Глава 4. Організація приймання і видачі цінностей з грошових сховищ

4.1. На підставі відповідно оформленого прибутково-видаткового ордера (додатки 18, 19) матеріально відповідальні особи готують потрібну суму готівки за номіналами для підкріплення оборотної каси.

4.2. Після кожного вкладення або вилучення банкнот і монет із запасів готівкиматеріально відповідальні особи зобов`язані шляхом перевірки впевнитися в тому, що фактичний залишок цінностей у шафах, на стелажах грошового сховища, за якими відбувся рух готівки, відповідає даним обліку (описів цінностей, що зберігаються у шафі, на стелажі (у візку, касетах).

4.3. На початку робочого дня, а за потреби протягом робочого дня матеріально відповідальні особи видають частину готівки оборотної каси, потрібну для забезпечення роботи видаткових та інших кас, й інші цінності завідувачу каси із відповідними записами в книзі обліку прийнятої і виданої готівки та інших цінностей. Залишок оборотної каси, що зберігався в опечатаних завідувачем каси візках, видається за надписами на ярликах до візків, а решта готівки – з перевіркою цілісності та правильності оформлення пачок і мішечків із монетою.

4.4. Готівка, що підлягає передаванню матеріально відповідальними особами інкасаторам територіальних управлінь для доставки підкріплень банкам, виноситься із грошового сховища згідно з описами цінностей.

4.5. У кінці робочого дня матеріально відповідальні особи приймають готівку і цінності від завідувача каси. За потреби можливе приймання готівки від завідувача каси протягом робочого дня.

4.6. Під час приймання готівки і цінностей у грошові сховища матеріально відповідальні особи (кожна особисто) перевіряють:

банкноти – за пачками і корінцями, за ярликами до касет, а монети – за мішечками,а також за написами на накладках і ярликах;

монети, що зберігаються на лотках, приймаються в зазначеній завідувачем каси сумі;

банкноти, що попередньо підготовлені для видачі, - за надписами на ярликах, прикріплених до мішків (візків, касет);

за надписами на ярликах до візків (мішків), попередньо упакованих касиром під контролем завідувача каси. У разі реалізації монет завідувачем каси – під контролем матеріально відповідальних осіб.

4.7. Під час вкладення готівки до грошового сховища матеріально відповідальні особи зобов`язані перевірити кількість одержаних пачок банкнот (кількість мішечків з розмінною монетою), кількість корінців у кожній пачці, правильність і цілісність упаковки, правильність оформлення накладки (ярлика) та наявність і чіткість відбитків пломбіра або кліше.

4.8. За наявності дефекту в оформленні чи упаковці готівка перераховується касиром каси перерахування під контролем матеріально відповідальних осіб.

4.9. У грошовому сховищі готівка кладеться у шафи, на стелажі із зазначенням залишку в описі цінностей, що зберігаються у шафі, на стелажі (у візку, касетах). Касети з банкнотами кладуться на стелажі або поза стелажами (на підлогу, піддони або у візки).

4.10. Банкноти та монети, інші цінності, можуть виноситися із грошових сховищ для проведення операцій з їх оброблення, перерахування і ревізій лише в приміщення касового вузла.

4.11. Видача цінностей із грошового сховища та їх приймання здійснюється під підпис у книзі обліку видачі із грошових сховищ готівки та інших цінностей для перерахування, ревізії та повернення до сховища, записи в якій проводяться за видами цінностей та в розрізі номіналів.

Матеріально відповідальна особа оформляє прибутково-видатковий ордер (додаток 18) на суму перерахованої готівки у зв’язку з її переведенням обліковування з одного індексу на інший.

(абзац другий в редакції постанови Правління Національного банку

України від 05.07.2006 № 247, реєстр. № 1215 від 06.07.2006)

4.12. Під час розміщення запасів готівки у двох і більше грошових сховищах відомість залишків банкнот і монет у запасах готівки ведеться за кожним сховищем окремо. Крім того, ведеться зведена відомість залишків банкнот і монет у запасах готівки. Наприкінці дня матеріально відповідальні особи мають впевнитися в тому, що фактична наявність цінностей у грошовому сховищі відповідає даним відомості залишків банкнот і монет у запасах готівки. Бухгалтерський облік готівки за кожним грошовим сховищем ведеться за окремими аналітичними рахунками.

