Структура и штатная численность

Тарифные ставки.

Уставы организации.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 2

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ*

* Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система органи­зационно-распорядительной документации. Требования к оформлению докумен­тов. — М.: Научная книга, 1998, с. 72.

Акты(приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности(на получение товарно-материальных ценностей, ве­дение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производст­ве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

Заключения и отзывы.

Заявления(на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения.

Нормы расхода.

Образцыоттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письмагарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (свод­ные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.).

Положения об организациях.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

Реестры(чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуля­цию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и при­читающейся заработной плате и т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Штатные расписания.

Приложение 3

ОБРАЗЦЫ РЕДАКТОРСКОЙ ПРАВКИ (ПРАКТИКУМ)

1. Студент из другого высшего учебного заведения (имеющего государ­ственную лицензию), поступившего на общих основаниях (по конкурсу), имеет право на перевод на бесплатную форму обучения. Для этого сту­денту необходимо представить в деканат личное заявление и документ, подтверждающий его обучение в другом вузе (зачётная книжка или ака­демическая справка).

Отредактированный вариант:

Студент из другого высшего учебного заведения (имеющего государст­венную лицензию), поступивший на общих основаниях (по конкурсу), имеет право на перевод на бесплатную форму обучения. Для этого студенту не­обходимо представить в деканат личное заявление и документ, подтвер­ждающий его обучение в другом вузе (зачётную книжку или академиче­скую справку).

Редакторская правка заключается в уточнении падежных форм существительных. В тексте нарушена грамматическая связь между определяемым словом «студент» и согласованным определением-причастием «поступивший». Оба они должны стоять в форме имени­тельного падежа.

Редактор изменил падеж слов, заключенных в скобки и раскры­вающих значение дополнения «документ». Поскольку существительное «документ» имеет форму винительного падежа («представить доку­мент»), то и заключенные в скобки приложения должны использовать­ся в том же падеже.

2. Студент имеет право на обучение по индивидуальному плану. Для этого ему необходимо подать личное заявление в деканат. На заседании Совета факультета рассматривается вопрос о предоставлении студенту индивидуального плана обучения. После положительного решения на осно­вании заявления с визой декана и выпиской из решения Совета факуль­тета составляется приказ, который представляется в учебный отдел в 5-ти дневный срок с момента решения Совета факультета.

Отредактированный вариант:

Студент имеет право обучаться по индивидуальному плану. Для этого необходимо подать личное заявление в деканат. Вопрос о предос­тавлении права на обучение по индивидуальному плану рассматривается на заседании Совета факультета. В случае положительного решения составляется приказ, основанием для которого служит заявление сту­дента с визой декана и выписка из решения Совета факультета. Приказ представляется в учебный отдел в пятидневный срок с момента решения Совета факультета.

В данном случае редакторская правка направлена прежде всего на уточнение смысла. Совет факультета рассматривает вопрос не о пре­доставлении индивидуального плана обучения, а о том, чтобы разре­шить студенту заниматься по такому плану. Кроме того, желательно разбить первое предложение на две части: каждая содержит самостоя­тельное высказывание. Изменение предлога («в случае» вместо «по­сле») существенно уточняет смысл. Дело в том, что Совет факультета может принять как положительное, так и отрицательное решение. Наконец, неверным было написание слова «пятидневный». Сложные прилагательные, в состав которых входят корни числительных, могут записываться с использованием цифр: 20-метровый, 100-процентный, 5-дневный. Дефис ставится между корнями. Падежные окончания, находящиеся в середине слова, буквами не обозначаются. Поскольку прилагательное «пятидневный» содержит однозначное число, оно не относится к числу длинных, трудных для восприятия слов и не требу­ет словесно-цифровой записи.

3. Четыре подобных автомата обслуживают несколько тысяч человек.

Правка зависит от смысла высказывания. Прежде всего следует вы­яснить, о чем идет речь: об обслуживании людей автоматами или авто­матов людьми, — и после этого использовать пассивную конструкцию.

Отредактированный вариант:

Четыре подобных автомата обслуживаются несколькими тысячами человек. Или: Четырьмя подобными автоматами обслуживаются несколь­ко тысяч человек.

4. Во исполнение приказа намечены меры по его выполнению.

Отредактированный вариант:

Намечены меры по выполнению приказа.

