Организация текущего хранения документов

Номенклатура дел

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных доку­ментов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет делокак «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, по­мещенных в отдельную обложку».*

* ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М., 1998, с. 3.

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возмож­ность использования нужной информации, документы класси­фицируют: разделяют их на группы с разными сроками хране­ния. Специальным классификационным справочником, позво­ляющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наимено­ваний дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хране­ния, оформленный в установленном порядке.*

* Там же. С.4.

Номенклатура дел — это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

• номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, перено­сятся затем на обложки дел;

• каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким об­разом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

• номенклатура дел используется при построении информа­ционно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть ис­пользована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

• номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для состав­ления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

• номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизвод­ства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

• охват всех документов, получаемых и создаваемых в про­цессе деятельности организации;

• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соот­ветствии со степенью важности и сроком хранения доку­ментации.

Виды номенклатур. Различают типовые, примерные и кон­кретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, од­нородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и яв­ляется нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной но­менклатур, каждая организация должна составлять свою кон­кретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного де­ления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заво­димых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяют­ся в сводную номенклатуру.

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полно­стью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются на­звания тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенкла­туре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или пример­ной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

Составление номенклатуры. Составлению номенклатуры пред­шествует изучение состава, содержания и количества докумен­тов, образующихся в процессе реализации учреждением (орга­низацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учре­ждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картоте­ки). Но главным источником являются сами документы органи­зации. При определении сроков хранения дел основными посо­биями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.

Кроме того, очень важно знать и учитывать требования, за­крепленные в таких нормативных и нормативно-методических документах, как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизвод­ству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основные правила работы ведомственных архивов. Архивными уч­реждениями разработаны и методические пособия по составле­нию номенклатур дел.*

* Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Ме­тодическое пособие. — М : Главархив, 1990.

К процедуре составления номенклатуры дел необходимо при­влекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состава документов. Негосударственным организациям методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.

Номенклатура дел на предстоящий год составляется в по­следнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организа­ции — заново составляться и согласовываться.

Разработка номенклатуры дел

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

• определение круга документов для включения в номенк­латуру;

• составление заголовков (наименований) дел;

• разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

• определение сроков хранения дел;

• определение системы индексации и установление индексов дел;

• оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклату­ру. Основное требование к номенклатуре — охват всех доку­ментов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организа­ций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы уче­та, различные картотеки.

В номенклатуру должны быть внесены и документы вре­менно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не окон­ченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения во­проса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенк­латуру каждого года на протяжении всего срока решения во­проса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате по­явления в деятельности организации новых вопросов. Для та­ких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматри­вают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборни­ки, справочники и т.д.).

Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов ком­плекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании доку­ментов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формули­ровки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспе­чивать наиболее благоприятные условия для работы с доку­ментами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой

информации.

Понятие дело употребляется в заголовках судебных, след­ственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательно­стью делопроизводства по одному конкретному вопросу. На­пример: «Дело о выделении средств на ремонт краеведче­ского музея г. Бологое»; «Дело об организации довузовской подготовки в МГТУ "Станкин"».

При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.

Термин документы употребляют в заголовках дел, содержа­щих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды до­кументов. Например: «Документы о строительстве нового учеб­ного корпуса университета (утвержденные сметы расходов, пла­ны работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за I квартал 2000 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)».

Использование терминов материалы и документальные мате­риалы неправомерно, так как они не предусмотрены государст­венным терминологическим стандартом.*

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.,1998.

В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании ' корреспондента нужно учитывать следующее:

• Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: «Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении контракта по поставкам диа­бетических препаратов».

• Если в деле сгруппирована переписка с однородными кор­респондентами, их название в заголовке дела дается обоб­щенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».

• Если однородные корреспонденты находятся на одной оп­ределенной территории (край, область, район), целесооб­разно указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в матема­тической олимпиаде».

• В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь во­прос, например: «Переписка об организации международной конференции "Женщины и бизнес"».

Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию.

При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа, автор и год, например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г.», «Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г.».

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные доку­менты, должны включать указание на вид и характер доку­ментов, их периодичность, например: «Годовой отчет о науч­но-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».

В заголовке дела, содержащего статистические формы, ука­зываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».

Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он ос­нован на учете организационно-структурного построения аппа­рата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих ор­ганов, затем — дела, содержащие организационную документа­цию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее распола­гают дела с распорядительной документацией самого учрежде­ния или организации (приказы, распоряжения, решения кол­легиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плано­выми и отчетными документами (годовыми, квартальными, ме­сячными), перепиской и другими документами.

Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них — месячные. Аналогично сис­тематизируют и дела с отчетными документами. Дела с пере­пиской располагают в следующем порядке: вначале — пере­писка с директивными и вышестоящими органами, затем — с неподчиненными организациями и в конце — с подведомст­венными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований коррес­пондентов или географических названий, например:

Переписка с фирмой «Арбель».

Переписка с фирмой «Информсервис».

Переписка с фирмой «Регана».

Или

Переписка с вузами Астраханской области.

Переписка с вузами Вологодской области и т.д.

Номенклатура дел организации составляется на основе но­менклатур дел структурных подразделений. В этом случае разде­лами сводной номенклатуры дел будут служить названия струк­турных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроиз­водства (например, канцелярия). Последние разделы — это об­щественные организации или органы, действующие на общест­венных началах.

В организациях без структурного деления или с нестабиль­ной структурой разделами номенклатуры являются управленче­ские функции или основные направления деятельности, напри­мер: руководство, планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре орга­низации должен быть стабильным и одинаковым для всех струк­турных подразделений, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел ус­танавливают для обеспечения сохранности ценных докумен­тов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не мо­гут помещаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.

Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждения­ми, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отра­жают общие функции и вопросы (руководство, контроль, плани­рование, учет, отчетность, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

При определении сроков хранения документов могут ис­пользоваться несколько видов типовых перечней:

Перечень типовых документов, образующихся в деятельно­сти госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государствен­ные архивы;

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Кроме того, негосударственные коммерческие организа­ции могут пользоваться справочным пособием «Управленче­ские документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (М.: ВНИИДАД, 1966).

Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней ми­нистерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии — типовыми.

Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содер­жатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хране­ния всего дела устанавливается для наиболее ценной доку­ментации, т.е. больший. Например, если в деле находятся до­кументы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.

Индексация дел. Для практического использования номенк­латуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функцио­нальной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядко­вый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит ус­ловное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03—02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела рас­полагается под номером «2» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть посто­янной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Но­менклатура дел составляется по унифицированной форме, кото­рая разработана архивными органами и закреплена в Государст­венной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Формы но­менклатур дел организации и структурного подразделения при­ведены в приложениях 4 и 5.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хра­нения и примечания.

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не преду­смотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа — названия заголовков дел.

Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа — количество дел (томов, частей) — заполняется именно тогда.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до мино­вания надобности» (например, инструктивные письма выше­стоящих организаций, присланные для сведения) или «до заме­ны новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экс­пертизе ценности с возможным выделением некоторых доку­ментов на постоянное хранение.

В графе «Примечания» в течение всего срока действия но­менклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведе­нии новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в но­менклатуру дел.

Итоговая запись о категориях и количестве дел:

В итоговой записи отдельно указывается количество дел по­стоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указыва­ется количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, соста­вившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответствен­ным за документационное обеспечение, и согласовывается с ар­хивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если докумен­ты поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, прини­мающий дела данной организации, и только после этого утвер­ждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна со­ставляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в струк­турном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составлять­ся в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два эк­земпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Вто­рой экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а чет­вертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразде­ления для заведения дел.

Формирование дел

Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систе­матизация документов внутри дела.*

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с.З.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого ис­полненного документа.

Правильное распределение документов в дела имеет огром­ное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходи­мых документов и их сохранность.

В настоящее время разработаны единые требования к фор­мированию и оформлению дел. Они изложены в Государствен­ной системе документационного обеспечения управления и Ос­новных правилах работы ведомственных архивов. Основанный на существующих нормативах порядок формирования, хранения и оформления дел должен закрепляться в инструкциях по дело­производству конкретных организаций, так как это дает воз­можность учесть специфику их работы и документации.

В небольших организациях дела формируются и хранятся централизованно у работника, отвечающего за делопроизвод­ство (например, у секретаря). В крупных учреждениях и орга­низациях дела формируют в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Распорядитель­ные документы, переписка руководителей и важнейшие внут­ренние документы формируются и хранятся в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих опера­ций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в опреде­ленной последовательности; оформление обложек дел.

