Глава 4. Організація оброблення банкнот на автоматизованій системі BPS-3000

4.1. Адміністратор на початку кожної робочої зміни має зареєструватися в автоматизованій системі, перевірити відповідність параметрів сортування банкнот затвердженим у встановленому порядку їх значенням. У разі їх невідповідності викликати інспектора з питань захисту для визначення причин і усунення невідповідності. Після цього адміністратор установлює відповідну конфігурацію параметрів оброблення банкнот, визначає склад операторів-касирів, які матимуть доступ до автоматизованої системи протягом зміни, відкриває зміну і передає систему оператору-касиру для проведення оброблення банкнот. Адміністратор протягом робочої зміни організовує і контролює технологічний процес оброблення банкнот на всіх автоматизованих системах, що є в його веденні.

4.2. Протягом робочої зміни оброблення банкнот на автоматизованій системі проводять касири-оператори, що призначені адміністратором. Передавання-приймання готівки із грошового сховища для оброблення на автоматизованих системах здійснюють матеріально відповідальні особи із записом у книзі обліку видачі із грошового сховища банкнот для оброблення на системі BPS-3000 та повернення їх до сховища (додаток 44), а касири-оператори – у книзі обліку прийнятої і виданої готівки та інших цінностей.

4.3. Після відкриття адміністратором зміни касир-оператор, якого адміністратор призначив першим працювати на автоматизованій системі, реєструється в системі й розпочинає оброблення банкнот відповідно до інструкції з експлуатації автоматизованої системи в режимах та за параметрами, установленими адміністратором. Під час розпаковування пачок із банкнотами і укладання корінців на стіл подачі касир-оператор особливу увагу звертає на цілісність бандеролей і наявність на них усіх відповідних реквізитів. Корінець із пошкодженою бандероллю або з відсутніми на бандеролі реквізитами перед завантаженням в автоматизовану систему перевіряється в присутності адміністратора за допомогою автономних пристроїв. Упаковка та накладка пачки, у якій було виявлено такий корінець, зберігається до кінця перевірки. У разі невідповідності вкладення складається акт про розбіжності в двох примірниках, які засвідчуються підписами касирів-операторів та адміністратора, і затверджуються керівником, якому вони безпосередньо підпорядковуються. Перший примірник акта разом із бандероллю корінця, упаковкою пачки та верхньою накладкою надсилається відповідному банку, другий – подається до відділу готівкового обігу для оформлення і відображення в бухгалтерському обліку сум недостач, надлишків.

(пункт із змінами, внесеними постановою Правління Національного

банку України від 31.03.2005 № 105, реєстр. № 1113 від 01.04.2005)

4.4. Касири-оператори, які працюють на МРД системи BPS-3000, реєструються і розпочинають дооброблення котушок повернення, які вони одержали на початку робочого дня з грошового сховища і протягом зміни від касирів-операторів системи BPS-3000.

4.5. Передавання-приймання протягом зміни між касирами-операторами системи BPS-3000 та операторами МРД котушок повернення здійснюється із записом у книзі обліку прийнятої і виданої готівки та інших цінностей на підставі звіту про статус котушки МРД. Зворотне здавання банкнот після оброблення котушок повернення здійснюється із записом у книзі обліку прийнятої і виданої готівки та інших цінностей за наявною сумою банкнот на підставі кінцевого звіту про статус котушки МРД та звіту про розбіжності МРД.

У разі бригадної форми організації праці на системах BPS-3000 члени бригади обробляють котушки повернення своєї бригади без запису в книгах обліку прийнятої та виданої готівки та інших цінностей.