Редактор избежал использования однокоренных слов. Смысл выска­зывания не изменился.

5. Вторые профессии — смежные профессии, не меняя своего основного вида профессиональной деятельности, необходимы особенно в бригадах.

Отредактированный вариант:

Вторые, или смежные профессии, которые осваиваются без изменения основного вида деятельности, особенно необходимы в бригадах.

Деепричастный оборот может использоваться не во всех предложе­ниях. Называемое им добавочное действие должно соотноситься с ос­новным действием, производимым лицом-подлежащим. В данном слу­чае это условие не выполняется. Поэтому редактор отказывается от деепричастия и употребляет предложную конструкцию с отглагольным существительным. Уточнен также порядок слов.

6. Для этой цели наша фирма использует имеющиеся подсобные по­мещения.

Отредактированный вариант:

Для этого наша фирма использует подсобные помещения. Или:

С этой целью фирма использует подсобные помещения.

«Для цели» — сочетание слов, противоречащее литературной норме. Предлог «для» сам по себе имеет целевое значение. Слово «имеющие­ся» делает текст избыточным. Кроме того, очевидно, что фирма не мо­жет использовать помещения, которых нет.

7. Общему отделу обеспечивать Управление копией всех нормативных документов.

Отредактированный вариант:

Общему отделу обеспечивать Управление копиями всех нормативных документов.

Поскольку речь идет не об одном документе, а о множестве, слово «копия» должно использоваться в форме множественного числа.

8. В программе обучения учитываются пожелания слушателей, кото­рые присылаются совместно с подтверждением о согласии принять уча­стие в работе курса.

Отредактированный вариант:

В программе обучения учитываются пожелания слушателей, при­сылаемые вместе с подтверждением согласия принять участие в ра­боте курса.

Если не заменить придаточное определительное причастным оборо­том, возникает комичная двусмысленность: «...слушателей, которые присылаются...». Предлог «совместно с» желательно использовать, ко­гда речь идет о деятельности, осуществляемой общими усилиями с кем-либо. Если же объединяются не лица, а неодушевленные предметы, надо употреблять предлог «вместе с». Грамматическая норма не допус­кает формулировки «подтверждение о чем-либо» — следует говорить: «подтверждение чего-либо».

9. Следует обеспечить повышение личной ответственности планово-финансовых, бухгалтерских и юридических служб, их совместный контроль за использованием бюджетных средств.

Отредактированный вариант:

Следует обеспечить повышение ответственности планово-финансо­вых, бухгалтерских и юридических служб, их совместный контроль за ис­пользованием бюджетных средств.

«Личной» может быть названа лишь ответственность лица — кон­кретного человека. Службы несут коллективную ответственность.

10. Для молодых специалистов и специалистов, впервые пришедших на работу в данную отрасль, предусматривается специальная 2-х годичная программа, позволяющая адаптировать специалиста к отрасли, опреде­лить его профессиональные качества и привить фирменные традиции.

Отредактированный вариант:

Для выпускников вузов и других специалистов, впервые пришедших на работу в данную отрасль, предусматривается специальная двухго­дичная программа, позволяющая адаптировать работника к отрасли, определить его профессиональные качества и привить ему уважение к традициям фирмы.

Редактор избежал повторения слова «специалисты», поскольку словосочетание «молодой специалист» синонимично словосочетанию «выпускник высшего учебного заведения». Во втором случае сущест­вительное «специалист» заменено словом «работник», которое в данном контексте выступает в качестве его синонима. «Двухгодич­ный» — прилагательное, которое нежелательно записывать с исполь­зованием цифр. «Привить традиции» — ненормативное словосочета­ние. Традиции вообще не могут стать свойством одного человека — они существуют в коллективе, в отрасли в целом. Конкретная лич­ность может научиться уважать традиции фирмы. Называть их «фирменными» нежелательно, чтобы не вызывать у читателя ассо­циаций с фирменной одеждой и фирменной аппаратурой.

Приложение 6

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЦЭК) МИНИСТЕРСТВА (ВЕДОМСТВА) РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ*

* Данное Положение может быть применено для создания экспертных служб министерств и ведомств субъектов Российской Федерации, других учреждений, хранящих документы государственной части Архивного фонда Российской Фе­дерации, имеющих подведомственную сеть организаций.