4.13.Передавання готівки між бригадами матеріально відповідальних осіб, а також між сховищами здійснюється на підставі розпоряджень начальника відділу (управління) готівкового обігу і касових операцій або його заступника.

Переміщення готівки між грошовими сховищами оформляються прибутково-видатковими ордерами (додатки 18, 19), а між територіально відокремленими грошовими сховищами оформляються прибутковими ордерами (додатки 10, 11) та видатковими ордерами (додатки 12, 13) із залученням бригад інкасаторів.

(пункт в редакції постанови Правління Національного банку України

від 05.07.2006 № 247, реєстр. № 1215 від 06.07.2006)

4.14. Для переміщення запасів готівки між територіально віддаленими грошовими сховищами може залучатися структурний підрозділ перевезення цінностей та організації інкасації. Якщо виникає потреба в перевезенні готівки, то відділ (управління) готівкового обігу і касових операцій подає структурному підрозділу перевезення цінностей та організації інкасації відповідну заявку. Переміщення готівки між територіально віддаленими грошовими сховищами оформляється видатковими та прибутковими ордерами. Сума готівки, що перевозиться інкасаторами з одного грошового сховища в інше, зараховується на рахунок з обліку банкнот і монет у дорозі, що відправлені зі сховищ Національного банку. Підставою для списання суми перевезеної готівки з цього рахунку є прибутковий ордер на зарахування готівки до іншого грошового сховища.

Глава 5. Ревізія цінностей

5.1. Ревізія банкнот, монет та інших цінностей, що зберігаються в грошових сховищах і оборотнійкасі територіальних управлінь, а також перевірка порядку їх зберігання проводяться:

за розпорядженням (наказом) начальника територіального управління:

за станом на 1 січня кожного календарного року;

не менше ніж один раз на півріччя;

у разі зміни (у зв`язку із звільненням) матеріально відповідальних осіб.

В інших випадках – за розпорядженням (наказом) керівництва Національного банку.

5.2. Ревізія банкнот, монет та інших цінностей (далі – ревізія) проводиться комісією, що призначається згідно з письмовим наказом начальника територіального управління, за вказівкою якого проводиться ревізія, або за рішенням керівництва Національного банку. До проведення ревізії залучаються кваліфіковані працівники (один з них призначається керівником ревізії), які не пов`язані з виконанням операцій з цінностями і здали заліки на знання цієї Інструкції. За правильну організацію і виконання встановлених правил проведення ревізій відповідальність несе начальник територіального управління, який призначив ревізію.

Якщо ревізія проводиться через зміну складу бригад матеріально відповідальних осіб, то в ній беруть участь працівники відділу (управління) готівкового обігу і касових операцій.

5.3. Ревізія за розпорядженням начальника територіального управління може не проводитись, якщо:

у цьому півріччі здійснювалася ревізія цінностей працівниками Національного банку. Проміжок часу між ревізіями не повинен перевищувати шести місяців;

у цьому півріччі здійснювалася ревізія цінностей у зв`язку зі зміною складу матеріально відповідальних осіб.

5.4. Ревізія проводиться обов`язково в присутності матеріально відповідальних осіб. Якщо з якихось причин матеріально відповідальна особа не може взяти участі в проведенні ревізії, то це окремо зазначається в акті за підписами всіх учасників ревізії.

5.5. Ревізії не повинні порушувати порядку здійснення касових операцій відділу (управління) готівкового обігу і касових операцій територіального управління.

5.6. Ревізія проводиться без попередження з перевіркою всіх цінностей за станом на ту саму дату і в тій послідовності, яка виключала б можливість приховування розкрадання або недостач готівки та цінностей. Зразок відбитка печатки керівника ревізії надається охороні до початку ревізії.

