Організація обліку та звітності озброєння в Департаменті, органах, установах та навчальних закладах кримінально-виконавчої служби

3.1. Облік озброєння в управліннях (відділах) Департаменту ведеться за встановленими даною Інструкцією правилами і формами, які заповнюються у суворій відповідності з необхідними поясненнями до них.

3.2. Мета обліку: відображати наявність, забезпеченість, рух (отримання (здача), приймання (видача), переміщення з установи в установу, переведення у нижчі категорії та списання з обліку), якісний (технічний) стан і місцезнаходження озброєння на кожний день; здійснювати контроль за їх збереженням і законністю витрати (використання); забезпечувати своєчасне подання встановленої звітності в орган утримання (територіальний орган управління Департаменту, навчальний заклад).

3.3. Обліку підлягає усе озброєння незалежно від його призначення, джерел надходження і способів придбання, у тому числі і те, що входить у комплект спеціальної техніки.

Облік та звітність з озброєння ведеться відповідальними за озброєння. (Пункт 3.3 викладено в новій редакції, наказ Департаменту від 14.04.2008 № 90)

3.4. Особи, які безпосередньо ведуть облік, відповідають: за законне і правильне оформлення всіх облікових документів, своєчасне ведення записів у книгах (картках) обліку, пов’язаних із рухом та заміною якісного (технічного) стану озброєння; за підготовку документів для здавання в архів; за збереження облікових документів.

3.5. На них покладається:

складання облікових документів, їх облік і зберігання, оформлення всіх операцій, що пов’язані з рухом і зміною якісного (технічного) стану озброєння; звірення даних обліку в органах, установах та навчальних закладах з даними обліку в територіальних органах управління Департаменту;

підготовка донесень (звітів) про наявність, рух і якісний (технічний) стан озброєння відповідно до табеля звітності;

підготовка облікових документів для опрацювання в обчислювальному пункті (центрі) і приймання від нього вихідних документів.

3.6. До облікових документів належать: книги, журнали, наряди, накладні, картки, відомості, акти та інші документи, на підставі яких здійснюються прибутково-видаткові операції.

Облікові документи повинні складатися розбірливо, без виправлень і підчисток. Виправлення допущених помилок робиться закресленням однією рискою неправильного запису тексту чи цифри, але так, щоб закреслене було видно, і написом над ним нового, правильного тексту або цифри. Виправлення засвідчуються підписами: в документах – осіб, які їх підписали, а в картках і книгах - осіб, котрі їх ведуть. При виправленні запису в облікових документах одночасно робиться виправлення і подальших висновків.

Якщо запис виправляється через тривалий час, це здійснюється шляхом виправних проведень. При заповненні бланка облікового документу рядки, які залишилися вільними від записів, підкреслюються зигзагоподібною лінією, щоб між останнім записом і підписом не можна було нічого вписати.

3.7. Облікові документи, що містять дані з грифом обмеження доступу, підлягають реєстрації в секретаріаті (канцелярії) та зберігаються згідно з вимогами нормативно-правових актів Департаменту. (Пункт 3.7 викладено в новій редакції, наказ Департаменту від 08.06.2004 № 110)

3.8. Кожний документ повинен мати: номер, дату складання і дату проведення операції, де і ким документ складено (в Департаменті, органах, установах, навчальних закладах), найменування озброєння, їх категорію та кількість, підписи одержувача (здавача), а також особи, яка видала (прийняла) їх.

3.9. У книгах (картках) обліку озброєння на початок року, а також при проведенні інвентаризації озброєння та прийманні (здаванні) справ відповідальними з озброєння виводяться залишки озброєння. (Пункт 3.9 викладено в новій редакції, наказ Департаменту від 14.04.2008 № 90)

3.10. Обґрунтованість і достовірність записів про залишки озброєння засвідчуються відповідальними за озброєння в управлінні, а в установах та спецпідрозділах, крім того, - відповідальними за озброєння в підрозділах. (Пункт 3.10 викладено в новій редакції, наказ Департаменту від 14.04.2008 № 90)

3.11. Облікові документи, які призначені для відправлення озброєння в інші установи (атестати, накладні, приймально-здавальні відомості та інше), підписуються начальником установи і начальником відділу охорони. На цих документах ставиться гербова печатка.

3.12. Облікові документи, які не виходять за межі установи (накладні та

інші), підписуються начальником відділу охорони, інспектором з озброєння або відповідальним виконавцем.

3.13. Складені облікові документи нумеруються і реєструються у журналі (книзі) реєстрації облікових і прибутково-видаткових документів (ф. №20). Книги і журнали, які ведуться у службі озброєння територіальних органів управління Департаменту, навчальних закладах нумеруються, прошнуровуються, скріпляються печаткою і підписуються інспектором з озброєння. Книги обліку, які ведуться в органах (установах), підлягають реєстрації в канцелярії.

3.14. Кожен документ повинен мати свій номер, дату його складання і дату здійснення операції, а також містити дані про те, де і ким він складений, найменування озброєння, його категорію і кількість, відповідні підписи осіб, котрі видали і прийняли озброєння.

3.15. Прибутково-видаткові документи вважаються виконаними, якщо по них здійснено прийом чи видачу озброєння хоча б і не в повному обсязі від визначеної кількості. На озброєння, не повністю одержані чи здані, при необхідності його одержання чи доздачі повинен складатися новий документ.