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Росархива

от 17.03.98 № 19

Приказом Федеральной архивной службы России (Росархив) от 17.03.98 № 19 утверждено «Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации».

Министерствам и ведомствам Российской Федерации рекомендова­но на основе Примерного положения разработать индивидуальные по­ложения о центральных экспертных комиссиях и по согласованию с Росархивом ввести их в действие.

Центральные экспертные комиссии создаются для того, чтобы обеспечить сохранность ценных исторических документов, образую­щихся в деятельности федеральных органов государственной власти, организацию и проведение методической работы по экспертизе ценно­сти документов и отбору их на постоянное государственное хранение.

Правовыми основаниями разработки и внедрения Примерного по­ложения о ЦЭК является то, что Росархив, согласно Положению о Госу­дарственной архивной службе России (ныне Федеральная архивная служба России), обязан обеспечивать государственное регулирование развития архивного дела в стране, осуществлять межотраслевую коорди­нацию деятельности государственных и ведомственных архивов и кон тролировать соблюдение законодательства Российской Федерации в об­ласти архивного дела.* Его главными задачами являются формирование, обеспечение сохранности и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также координация деятельности федеральных органов государственной власти в области архивного дела и делопроиз­водства, развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

* Законодательную базу архивного дела России составляют Федеральный закон «Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Россий­ской Федерации и архивах» (1993 г.) и аналогичные законы субъектов Россий­ской Федерации.

Министерства и ведомства обязаны в течение определенного вре­мени сохранять ценную документацию, вышедшую из оперативного использования в управлении, в ведомственных архивах. Право опреде­лять ценность документов на основании их экспертизы принадлежит Федеральной архивной службе, для чего она разрабатывает и утвержда­ет типовые перечни документов, подлежащих передаче на государст­венное хранение; федеральные органы государственной власти разраба­тывают и утверждают по согласованию с Росархивом ведомственные перечни документов со сроками хранения.

Федеральные органы власти (за исключением специально оговоренных в «Положении об Архивном фонде Российской Федерации» органов, ко­торые осуществляют хранение документов на особых условиях) хранят документы в течение 15 лет, а затем в упорядоченном виде, в соответствии с требованиями архивной обработки, передают их в федеральные государ­ственные архивы.

Эти документы включаются в государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам.

Центральная экспертная комиссия министерства (ведомства) осущест­вляет организационно-методическое руководство и контроль за всеми процедурами определения ценности документов, обеспечения их сохран­ности и учета, архивной обработки и описания, передачи документов из делопроизводства в ведомственный архив, передачи документов на госу­дарственное хранение.

Общие положения

1.1 Постоянно действующая ЦЭК создается для:

организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хра­нение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в министерстве, ведомстве, их структурных подразделениях,* в подведомственных им учреждениях, организациях, предприятиях;** осуществления методического руководства и координа­ции деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных отрас­левых организаций и учреждений.

* В структурных подразделениях центрального аппарата министерства, ведомства могут быть созданы экспертные комиссии, работающие под методическим руко­водством ЦЭК.

** Далее вместо «подведомственные государственные учреждения, организации и предприятия» употребляется «подведомственные государственные организации».

1.2 Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при руководстве федерального министерства, ведомства. Решения Ко­миссии вступают в силу после их утверждения руководством министер­ства, ведомства. В необходимых случаях (см. п. 2.8. и 2.9 Положения) решения ЦЭК вступают в силу только после их согласования или ут­верждения соответствующим учреждением системы Федеральной ар­хивной службы России (Росархив).

1.3 Персональный состав ЦЭК назначается приказом руководителя министерства, ведомства из наиболее квалифицированных сотрудников основных структурных подразделений под председательством одного из заместителей руководителя.

В состав ЦЭК включаются: заведующий ведомственным архивом (ответственный за архив) — секретарь комиссии, представитель дело­производственной службы министерства, ведомства, представитель со­ответствующего архивного учреждения.

В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.

1.4 В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством России, основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами федерального министерства, ведомства, нормативно-методическими документами Росархива, положением о ЦЭК министерства, ведомства.