4.6. Банкноти, що надходять з котушки повернення, касир-оператор перевіряє на справжність (із застосуванням відповідних пристроїв), на наявність пошкодження та за потреби вирівнює загини та загнуті кути і роз`єднує банкноти, що склеїлися. Кожен карман котушки касир-оператор обробляє окремо. Наступний карман котушки може бути оброблений лише після завершення оброблення попереднього кармана. Якщо під час оброблення кармана котушки повернення автоматизована система вимагає підтвердження даних уводу, то касир-оператор викликає адміністратора. Адміністратор перевіряє відповідність кількості банкнот, що надійшли з кармана котушки повернення, цифровому значенню, що введене касиром-оператором до автоматизованої системи, та здійснює аналіз відповідних машинних протоколів для виявлення причини невідповідності.

4.7. У разі виявлення розбіжностей (недостачі, надлишку, сумнівної банкноти або наявності банкноти іншого номіналу) касир-оператор МРД з відповідної бандеролі вводить до автоматизованої системи такі реквізити: код банку, якщо немає, то номер електронної пошти, прізвище касира, який сформував корінець, якщо немає, то код касира або код бригади, та дату формування корінця, а за сумнівними банкнотами додатково вводить до екранної форми звіту про розбіжності кількість невизначених об’єктів у графу “Інші об’єкти“. Після цього роздруковує звіт про розбіжності МРД, який засвідчується підписами касира-оператора та адміністратора.

На підставі звіту про розбіжності складається акт про розбіжності у двох примірниках, які засвідчуються підписами касира-оператора МРД та адміністратора і затверджуються керівником, якому вони безпосередньо підпорядковуються.

(пункт в редакції постанови Правління Національного банку України

від 31.03.2005 № 105, реєстр. № 1113 від 01.04.2005)

4.8. За сумнівними банкнотами касир-оператор МРД складає довідку про вилучення (прийняття) банкнот (монет) для дослідження, оформлення якої здійснюється за формою, установленою Інструкцією про касові операції. У довідці обов`язково зазначаються серія, номер та рік випуску кожної такої банкноти.

Перші примірники акта про розбіжності, що складений за сумнівними банкнотами, та довідки разом із цими банкнотами та пакувальним матеріалом передаються матеріально відповідальним особам за книгою обліку прийнятої і виданої готівки та інших цінностей для подальшого передавання на розгляд експерту. Другі примірники акта та довідки передаються бухгалтеру для оформлення і відображення в бухгалтерському обліку. Бухгалтер на підставі акта про розбіжності складає видаткові касові ордери, а на підставі довідки – прибутковий позабалансовий ордер, які повертаються до каси для включення в документи дня за операціями в оборотній касі та грошовому сховищі.. За видатковим касовим ордером касир-оператор МРД одержує банкноти з оборотної каси.

(пункт в редакції постанови Правління Національного банку України

від 31.03.2005 № 105, реєстр. № 1113 від 01.04.2005;

(абзац другий змінено постановою Правління Національного банку України

від 29.09.2005 № 347 , реєстр. № 1147 від 29.09.2005)

4.9. Перший примірник акта про розбіжності, що складений про недостачу або надлишки, разом із бандероллю корінця, у якому виявлена розбіжність, надсилається відповідному банку, другий – подається до відділу готівкового обігу для оформлення і відображення в бухгалтерському обліку сум недостачі, надлишків. На підставі акта про розбіжності бухгалтер оформляє на касира-оператора МРД прибутковий або видатковий касовий ордер. За цим ордером касир-оператор МРД у разі недостачі одержує банкноти з оборотної каси, а в разі надлишку – здає їх до оборотної каси.

(пункт в редакції постанови Правління Національного банку

України від 31.03.2005 № 105, реєстр. № 1113 від 01.04.2005)

4.10. Якщо під час уведення банкнот, що одержані з котушки повернення, касир-оператор МРД припустився помилки, то звіт про розбіжності МРД друкується лише в одному примірнику з поміткою “Помилка вводу” за підписом касира-оператора ручного дооброблення та адміністратора і передається касирам-операторам системі BPS-3000 для звітування за результатами оброблення котушки повернення.