5.7. Перед початком ревізії її керівник шляхом накладання відбиткапечатки на сургучіопечатує всі грошові сховища і сейфи, що розташовані в касовому вузлі, незалежно від наявності в них цінностей на час перевірки, контролює всю готівку оборотної каси, грошових сховищ, каси перерахування (ручного та автоматизованого оброблення) і готівку, за яку несуть відповідальність інкасатори.

5.8. До закінчення ревізії всієї готівки та інших цінностей доступ матеріально відповідальних осіб у грошові сховища дозволяється лише в присутності керівника ревізії, під контролем якого проводиться вкладення або вилучення готівки та цінностей у цей період. Якщо за один день неможливо здійснити ревізію всіх зазначених цінностей, то керівник ревізії після закінчення робочого дня разом із матеріально відповідальними особами проводить опечатування грошових сховищ і здає їх охороні в установленому порядку. Відбиток печатки керівника ревізії накладається на дощечку вище відбитка печаток матеріально відповідальних осіб.

5.9. Ревізія банкнот, монет, інших цінностейоборотної каси проводиться таким чином:

банкноти спочатку перевіряються за пачками і корінцями;

монети – за написами на ярликах, що прикріплені до мішечків (лотків);

попередньо підготовлена для видачі та запакована готівка – за написами на ярликах, що прикріплені до мішків (касет, візків).

Загальна сума готівки звіряється з даними книги обліку готівки оборотної каси та інших цінностей. Після зазначеної перевірки банкноти і монети оборотної каси підлягають поаркушному перерахуванню і перерахуванню за кружками в розмірі, визначеному керівником, за розпорядженням (наказом) якого проводитьсяревізія. Неповні пачки банкнот і неповні мішечки з монетами перераховуються повністю. Готівка в упаковці банків поаркушно (за кружками) можене перераховутися.

Усі інші цінності перевіряються за надписами на накладках, бандеролях, ярликах за їх номінальною або іншою вартістю і вибірково з поштучним перерахуванням.

(абзац шостий в редакції постанови Правління Національного банку

України від 05.07.2006 № 247, реєстр. № 1215 від 06.07.2006)

5.10. Банкноти, що зберігаються в запасах готівки, спочатку перевіряються за пачками, корінцями та написами на ярликах до мішків (касет), а монети – за написами на ярликах, прикріплених до мішечків. Після перевірки банкнот, монет, що зберігаються в запасах, працівники, яких залучено до проведення ревізії (далі – перевірник) проводять звіряння наявних цінностей із даними описів цінностей, що зберігаються у шафі, на стелажі (у візку, касетах), та відомості залишків банкнот і монет у запасах готівки. Потім здійснюється поаркушне їх перерахування і перерахування за кружками в розмірі, який визначає керівник, за розпорядженням (наказом) якого проводиться ревізія. Банкноти і монети в пошкодженій упаковці і з неправильно оформленими накладками (ярликами) повністю перераховуються.

5.11. Якщо матеріально відповідальних осіб звільнено від виконання обов`язків, пов`язаних із зберіганням цінностей, то перерахування готівки здійснюється таким чином: банкноти і монети, що обліковуються в оборотній касі, підлягають суцільному поаркушному перерахуванню, банкноти і монети, що обліковуються в запасах готівки,підлягають поаркушному перерахуванню та перерахуванню за кружками за кожним номіналом банкнот і монет у розмірі, що встановлений керівником, який призначив ревізію.

Начальник територіального управління в наказі про приймання-передавання справ може продовжити встановлений строк або дозволити провести вибіркове поаркушне і поштучне перерахування готівки, що є в оборотній касі та запасах готівки.

