Скласти алгоритм роботи адміністратора у години прийому громадян та роботи з пояснювальними записками працівників

Організовуючи прийом громадян адміністратор зобов'язаний: 1) знати коло осіб, що мають доступ до керівника у будь-який час; 2) довести до відома всіх співробітників своєї установи години їх прийому керівником по поточних справах.

Адміністратор повинен записати день і годину прийому напередодні нагадати про нього керівникові. У іншому ж випадку адміністратор повинен з’ясувати у відвідувача, з якої організації і у якій справі він прибув, і у разі потреби направити його до відповідного співробітника. Якщо ж питання, що цікавить відвідувача, відноситься до компетенції даного керівника, адміністратор докладає про відвідувача, у разі ж відсутності або зайнятості керівника домовляється з відвідувачем про новий термін.

Адміністратор при цьому обов'язково повинен записати дату і годину прийому, а так само прізвище і посаду відвідувача, назву установи, де він працює, а телефон і адреса. Адміністратор називає відвідувачеві своє прізвище і дає номер телефону для термінових довідок або повідомлень.

Пояснювальна записка — це документ, який адресований керівнику організації для пояснення дійсної ситуації, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а у деяких випадках — за ініціативою працівника.
Якщо пояснювальна записка направляється керівнику іншої організації, то вона складається на бланку і реєструється. На практиці пояснювальною запискою також називають другу частину документу (звіту, плану, проекту) або один із додатків до нього. Якщо така пояснювальна записка має самостійне значення і відокремлена від основного документа, її складають на бланку організації. Залежно від змісту і призначення пояснювальні записки діляться на дві групи:службові;особисті записки працівників з приводу їх поведінки, роботи.

6. Скласти і проаналізувати план діяльності організації за місяць, скласти органайзер керівника фірми на день.

Органайзер — невелика книга, що містить календар, адресну книгу і блокнот, служить для організації інформації про персональні контакти і події. З розвитком інформаційних технологій книга отримала електронний вигляд з додатковими функціями: нагадування про майбутні події, захист і синхронізація інформації. Він покликаний зберегти всю потрібну інформацію, а разом з тим - якомога краще організувати робочий день ділової людини. Також передбачені функції: "Телефонна книжка" (їх може бути навіть дві - для ділових і особистих номерів), "Візитна картка", "Нотатки", "Щоденник" (з будильником і щоденним розкладом справ), "Калькулятор".

7. Створити рекламу продукції яку виготовляє підприємство та дизайн кабінету керівника.

Реклама – це цілеспрямована передача інформації не особистого характеру, спрямована на покупця з метою просування інформації на ринку за відповідну плату. Головним завданням товарної реклами є формування і стимулювання збуту товарів.

Реклама вирішує такі завдання: розповсюдження інформації про товар та фірму; зворотній зв’язок з потенційними покупцями для повного інформування їх про товар; активний вплив на прийняття рішень що до купівлі; допомога працівникам служби збуту підчас переговорів з клієнтами.

На ТОВ «Істр» найчастіше використовують друкований вид: каталогів, буклетів і проспектів. Друкована реклама розповсюджується різноманітними шляхами: через пошту, доставка без посередньо на підприємства, виставки та ярмарки.

Реклама основний носій розповсюдження інформації про товар.

Кабінет керівника — найважливіша частина офісу будь-якої організації. Крім ухвалення рішень, тут проводять переговори з діловими партнерами, укладають договори. Тому дизайн кабінету повинен бути продуманий до дрібниць, починаючи вибору стилю меблів і закінчуючи її розстановкою.

Стіл керівника, як правило, більш масивний, товщина стільниці в 1,5-2 рази товще звичайною, в основному від 25 мм.

Проектом передбачено дизайнерське оформлення кабінету керівника в стилі сучасної класики. Інтер’єр насичено авторськими меблями з використанням горіхового шпону з яскраво вираженою текстурою. Світильники від провідних європейських виробників контрастують з кришталевими люстрами 50-х років. Елементами декорування є твори сучасного мистецтва, текстиль на вікнах, килими. Акцент поставлено на колористиці приміщення: стіни теплого сірого кольору, стеля – насиченого темно-сірого, що додає кабінету особливої величі.