4.11. Після завершення оброблення котушки повернення роздруковується кінцевий протокол звіту про стан котушки МРД. Касир-оператор звіряє наявні банкноти з даними цього протоколу з урахуванням даних протоколу звіту про розбіжності МРД. Після оброблення банкнот, що визнані справжніми, касир-оператор формує їх у корінці та пачки за встановленими правилами та разом із порожньою котушкою здає бригаді касирів-операторів системи BPS-3000 або матеріально відповідальним особам із записом у книзі обліку прийнятої і виданої готівки та інших цінностей. Після звітування касир-оператор МРД одержує та обробляє наступну котушку повернення. Усі котушки повернення, що сформовані протягом зміни, як правило мають бути оброблені протягом робочого дня, а в разі неможливості такого оброблення повинні бути оброблені на початку наступного робочого дня. У цьому разі в останній робочий день місяця всі котушки повернення повинні бути оброблені і не переходити як залишки необробленої готівки на наступний місяць.

(пункт із змінами, внесеними постановами Правління Національного

банку України від 31.03.2005 № 105, реєстр. № 1113 від 01.04.2005,

від 29.09.2005 № 347, реєстр. № 1147 від 29.09.2005)

4.12. Не оброблені до кінця зміни котушки повернення разом із звітом про статус котушки пристроя оброблення банкнот (далі – ПОБ) вкладаються касирами-операторами в інкасаторські мішки (кожна котушка в окремому мішку) і здаються до грошового сховища за надписами на ярликах із записами у книзі обліку видачі із грошового сховища банкнот для оброблення на системі BPS-3000 та повернення їх до сховища та книзі обліку прийнятої і виданої готівки та інших цінностей. На ярлику зазначаються реквізити касира-оператора або бригади операторів, дата, номінал і сума вкладеної готівки відповідно до звіту про статус котушки ПОБ.

(абзац другий виключено постановою Правління Національного банку

України від 31.03.2005 № 105, реєстр. № 1113 від 01.04.2005)

4.13. У разі виникнення в процесі оброблення банкнот нестандартної ситуації касир-оператор повинен діяти відповідно до вимог інструкції з експлуатації та дотримуватися вказівок, що виводяться на екран монітора автоматизованої системи. Під час виникнення потреби здійснення в ручному режимі повторного обандеролювання на автоматизованій системі сформованого корінця касир-оператор має попередньо перевірити кількість банкнот цього корінця.

У разі виявлення під час видачі автоматизованою системою пачки банкнот порушення цілісності упаковки корінців з випадінням окремих банкнот така пачка має бути повторно оброблена касиром-оператором у ручному режимі. Не допускається повторне оброблення такої пачки на автоматизованій системі.

(пункт в редакції постанови Правління Національного банку України

від 05.07.2006 № 247, реєстр. № 1215 від 06.07.2006)

4.14. Після завершення оброблення чергової партії банкнот усі банкноти вилучаються із автоматизованої системи. Касири-оператори під контролем адміністратора мають пересвідчитися в тому, що банкнот в автоматизованій системі не залишилося, перевіривши механізми подавання, транспортування, укладання банкнот, модулі вводу і виводу банкнот та інші вузли системи.

Вилучені повні пачки придатних банкнот, що були сформовані автоматизованою системою, остаточно пакуються касиром-оператором у встановленому порядку. Із корінців придатних банкнот, що вилучені із автоматизованої системи, касир-оператор формує (без перерахування корінців) відповідні пачки. На повних пачках проставляється штамп із зазначенням коду бригади та підпис касира, який їх пакував (штампом може користуватися будь- який з членів бригади, який здійснює пакування пачок банкнот).

Якщо під час пакування пачки банкнот у термоусадочну плівку виникає потреба (наприклад, під час пакування зношених банкнот) здійснити попереднє її обв’язування стрічкою з полімерного матеріалу, то в таких випадках відбиток пломбіра з кодом банку та касира на стрічку не ставиться.

Неповні корінці банкнот обробляються в установленому порядку та на бандеролях і накладках проставляється підпис та іменний штамп касира, який здійснював оброблення цих банкнот. Не допускається здійснення в ручному режимі на автоматизованій системі обандеролювання корінця, сформованого з банкнот неповних корінців, які вилучені із модулів виводу банкнот.