Дела должны оформляться в соответствии с существующими правилами. На обложку выносится ряд данных, дающих пред­ставление о принадлежности документов к организации, их со­ставе и содержании, сроке хранения. На обложке каждого заво­димого дела помещается название организации полное и/или сокращенное, если оно официально признано, например: Рос­сийский государственный гуманитарный университет — РГГУ. Под ним пишется название структурного подразделения: Фи­нансовый отдел, Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения указывается ин­декс дела по номенклатуре, например: Дело № 01-05, где 01 — это индекс структурного подразделения, 05 — порядковый номер дела в номенклатуре.

Далее помещается заголовок дела, который переносится на обложку из номенклатуры без изменений. Внизу обложки ука­зывается срок хранения дела. Все данные выносятся на обложку в самом начале заведения дела.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. В случае появления новых документов из них формируется самостоятельное дело и его название (заголовок) вносится в номенклатуру дел под ре­зервным номером.

Большое значение имеет правильное расположение доку­ментов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с оп­ределенными принципами. Наиболее существенными и практи­чески наиболее удобными являются: вопросно-логический, хро­нологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьи­роваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопро­са. Такая систематизация совпадает с хронологическим располо­жением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фа­милии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, на­именования административно-территориальных единиц и т.д.

В нумерационном порядке группируют однородные докумен­ты, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Различные категории документов имеют свою специфику систематизации:

• распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируют в дела по видам доку­ментов и по хронологии (вместе с приложениями). Прика­зы по основной деятельности и по личному составу груп­пируют отдельно;

• протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам;

• переписку группируют за период календарного года и сис­тематизируют в хронологической последовательности: до­кумент-ответ помещают за документом-запросом;

• плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты по­ступления;

• документы в отчетах следует располагать в такой последо­вательности: пояснительная записка, отчет, приложения;

• годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и ме­сячных;

• финансовые денежные документы (кассовые ордера, аван­совые отчеты, выписки банка и др.) группируются по номерам. Аналогично располагаются квитанции, наклад­ные и т.п.;

• документы в личных делах размещают в такой последова­тельности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу; анкета, лис­ток по учету кадров; автобиография; документы об образо­вании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кад­ров; дополнение к личному листку по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел).

В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так как эти сведения записываются в дополнение к личному ли­стку по учету кадров.

Лицевые счета рабочих и служащих группируют в самостоя­тельные дела по алфавиту в пределах календарного года.

Обращения граждан формируют в отдельные дела, используя алфавитный порядок группировки.

Наряду с принципами систематизации документов при фор­мировании дел следует придерживаться основных правил, об­щих для всех категорий документов:

• в дела подшиваются только исполненные документы. Не­исполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.* Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется пра­вильность его оформления: наличие необходимых подпи­сей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

* Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.2.3.

• в дело включаются документы в одном экземпляре. Чер­новики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только чер­новики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание пер­вых экземпляров;

• документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

• в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоян­ных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

• документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Ес­ли приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная группировка документов в дела и их системати­зация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

Хранение дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в струк­турных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Дела располагаются на полках вертикально в последователь­ности, которая соответствует последовательности их расположе­ния в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.

Для учета документов определенных категорий дел постоян­ного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внут­ренняя опись.

Внутренняя опись документов дела — это учетный доку­мент, содержащий перечень документов дела с указанием по­рядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.*

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с.6.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ____

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для лич­ных дел, а также дел, сформированных по видам документов и сложных по содержанию. Необходимость ее составления опре­деляется инструкцией по делопроизводству учреждения, органи­зации или предприятия.

Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписы­ваются данные о каждом подшиваемом документе. По оконча­нии формирования дела составляется итоговая запись внутрен­ней описи с указанием количества включенных в нее докумен­тов и количества листов самой описи:

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом слу­чае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача от­дельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта-заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно состав­ляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

Контрольные вопросы

1.Что такое номенклатура дел?

2. Для чего используется номенклатура дел?

3. Каковы общие требования к номенклатуре дел?

4. Назовите виды номенклатур дел.

5. Каков порядок составления номенклатур?

6. Какие требование предъявляются к заголовкам дел?

7. Каков порядок расположения заголовков дел в номенклатуре?

8. Как определяются сроки хранения дел?

9. Как оформляется номенклатура дел?

10. Что понимается под формированием дел?

11. Как располагаются документы внутри дела?

12. Каков порядок хранения дел?

13. Каков порядок выдачи документов и дел во временное поль­зование?