Перевірка бібліотечного фонду

9.1. Перевірка бібліотечного фонду може бути обов’язковою і зараховується як планова: у разі реорганізації або ліквідації бібліотеки, при зміні матеріально-відповідальної особи, виявленні фактів зловживань чи псування документів, за фактами стихійного чи техногенного лиха або інших ситуацій, що викликані екстремальними умовами. В подібних випадках, при значних втратах та неможливості реально установити заподіяну шкоду, допускається переінвентаризація бібліотечного фонду.

9.2. Планові перевірки бібліотечного фонду здійснюються в такі терміни:

- найбільш цінні фонди, що зберігаються у сейфах чи закритих шафах – щорічно,

- рідкісні , цінні фонди (вибірково) – один раз у 5 років;

- фонди бібліотек обсягом до 100 тис. облікових одиниць – один раз у 7 років;

- фонди бібліотек від 100 до 200 тис. облікових одиниць – поетапно у вибірковому порядку з завершенням перевірки раз у 10 років;

- фонди бібліотек від 200 тис. до 600 тисяч облікових одиниць – поетапно у вибірковому порядку з завершенням перевірки раз у 15 років;

- фонди бібліотек від 600 тисяч облікових одиниць до 1 млн. облікових одиниць – поетапно, у вибірковому порядку, з завершенням перевірки всього фонду – протягом 20 років;

- фонди понад 1 млн. облікових одиниць – поетапно, у вибірковому порядку, з завершенням перевірки всього фонду – протягом 20 – 25 років.

9.3. Перевірка бібліотечного фонду або його частини при заміні керівника бібліотеки чи структурного підрозділу, що має бібліотечні фонди, вважається черговою плановою перевіркою.

9.4. Перевірка завершується складанням акта з пояснювальною запискою і списком відсутніх документів.

9.5. Результати перевірки, зафіксовані в акті, розглядаються комісією, створеною за наказом керівника установи, склад якої визначає “Типова інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ”.

9.6. Недостача документів, виявлена в результаті перевірки, коли конкретні винуватці не встановлені, списуються з балансу лише після ретельної перевірки, відсутності винних осіб і вжиття потрібних заходів задля недопущення фактів втрат у подальшому згідно з Типовою Інструкцією про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ.

Діловодство з питань організації обліку фонду бібліотеки

10.1. Основна документація (інвентарні книги, книги сумарного обліку бібліотечного фонду, індикаторний каталог, акти), за якою здійснюється облік, підлягає збереженню як документ суворої звітності.

10.2. Інформація з традиційних облікових документів може бути одночасно оформлена в електронному варіанті.

10.3. Зміни, що вносяться до облікових документів (внаслідок помилок, заміни інвентарних номерів, переписування реєстраційних карток тощо) здійснюються з дозволу керівництва установи, якій підпорядкована бібліотека, і документально оформляються (розпорядженням, службовою запискою та ін.).

10.4. Для певних категорій документів, що забезпечують облік і збереження фондів, встановлюються такі терміни збереження (див. таблицю).

Перелік облікових документів із зазначенням термінів їхнього зберігання

* у т. ч. на електронних носіях

** термін зберігання вираховується з першого січня року, наступного після завершення перевірки бібліотечного фонду.

*** наукова бібліотека рішення про термін зберігання цих документів приймає самостійно.

10.5 Після закінчення термінів збереження облікові документи підлягають знищенню в установленому порядку.

Додаток 1а