Генеральному директору издательства

«Бизнес и компьютер»

И.П. Матвееву

Допускается центровать каждою строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Генеральному директору издательства

«Бизнес и компьютер»

И.П. Матвееву

При адресовании документов нескольким однородным учре­ждениям или организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно. Например:

Ректорам вузов

Документ, предназначенный для отправки, не должен со­держать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и другими адресатами не проставляется. При печатании документа каждый адрес отделяется один от другого 2—3 интервалами.

При направлении документа одного содержания в несколько адресов исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформ­ляется адресат в каждом конкретном документе.

Почтовый адрес может указываться только на конверте. При необходимости в состав реквизита «адресат» может входить поч­товый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последо­вательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. В этом случае сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес. Например:

Редакция газеты «Новый мир»

103806 ГСП, Москва, К-6

Малый Путниковский пер., 1/2

При адресовании документа физическому лицу адресование оформляют в последовательности: инициалы, фамилия получа­теля, почтовый адрес. Например:

М.И. Тригубову

144511 Иваново,

ул. Нормандия-Неман, д.6, к.2, кв.134

Почтовый адрес на конвертах и документах указывается в соответствии с действующими почтовыми правилами.*

* Постановление Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1996г. №1239 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

Помимо документов, направляемых за пределы организа­ции, адресование используется и в оформлении внутренних документов с целью определения круга исполнителей, опера­тивного направления документа тем должностным лицам, в компетенцию которых входит их рассмотрение (приказы, рас­поряжения, указания), а также с целью регулирования на­правления отдельных документопотоков (докладные и объяс­нительные записки, заявления). Адресование внутренних до­кументов оформляется либо с указанием конкретных должно­стных лиц, либо обобщенно. Например, приказ руководителя организации может иметь такой адрес:

Начальникам производственных служб

Реквизит печатают, отступив от верхнего поля 4—5 межстроч­ных интервала или 32 знака (что соответствует четвертому поло­жению табулятора пишущих машинок) от границы левого поля.

Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5— 2 интервалами.

Реквизит 15 гриф утверждения документа. Документы, кото­рые не могут быть введены в действие их авторами, приобрета­ют юридическую силу после утверждения руководителем орга­низации, коллегиальным (совещательным) органом или выше­стоящим органом власти (управления). Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу: проставлением на документе грифа утверждения или изданием специального распорядительного документа с указанием его вы­ходных данных на утверждаемом документе.

Гриф утверждения располагают справа над текстом.

Утверждение изданием распорядительного документа прак­тикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяс­нения или какие-то действия, мероприятия по внедрению ут­верждаемого документа. В этом случае на утверждаемом доку­менте проставляется гриф утверждения со ссылкой на распоря­дительный документ. При утверждении документа постановле­нием, решением, приказом, протоколом гриф утверждения со­стоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом начальника

Главного управления лицензирования и

контроля

23.04.2000 № 34

или

УТВЕРЖДЕН

Протоколом Совета Университета

от 07.12. 2000 №4

Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утвержде­ния оформляется на документе следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Л.Т. Шведов

14.05.2000

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТ­ВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек. Допускается в реквизите «гриф утверждения» центри­ровать элементы относительно самой длинной строки.

Примерный перечень документов, на которых проставляется гриф утверждения, дан в приложении 1.

Реквизит 16 резолюция. Резолюция составляется руководите­лем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Ее пишут от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «адресат». В ре­золюции указываются: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руко­водителя и дата составления резолюции. Например:

Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.

ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает составление резолюции и в виде отдельного документа. Резолюция в этом случае является самостоятельным документом, содержащим поручение руково­дителя. Для этих целей используют обычно небольшие бланки (формата А6) с напечатанной типографским способом фамилией руководителя, на которых и составляется текст резолюции.

Реквизит 17 заголовок к тексту.Заголовок к тексту составля­ется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если документ подготовлен на формате А5, реквизит можно опустить. Заголовок к тексту — реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень ин­формативности документа, его важность или срочность, помога­ет ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регист­рации документов.

Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа. Например:

Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения

Приказ (о чем) об увольнении

Протокол (чего?) заседания ученого совета

Письмо (о чем?) о заключении договора