5.12. Перевірник, передаючи касирові банкноти для поаркушного перерахування, попередньо знімає з корінця бандероль і залишає її в себе разом із частиною банкнот для контролю. Бандеролі, верхня накладка і упаковкавід розкритої пачки мають залишатися в перевірникадо повного перерахування всієї готівки, що є в пачці. Касир, перерахувавши готівку, повідомляє суму або кількість банкнот, до яких перевірникдодає суму або кількість банкнот, залишених для контролю, і одержаний результат порівнює з даними бандеролі. У разі відповідності загальної суми бандеролі залишені на контролі банкноти передаються касирові для перерахування і формування корінця в установленому порядку. У разі виявлення невідповідності готівка має бути перерахована перевірником,а потім знову перерахована і обандеролена в установленому порядку касиром, який проводив її перерахування. На суму розбіжності складається акт про розбіжності у встановленому порядку.

5.13. Банкноти і монети, що є в касі перерахування (ручного та автоматизованого оброблення), касири перевіряють у присутності перевірника поаркушно і за кружками в розмірі, що визначається керівником, за розпорядженням (наказом) якого проводиться ревізія.

(пункт в редакції постанови Правління Національного банку

України від 29.09.2005 № 347, реєстр. № 1147 від 29.09.2005)

5.14. Суми розписок та інших документів, що не проведені через бухгалтерський облік, крім касових документів, на підставі яких здійснено касові операції після закінчення операційного часу, не приймаються як залишок оборотної каси чи запасів готівкита вважаються недостачею. Виявлені надлишки в оборотній касі та запасах готівки мають бути оприбутковані і поверненню не підлягають.

5.15. У разі виявлення недостачі або надлишку банкнот в оборотній касі чи запасах готівки в розмірі понад десять неоподатковуваних мінімумів усі пачки, що сформовані касиром, у якого виявлена недостача або надлишок, підлягають поаркушному перерахуванню. Згідно з рішенням керівника ревізії такій перевірці підлягають і монети під час виявлення їх недостачі або надлишку в мішку.

Недостачі, виявлені в запасах готівки, оформляються актом про розбіжності, на підставі якого сума поповнюється з оборотної каси.

5.16. Після перерахування готівки та інших цінностей, що перебувають у грошових сховищах, проводиться звірка виявлених у наявності готівки та інших цінностей з даними книг обліку (відомостей), щоденного балансу та аналітичного обліку і, крім того, перевіряється, чи всі вилучені для ревізії цінності повернені до грошових сховищ.

Про проведену ревізію цінностей складається акт про ревізію (додаток 53) за підписами матеріально відповідальних осіб і всіх працівників, які брали в ній участь, а про результати ревізії повідомляють начальника територіального управління.

(пункт в редакції постанови Правління Національного банку України

від 05.07.2006 № 247, реєстр. № 1215 від 06.07.2006)

5.17. У разі виявлення недостачі або надлишку готівки, розбіжностей в обліку в сумі понад 100 неоподатковуваних мінімумів або недоліків у забезпеченні схоронності цінностей копії акта про ревізію надсилаються до департаментів готівково-грошового обігу та аудиту Національного банку.

5.18. Касові працівники, в упаковці яких виявлені недостачі та надлишки, мають надати письмові пояснення керівнику ревізії. Керівник ревізіїна підставі пояснювальних записок касових працівників установлює причини виникнення надлишків або недостач та приймає рішення щодо їх відшкодування (оприбуткування).

5.19. Під час ревізії, що пов`язана зі зміною матеріально відповідальної особи, підписання документів щодо зберігання готівки та інших цінностей територіальних управлінь, а також здійснення операцій з ними проводиться особою, яка здає готівку і цінності, та особою, яка їх приймає, до закінчення їх перевірки та підписання акта.

5.20. У територіальних управліннях, у яких створено кілька бригад матеріально відповідальних осіб, у разі потреби можуть призначатися центральна комісія і робочі комісії, яким доручається проведення ревізії цінностей, за які відповідальність несуть бригади матеріально відповідальних осіб.

Центральна комісія організовує та контролює роботу робочих комісій і приймає рішення з усіх питань, що виникають під час визначення результатів ревізії.

