ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ОРГАНИЗАЦИИ

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Росархива

от 19.01.1995 №2

Общие положения

1.1 Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов (определению сроков их хранения), отбору дел на хранение и уничтожение создается действующая на постоянной основе эксперт­ная комиссия (ЭК) организации.

1.2 Экспертная комиссия является совещательным органом при руководителе организации, который утверждает принятые комиссией решения.

1.3 В своей работе ЭК руководствуется законодательными актами Российской Федерации по архивному делу, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы, перечнями докумен­тов со сроками хранения и настоящим положением.

1.4 Председателем экспертной комиссии является один из замести­телей руководителя организации, секретарем — заведующий архивом (лицо, ответственное за архив).

Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя органи­зации из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих струк­турных подразделений организации, включая представителя делопроизвод­ственной службы (канцелярия, секретариат, общий отдел и т. п.).

Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1 Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства, определение сроков хранения документов при составлении номенклатуры и формировании дел.

2.2 Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3 Рассмотрение результатов отбора дел на хранение и уничтожение, утверждение (одобрение) проектов, соответствующих документов, состав­ляемых после завершения этой работы.

2.4 Контроль за обеспечением сохранности, формированием и упо­рядочением документов в структурных подразделениях организации.

Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1 Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов, подготовке их к архивному хранению, а также по разработке номенклатур дел и других нормативно-методических доку­ментов, регламентирующих деятельность архива и делопроизводствен­ной службы организации.

3.2 Организует ежегодный отбор документов на хранение и уничто­жение.

3.3 Рассматривает и принимает решения об одобрении (утверждении):

• проектов номенклатур дел (сводной и по структурным подразде­лениям организации);

• описей на дела постоянного хранения, на документы по личному составу, а также на дела временного (свыше 10 лет) хранения, под­лежащие передаче в архив организации;

• описей на дела, подлежащие передаче на государственное хране­ние в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (эти описи затем направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии указанного ар­хивного учреждения);

• актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальней­шему хранению;

• предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий (видов) документов, установленных действующими перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных пе­речнями (предложения в установленном порядке направляются на рассмотрение соответствующего учреждения Государственной ар­хивной службы).

3.4 Совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом (ответственным лицом) осуществляет контроль за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений и качеством подготовки документов к передаче в архив организации.

Организует инструктаж, оказывает консультативно-методическую и практическую помощь работникам организации и подведомственных ей учреждений по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.

Права ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1 В пределах своей компетенции давать рекомендации структур­ным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопро­сам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизвод­стве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел по­стоянного хранения и по личному составу, упорядочения и оформле­ния документов.

4.2 Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных Подразделений о состоянии работы по отбору и подготовке дел к ар­хивному хранению, обеспечению их сохранности и учета, о выполне­нии действующих требований по оформлению документов и формиро­ванию дел в делопроизводстве.

4.3 Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представите­лей Государственной архивной службы и других организаций.

4.4 ЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачест­венно и небрежно подготовленные документы.

4.5 Информировать руководство организации по вопросам, отно­сящимся к компетенции комиссии.

Содержание

Предисловие....................................................................................................................................................... 3

1. Основные понятия................................................................................................................................... 4

2. Возникновение и развитие отечественного делопроизводства................... 11

2.1. Делопроизводство в Древнерусском государстве (X—XI вв.) и в период феодальной раздробленности (XI—XV вв.)......................................................................................................................... 11

2.2. Приказное делопроизводство (XVI—XVII вв.)..................................................................................... 11

2.3. Делопроизводство в учреждениях России XVIII в. (коллежское делопроизводство)................ 14

2.4. Делопроизводство в учреждениях России XIX — начала XX вв. (министерское делопроизводство)............................................................................................................................................. 17

2.5. Государственное делопроизводство в советскую эпоху................................................................. 20

3. Современное государственное регулирование делопроизводства.......... 25

3.1. Законодательное регулирование делопроизводства......................................................................... 25

3.2. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства....................................................... 26

4. Оформление управленческих документов...................................................................... 29

4.1. Общие требования....................................................................................................................................... 29

4.2. Форматы бумаги и поля............................................................................................................................. 31

4.3. Бланки документов.................................................................................................................................... 33

4.4. Правила оформления отдельных реквизитов документов................................................................ 36

4.5. Требования к изготовлению документов............................................................................................. 47

5. Составление документов................................................................................................................ 49

5.1. Требования к тексту документа.............................................................................................................. 49

5.2. Подготовка документов на компьютере.............................................................................................. 53

6. Особенности языка и стиля служебных документов........................................... 62

6.1. Нормы официально-делового стиля....................................................................................................... 62

6.2. Редакторская правка служебных документов.................................................................................... 74

7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов..................................................................................................................................................................................... 79

7.1. Организационные документы.................................................................................................................. 79

7.2. Распорядительные документы................................................................................................................. 85

7.3. Протокол........................................................................................................................................................ 89

7.4. Информационно-справочные документы............................................................................................. 95

8. Организация службы делопроизводства........................................................................ 103

8.1. Общие требования..................................................................................................................................... 103

8.2. Организационные формы работы с документами............................................................................. 104

8.3. Типовые организационные структуры службы делопроизводства............................................... 105

8.4. Задачи и функции службы делопроизводства.................................................................................... 106

8.5. Функции структурных подразделений службы делопроизводства.............................................. 107

8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства.................................................... 109

8.7. Нормативная регламентация службы делопроизводства.............................................................. 110

8. 8. Условия труда........................................................................................................................................... 116

9. Организация документооборота............................................................................................ 118

9.1. Проблема совершенствования документооборота.......................................................................... 118

9.2. Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-методическая регламентация... 119

9.3. Основные правила организации документооборота в учреждении............................................. 121

9.4. Прием, обработка и распределение поступающих документов..................................................... 124

9.5. Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами.......................... 126

9.6. Правила обработки исходящих документов...................................................................................... 128

10. Регистрация документов............................................................................................................ 129

10.1. Значение и задачи регистрации документов.................................................................................... 129

10.2. Общие правила регистрации документов......................................................................................... 130

10.3. Формы регистрации документов......................................................................................................... 131

10.4. Автоматизированные системы регистрации................................................................................... 133

11. Информационно-справочная работа по документам....................................... 137

12. Контроль за исполнением документов.......................................................................... 140

12.1. Значение и виды контроля.................................................................................................................... 140

12.2. Формы контроля. Сроковая картотека............................................................................................... 142

12.3. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов.................................. 143

13. Работа с письмами и обращениями граждан............................................................ 146

14. Организация текущего хранения документов........................................................ 151

14.1. Номенклатура дел.................................................................................................................................. 151

14.2. Формирование дел.................................................................................................................................. 157

14.3. Хранение дел............................................................................................................................................ 159

15. Подготовка дел к архивному хранению........................................................................ 161

15.1. Экспертиза ценности документов..................................................................................................... 161

15.2. Оформление дел....................................................................................................................................... 165

15.3. Составление описей дел....................................................................................................................... 167

15.4. Порядок передачи дел в архив.............................................................................................................. 168

16. Хранение документов в электронной форме............................................................. 170

16.1. Систематизация документов.............................................................................................................. 170

16.2. Обеспечение сохранности документов в электронной форме.................................................... 171

16.3. Архивное хранение................................................................................................................................. 173

Перечень нормативных актов....................................................................................................................... 176

Библиографический список........................................................................................................................... 178

Приложения....................................................................................................................................................... 179