Требования к изготовлению документов

Упорядочение процессов документирования включает поми­мо соблюдения процедур составления документов также и опре­деленные требования к их изготовлению, что обеспечивает еди­ный стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть ак­куратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает ра­циональное размещение всех реквизитов, а также придает доку­ментам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5—2 ин­тервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2—3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кро­ме текста) — 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через полтора меж­строчных интервала, на бланках А5 — через один интервал.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

• От границы левого поля печатают:

реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «от­метка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направле­нии его в дело», наименование должности в реквизитах «под­пись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛА­ГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

• Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

• Отступив 32 печатных знака — реквизит «адресат».

• Отступив 40 печатных знаков — реквизиты «гриф ограни­чения доступа к документу» и «гриф утверждения».

• Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фа­милию должностного лица в реквизите «подпись».

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства — тек­стовые редакторы, которые имеют существенные отличия в сво­их функциональных возможностях.*

* Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распоряди­тельной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Научная Книга, 1998, с.44-47.

Контрольные вопросы

1. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служеб­ных документов?

2. Назовите основные виды бланков, применяемые в учреждениях.

3. Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.

4. Чем отличается общий бланк от бланка для письма?

5. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «наименование организации»?

6. Что входит в состав реквизита «справочные данные об организации»?

7. Каковы порядок датирования документа и виды дат?

8. Каковы составные части регистрационного номера документа и порядок его проставления?

9. Каков порядок адресования документа?

10. Какими способами оформляется утверждение документа?

11. Какие требования предъявляются к резолюции, каков поря­док ее оформления?

12. Какие требования предъявляются к заголовку?

13. Каков порядок оформления приложений к документу?

14. Каков порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметки о заверении копии»?

15. Как оформляется согласование документа?

16. Каков порядок проставления на документах печатей?

17. Перечислите отметки, проставляемые на входящем докумен­те, укажите порядок их оформления.

Составление документов