объект, выбранный вами для вставки в документ. Адрес этого документа можно вставить в поле с помощью кнопки Обзор. В качестве объекта можно использовать любой текст или рисунок, созданный вами ранее. Вставьте выбранный файл в документ и закройте его, сохранив все изменения в документе. Внесите изменения в исходный графический файл и убедитесь в том, что все изменения отразились и в документе, открыв его повторно.

5. Если требуется только связывание без внедрения, установите флажок В виде значка. В этом случае в документ внедряется значок, представляющий объект. Двойной щелчок на значке открывает связанный объект в окне его родительского приложения для просмотра и редактирования. Самостоятельно исследуйте этот механизм, выполнив все необходимые операции. Сохраните все изменения в документе.

6. Сформулируйте выводы по заданию и занесите их в отчет.

Работа с диаграммами

Диаграммы – это информационные объекты, имеющие иллюстративный, графический характер. В текстовых документах они выполняют функции дополнительного материала, управляющего наглядностью, доступностью и выразительностью документов. Диаграммы можно условно разделить на две категории: числовые и структурные. В категории структурных диаграмм рассматривают организационные диаграммы, блок-схемы и другие типы схем. К категории числовых диаграмм относятся гистограммы, графики, круговые диаграммы и другие типы. Средства для реализации всех перечисленных типов диаграмм сосредоточены в группе Иллюстрации на вкладке Вставка.

Создание числовых диаграмм

Числовые диаграммы предназначены для наглядного представления и сопоставления числовых данных. Свое начало они берут от графиков и отличаются от них назначением. График выражает изменение исследуемой величины, а числовая диаграмма предназначена для представления соотношений между величинами, а также для демонстрации распределений величин по группам.