Перетворення елементів даних на стовпці

Для визначення стовпців у таблиці вирішіть, які дані потрібно відстежувати відповідно до теми таблиці. Наприклад, у таблицю «Клієнти» можна включити такі стовпці, як «Ім’я», «Адреса», «Місто/Область/Поштовий індекс», «Надсилання електронної пошти», «Привітання» й «Адреса електронної пошти». Кожен запис у таблиці містить однаковий набір стовпців, отже для кожного запису можна зберегти відповідні відомості у стовпцях «Ім’я», «Адреса», «Місто/Область/Поштовий індекс», «Надсилання електронної пошти», «Привітання» й «Адреса електронної пошти». Наприклад, стовпець «Адреса» містить адреси клієнтів. Кожен запис містить дані лише про одного клієнта, а поле адреси містить адресу цього клієнта.

Після визначення початкового набору стовпців для кожної таблиці можна й надалі вдосконалювати стовпці. Наприклад, доцільно зберегти ім'я клієнта як два окремі стовпці: ім'я та прізвище для полегшення сортування, пошуку й індексування в цих стовпцях. Аналогічно, адреса складається з п'яти окремих компонентів: адреси, міста, області, поштового індексу та країни/регіону, отже доцільним буде зберегти їх в окремих стовпцях. Наприклад, якщо потрібно виконати пошук, фільтрування або сортування за областю, відомості про область потрібно зберегти в окремому стовпці.

Також слід визначити, чи база даних міститиме відомості місцевого або міжнародного походження. Наприклад, якщо заплановано зберігати міжнародні адреси, краще використати стовпець «Регіон» замість стовпця «Область», оскільки цей стовпець може об'єднувати області вашої країни та регіони інших країн. Аналогічно, краще використати стовпець «Поштовий індекс» або стовпець «Поштовий індекс для США» («Zip Code»), якщо заплановано збереження міжнародних адрес.

У поданому нижче списку містяться кілька порад для визначення стовпців.

Не включайте в таблицю обчислювані дані

У більшості випадків не слід зберігати результати обчислень у таблицях. Замість цього для відображення результатів можна виконати обчислення в Access. Наприклад, припустімо, що у звіті «Товари за замовленням» відображено проміжні підсумки для замовлених товарів кожної категорії товарів у базі даних. Однак, жодна таблиця не містить стовпець із проміжними підсумками «Кількість за замовленням». Натомість, таблиця «Товари» містить стовпець «Кількість за замовленням», в якому зберігається кількість кожного товару за замовленням. За допомогою цих даних Access обчислює проміжні підсумки щоразу під час друку звіту. Проміжні підсумки не слід зберігати в таблиці.

Зберігайте інформацію найменшими логічними частинами

Може здатися доцільним створення одного поля для збереження повних імен або назв товарів разом із їх описом. Проте, об'єднання кількох типів інформації в одному полі ускладнить подальше витягнення окремих даних. Спробуйте розділити інформацію на логічні частини; наприклад, створіть окремі поля для імені та прізвища, або для назви, категорії й опису товару.

Після вдосконалення стовпців даних у кожній таблиці можна вибрати первинний ключ для кожної таблиці.