В соответствии с настоящим примерным положением федераль­ное министерство, ведомство разрабатывает конкретное положение о своей ЦЭК, которое после согласования с Росархивом утверждается приказом руководителя министерства, ведомства одновременно с ут­верждением персонального состава ЦЭК.

Функции ЦЭК

ЦЭК осуществляет следующие функции:

2.1 Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, обра­зующихся в процессе деятельности министерства, ведомства и подве­домственных им организаций.

2.2 Рассматривает предложения и в установленном порядке пред­ставляет свои решения об изменении или уточнении сроков хране­ния документов, предусмотренных действующими нормативно-мето­дическими пособиями, а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методичес­кими пособиями.

2.3 Осуществляет методическое руководство работой ЭК структур­ных подразделений и ЭК подведомственных организаций своей отрас­левой системы.

2.4 Рассматривает предложения и выносит рекомендации по мето­дическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.5 Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации (в том числе НТД и спецдокументации) в министерстве, ведомстве и подведомственных им организациях.

2.6 Оказывает содействие и методическую помощь в работе специа­листов отрасли:

• по выявлению владельцев личных архивов в учреждениях и орга­низациях отрасли, по возможной передаче ими дневников, запи­сей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;

• по выявлению и возврату в Россию документов по истории Рос­сии и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за границами России;

• по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли всех уровней) с целью создания устной истории своей отрасли.

2.7 Рассматривает и выносит решение об одобрении:

• сводных описей дел постоянного срока хранения, в том числе спецдокументации;

• перечней проектов, проблем (тем) научно-технической докумен­тации постоянного срока хранения;

• актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

• актов об утрате или неисправимом повреждении документов по­стоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

• описей на документы по личному составу;

• графиков подготовки и передачи документов на госхранение;

• нормативно-методических пособий по работе с документами (пе­речней документов со сроками хранения, классификаторов, ин­струкций по делопроизводству, номенклатур дел, памяток и пра­вил по работе с документами);

• отраслевых списков видов учреждений и организаций, являю­щихся и не являющихся источниками комплектования Архив­ного фонда Российской Федерации.

2.8 Представляются на рассмотрение в Росархив:

• предложения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

• перечни документов со сроками хранения;

• отраслевые списки видов подведомственных учреждений и орга­низаций, являющихся и не являющихся источниками комплек­тования Архивного фонда Российской Федерации;

• акты на уничтожение документов, созданных до 1945 г. включи­тельно;

• положения о ЦЭК и центральном архиве;

• примерные и типовые номенклатуры дел;

• инструкции по делопроизводству.

2.9 Представляются в соответствующие архивные учреждения на ут­верждение:

• описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специ­альная документации);

• перечни проблем (тем) научно-технической документации посто­янного срока хранения;

• перечни документов, подлежащих передаче в госархивы, на со­гласование;

• номенклатуры дел министерства (ведомства);

• описи дел по личному составу.

2.10 Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников центрального аппарата и подведомственных учрежде­ний консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприя­тий по повышению их деловой квалификации.

Права ЦЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право:

3.1 В пределах своей компетенции давать рекомендации структур­ным подразделениям министерства, ведомства и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирова­ния дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, по­рядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2 Запрашивать от руководителей структурных подразделений ми­нистерства, ведомства, подведомственных организаций:

• письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незакон­ного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

• документы, необходимые для определения сроков хранения до­кументов.

3.3 Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений министерства, ведомства, руководителей подведомствен­ных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивно­му хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности доку­ментов, о причинах утраты документов.

3.4 Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, подведомствен­ных организаций, а также представителей соответствующего архивного учреждения.

3.5 Информировать руководство министерства, ведомства и подве­домственных организаций по вопросам своей компетенции.

3.6 Представлять в установленном порядке министерство, ведомство в учреждениях Федеральной архивной службы России.

Организация работы ЦЭК

4.1 ЦЭК федерального министерства, ведомства работает в контакте с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве.*

* ЦЭК министерств и ведомств субъектов Российской Федерации работают с органами Росархива на местах, с соответствующими госархивами.

4.2 ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством мини­стерства, ведомства.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все за­седания комиссии протоколируются.

4.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются право­мочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При раз­делении голосов поровну решение принимают председатель ЦЭК и руководство федерального министерства, ведомства (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря ко­миссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секрета­ря комиссии.

Приложение 7