4.15. Після завершення оброблення банкнот роздруковуються відповідні балансові звітні протоколи, які підписують касири-оператори та адміністратор. Балансові звітні протоколи, за якими касири звітують за оброблену готівку, щоденно звіряються з електронними формами цих документів безпосередньо на автоматизованій системі посадовою особою управління готівкового обігу та касових операцій, на яку покладено ці обов’язки. Адміністратор перед підписанням звітних протоколів має перевірити відповідність наявної готівки, що є в підзвіті бригади, даним звітних протоколів, а потім організувати здавання касирами-операторами оброблених банкнот матеріально відповідальним особам сховища.

(главу доповнено новими пунктами 4.14 - 4.15 постановою Правління

Національного банку України від 05.07.2006 № 247, реєстр. № 1215 від 06.07.2006.

У зв’язку з цим пункти 4.14 – 4.18 уважати відповідно

пунктами 4.16 – 4.20)

4.16. Здавання касирами-операторами оброблених на системі BPS-3000 банкнот до грошового сховища здійснюється за їх фактичної наявності з відповідними записами в книзі обліку видачі з грошового сховища банкнот для оброблення на системі BPS-3000 та повернення їх до сховища та книзі обліку прийнятої і виданої готівки та інших цінностей. Сума банкнот, що утилізовані автоматизованою системою, списується з обліку касирів-операторів на підставі звіту “Баланс зміни” (рядок “шредер”).

4.17. На суму утилізованих банкнот матеріально відповідальна особа сховища оформляє на підставі документа “Баланс зміни” (рядок “шредер”) видатковий ордер (додаток 12).

(пункт в редакції постанови Правління Національного банку України

від 05.07.2006 № 247, реєстр. № 1215 від 06.07.2006)

4.18. У разі затору банкнот у зоні модуля утилізації касир-оператор зобов`язаний викликати адміністратора і під його керівництвом вжити заходів щодо його усунення відповідно до вимог інструкції з експлуатації та команд (повідомлень) системи, що виводяться на монітор касира-оператора. Якщо після виконання всіх процедур щодо ліквідації затору банкнот у касира-оператора залишаються вилучені банкноти (цілі або частково утилізовані), які не вимагаються автоматизованою системою для повернення (тобто вони зафіксовані системою як утилізовані), то вони передаються адміністратору. У цьому разі адміністратор викликає інспектора з питань захисту і в його присутності на підставі машинного документа-протоколу операцій відповідно до керівництва з експлуатації систем BPS-3000 пересвідчується, що вилучені банкноти зафіксовані автоматизованою системою як утилізовані. На підставі цього протоколу дані про вилучення банкнот у разі їх затору в зоні модуля утилізації вносяться до акта про вилучення із затору банкнот та їх утилізацію (додаток 45).

4.19. Утилізацію вилучених банкнот (зафіксованих автоматизованою системою як утилізовані) проводить того самого дня після завершення оброблення партії банкнот, отриманої касирами-операторами під звіт, комісія в такому складі: касири-оператори бригади, адміністратор, інспектор з питань захисту та призначений наказом по управлінню представник підрозділу банківської безпеки. Дані про здійснення утилізації вносяться до акта про вилучення із затору банкнот та їх утилізацію. Акт підписують касири-оператори, адміністратор та інспектор з питань захисту роботи автоматизованої системи, представник підрозділу банківської безпеки. Цей акт разом із протоколом ліквідації затору зберігається в підрозділі банківської безпеки територіального управління і використовується під час проведення контрольних перевірок або ревізій.

4.20. Наприкінці робочого дня адміністратор повинен сформувати файли електронних звітів для передавання їх у систему АРМ “Статзвітність”.

(доповнено пунктом постановою Правління Національного банку

України від 31.03.2005 № 105, реєстр. № 1113 від 01.04.2005)