Система обліку бібліотечного фонду

Проект 22-07-04

І Н С Т Р У К Ц І Я

З обліку бібліотечних фондів України

Основні терміни і поняття

Акт перевірки фонду – документ, що містить підсумки з перевірки бібліотечного фонду, висновки і пропозиції комісії з перевірки.

База даних – сукупність даних тривалого зберігання та постійного використання фондів, що дозволяє отримувати, накопичувати та надавати інформацію за запитами користувачів.

Балансова вартість фонду – вартість бібліотечного фонду, що відображена в документах бухгалтерського обліку.

Бібліотечний фонд – упорядковане зібрання документів, що зберігаються у бібліотеці.

Вилучення – виключення документів тимчасового зберігання з бібліотечного фонду та таких, що стали непридатними для подальшого використання: морально застарілі, зношені, пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха (за умови, що їхнє відновлення є неможливим або економічно недоцільним), передані як непрофільні, надмірно дублетні до інших бібліотек, виявлені як недостача у результаті переобліку.

Документ – матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації, зафіксованої на папері, магнітній кінофотоплівці, оптичному диску, або іншому носієві.

Дублетність (багатоекземплярність) документів – можливі надлишкові примірники документів, що з часом перестали відповідати рівню попиту і потребам користувачів бібліотеки. Треба відрізняти заплановану при комплектуванні дублетність і понаднормовані дублетні примірники.

Зношеність (ветхість) документа – це документ, що є у непридатному для подальшого використання і реставрації стані, викликаному природним його старінням, зношеністю в результаті використання, втрати експлуатаційних якостей через псування, перебування у непристосованих приміщеннях, пошкоджених під час стихійного лиха або інших техногенних ситуацій.

Інвентарна книга – перелік та опис документів фонду у порядку їхнього надходження.

Індивідуальний облік фонду – обліккожного окремого примірника документа, що надійшов до бібліотеки або вибуває з неї в інвентарній книзі, або в іншій формі індивідуального обліку.

Коефіцієнт індексації фондів – числовий множник, що застосовується при розрахунках вартості бібліотечних фондів, затверджений Урядом України.

Конволют – збірник, складений із різних самостійних видань (книг, журналів, брошур, газетних статей, рукописів), оправлений в єдиний том.

Метрополиця – міжнародна одиниця обліку обсягу бібліотечного фонду, що вимірюється як 1м стелажної полиці, зайнятої виданнями чи іншими документами.

Надходження документа – процедура залучення до фонду документа, отриманого тим чи іншим шляхом комплектування, після звіряння з замовленням і перевірки примірника на дефектність.

Назва– кожне нове чи повторне видання, інший документ, що відрізняється від решти заголовком, вихідними даними, іншими елементами оформлення. Облік у назвах є обов’язковим для документів на будь-якому носієві.

Облік бібліотечного фонду – комплекс операцій, що забезпечує фіксацію відомостей про обсяг, склад і рух фонду за встановленими правилами.

Одиниця обліку фонду – примірник, назва, підшивка, комплект, що приймається за облікову одиницю у відповідності з Міждержавним стандартом 7.20.- 2000 «Бібліотечна статистика».

Перевірка фонду (переоблік) – звіряння кожної одиниці бібліотечного фонду з документами індивідуального обліку з метою встановлення наявності у фонді документів, зареєстрованих у облікових формах.

Примірник – кожна окрема одиниця документа, що надходить у фонд, або вибуває з нього.

Реєстрація (документа) – внесення до інвентарної книги запису про документ, призначений для зберігання.

Ринкова вартість (документа) – вартість, що складається на ринку документів з урахуванням економічної ситуації, тенденцій попиту, пропозицій, конкуренції.

Сумарний облік фонду – облік партій документів, що надходять до бібліотеки, або вибувають з неї, за одним супровідним документом (рахунком, актом тощо), що здійснюється з метою одержання загальних відомостей про склад фонду

1. Загальні положення

1.1. Дана Інструкція є обов’язковою для виконання всіма бібліотеками України різних відомчого підпорядкування та форм власності.

1.2 Облік бібліотечного фонду ведеться з метою встановлення кількості документів, у підрозділах та по бібліотеці в цілому, відбиває надходження документів та їхнє вибуття, забезпечує контроль за зберіганням, наявністю та рухом документів, сприяє оптимальному формуванню і використанню бібліотечного фонду. Він є основою для державного статистичного обліку, звітності, планування.

1.3. До обліку бібліотечних фондів висуваються такі вимоги:

· Повнота та достовірність облікової інформації.

· Документоване оформлення кожного надходження і вибуття з фонду.

· Сумісність засобів і форм обліку, їхня надійність в умовах застосування традиційної і автоматизованої технології.

· Відповідність показників обліку бібліотечного фонду аналогічним показникам державної статистики.

1.4. Процес обліку бібліотечного фонду включає: приймання документів у відповідності з формами, затвердженими в бібліотеці; штемпелювання (маркирування); реєстрацію при надходженні, переміщенні, вибутті, а також перевірку наявності документів у фонді.

1.5. Облікова інформація як у традиційній, так і в електронній формах має однакову юридичну силу.

Система обліку бібліотечного фонду

2.1. Система обліку бібліотечного фонду включає:

а) внутрібібліотечний облік фондів всіх підрозділів бібліотеки або централізованої бібліотечної системи;

б) спеціалізований державний облік окремих категорій документів:

- рідкісних і цінних документів, що включаються до Державного реєстру національного культурного надбання;

- архівних документів, що знаходяться у фондах бібліотек;

в) державний статистичний облік бібліотечного фонду за формою 6-НК;

2.2. Бібліотеки загальнодержавного значення, які у відповідності з Законом України «Про обов’язковий примірник документів» отримують обов’язкові безоплатні примірники документів, зберігають їх у фонді постійно. Ці бібліотеки не мають права списувати отриману літературу*. У випадку ліквідації такої бібліотеки її фонд передається іншій бібліотеці – фондоутримувачу безоплатного обов’язкового примірника документа.

2.3. Облік цінних і рідкісних документів здійснюється згідно з “Інструкцією про порядок відбору рукописних книг, рідкісних і цінних видань бібліотечних фондів до Державного реєстру національного культурного надбання”, затвердженою Наказом Міністерства культури і мистецтв України № 708 від 20.ХІ. 2001 р.

2.4. Облік архівних документів, що постійно зберігаються у фондах бібліотек, здійснюється у відповідності з “Положенням про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду” та даною Інструкцією.