5.21. Робочі комісії проводять ревізію цінностей у вищезазначеному порядку. Після її закінчення та звірки з даними бухгалтерського обліку робоча комісія складає окремий акт за підписами її членів та матеріально відповідальних осіб і передає центральній комісії.

(абзац змінено постановою Правління Національного банку України

від 29.09.2005 № 34 , реєстр. № 1147 від 29.09.2005)

Центральна комісія узагальнює окремі акти і складає зведений акт про ревізію.

5.22. Крім ревізії банкнот, монет та інших цінностей, начальники відділу (управління) готівкового обігу і касових операцій зобов`язані забезпечити проведення не менше ніж один раз на квартал (крім періодів, у яких проводилися ревізії без попередження або ревізії, що пов`язані зі зміною матеріально відповідальних осіб) вибіркового контрольного перерахування готівки, яка сформована касирами територіального управління і зберігається в грошових сховищах.

5.23. Контрольне перерахування здійснюється під наглядом спеціально призначеного працівника, робота якого не пов`язана з проведенням операцій з цінностями (далі – контролер перерахування).

Контролер перерахування знімає бандеролі з корінця банкнот (ярлики з мішечка) робить контрольне виймання банкнот із корінця (монет із мішечка). Касир, перерахувавши готівку, повідомляє її суму (кількість) контролеру перерахування, під наглядом якого здійснювалося перерахування. Контролер перерахування додає повідомлену суму (кількість) до суми (кількості) залишених для контролю і одержаний результат порівнює з даними бандеролі (ярлика).

Якщо результати дорівнюють даним бандеролі (ярлика), то контролер перерахування передає залишені на контролі банкноти (монети) для повторного перерахування і формування корінця (мішечка) у встановленому порядку. На бандеролях, верхній накладці та ярликах ставиться штамп “Контрольне перерахування”.

5.24. У разі виявлення під час контрольного перерахування недостач або надлишків готівки складається акт про розбіжності. Один примірник акта про розбіжності, у якому зазначається про недостачу в сумі понад 100 неоподатковуваних мінімумів, а також особисте пояснення касового працівника, який допустив недостачу, повідомлення начальника територіального управління про вжиття заходів щодо відшкодування винними особами збитків, забезпечення дотримання правил касової роботи та акт про службове розслідуваннянадсилаються Департаменту готівково-грошового обігу.

5.25. Про недостачу готівки та інших цінностей у сумі понад 100 неоподатковуваних мінімумів начальник територіального управління негайно повідомляє правоохоронні органи для проведення розслідування за фактом недостачі. До прийняття правоохоронними органами відповідного рішення особа, у якої виявлена недостача, за наказом начальникатериторіального управління відстороняється від роботи з цінностями. До акта про розбіжності про виявлену недостачу під час перерахування готівки, що надсилається Національному банку, додається спеціальне повідомлення, засвідчене підписами начальника територіального управління та начальника відділу (управління) готівкового обігу і касових операцій, із зазначенням дати, місця події, її характеру (розтрата, розкрадання, пограбування, підроблення), суми завданого збитку, посади, прізвища особи, у якої виявлено недостачу, а також заходів, що вжиті з метою захисту інтересів територіального управління та надходження коштів для відшкодування збитків.

5.26. Суми недостачі готівки і цінностей списуються з відповідних рахунків, на яких вони обліковувалися, і відшкодовуються за рахунок винних осіб. Ці суми обліковуються за відповідними рахунками дебіторської заборгованості до часу їх відшкодування.

Будь-яке відстрочення сплати завданих територіальному управлінню матеріальних збитків, як правило, не дозволяється. Якщо винні особи не сплатили матеріальні збитки добровільно, то вони стягуються в судовому порядку згідно з чинним законодавством України.

Усе листування щодо розкрадень, розтрати, недостач та інших зловживань здається в архів лише після повного погашення заборгованості або списання боргу з балансу територіального управління.

5.27. Акти про ревізію за останні 12 місяців зберігаються в начальника відділу (управління) готівкового обігу і касових операцій.