3.16. Всі записи в книгах і картках обліку про наявність та рух озброєння робляться на підставі облікових документів-оригіналів чорнилом чи кульковою ручкою.

3.17. На день інвентаризації в усіх книгах і картках обліку підводиться риска і робляться підсумкові записи, які засвідчуються підписами осіб, відповідальних за збереження та облік озброєння. Такі ж записи робляться на день надання в орган утримання звітів про витрачання боєприпасів, а також при закритті рахунків і перенесенні підсумків у нові книги і картки обліку.

3.18. Книги і картки обліку заводяться на підставі даних інвентаризації чи шляхом перенесення в них звірених залишків із старих книг, карток і ведуться до повного використання.

3.19.Звірка облікових даних служби озброєння Департаменту здійснюється: з обліковими даними органу утримання - один раз на рік, управління (відділу) - не рідше одного разу за півріччя, органах (установах)- щомісячно, навчальних закладах - не рідше одного разу в квартал.

3.20. Облік озброєння здійснюється за формами облікових документів згідно з додатком 1 до Інструкції. (Пункт 3.20 змінено, наказ Департаменту від 14.04.2008 № 90)

3.21. Основні предмети озброєння, а також належність і спорядження до зброї враховуються по книзі обліку ф. №1. На кожне найменування у книзі відкривається окремий рахунок (як правило, за даними інвентаризації озброєння чи шляхом перенесення до неї вивірених залишків із старих книг, а також при первинному надходженні вказаних предметів). Облік подальшого руху озброєння здійснюється по особових рахунках на основі прибутково-видаткових документів.

Для зручності пошуку потрібного особового рахунку на початку книги подається зміст, в якому вказуються найменування предметів і номери сторінок книги.

Книга обліку (форма №1), яка ведеться в Департаменті, має гриф обмеження доступу ”Таємно”, а в його територіальному органі управління або навчальному закладі кримінально-виконавчої служби – ”Для службового користування”. (Пункт 3.21 доповнено новим абзацом, наказ Департаменту від 08.06.2004 № 110)

3.22. Озброєння, видані в користування начальницькому складу апарату Департаменту, його територіальних органів управління, навчальних закладів, а також для забезпечення оперативно-службових завдань, враховуються в окремій графі ”У черговій частині”.

3.23. Проведення прибутково-витратних документів з озброєння в книгах обліку озброєння (форма № 1) та обліку і закріплення озброєння (форма № 3, частина 1) здійснюється відповідальним за озброєння в управлінні. Записи в книзі обліку і закріплення озброєння (форма № 3, частина 1), крім того, засвідчуються підписом відповідального за озброєння в підрозділі.

На документі, проведеному по книзі обліку, робляться відмітки про проведення, вказується номер книги, сторінки і статті по кожному найменуванню озброєння. Для відміток використовується графа «Примітка» або чисте поле документа. (Пункт 3.23 викладено в новій редакції, наказ Департаменту від 14.04.2008 № 90)

3.24. Виконані і проведені по обліку документи разом з додатками до них підшиваються до справи в хронологічному порядку їх надходження чи виконання.

3.25. Передача озброєння між установами і спецпідрозділами, підпорядкованими одному територіальному органу управління Департаменту, здійснюється безкоштовно за рішенням начальника цього органу управління, або особи, яка виконує його обов’язки, відповідно до затверджених Департаментом норм і табелів належності озброєння. У цьому випадку довіреності на отримання озброєння не надаються, але записи у накладних (форма № 26) про видачу (отримання) озброєння засвідчуються підписами начальників (заступників, які відповідають за експлуатацію озброєння) установ (за спецпідрозділ - територіальних органів управління Департаменту), що передають (приймають) озброєння та скріплюються мокрими печатками цих установ (територіальних органів управління Департаменту). Накладні (форма № 26) для проведення передачі озброєння виписуються начальником служби (групи) озброєння (відповідальним за озброєння) територіального органу управління Департаменту у трьох примірниках та видаються відповідальному за озброєння в установі (спецпідрозділі), який отримує озброєння, під його особистий підпис в журналі реєстрації облікових документів (форма № 20). Після приймання озброєння по одному оформленому примірнику накладної залишається у відповідальних за озброєння в установі (спецпідрозділі), які видали (прийняли) озброєння, а один примірник накладної з мокрими печатками обох установ (за спецпідрозділ - територіального органу управління), звідки (куди) було передане озброєння, здається начальнику служби (групи) озброєння (відповідальному за озброєння) територіального органу управління Департаменту для внесення змін до обліку територіального органу управління Департаменту та установи (спецпідрозділу).

В інших випадках передача озброєння здійснюється на підставі рішення, підписаного Головою Департаменту (заступником Голови, який відповідає за експлуатацію озброєння в ДКВСУ) або особою, яка виконує його обов’язки. (Пункт 3.25 викладено в новій редакції, наказ Департаменту від 14.04.2008 № 90)

3.26. (Пункт 3.26 виключено, наказ Департаменту від 14.04.2008 № 90)

3.27. (Пункт 3.27 виключено, наказ Департаменту від 14.04.2008 № 90)

3.28. Все озброєння, яке надійшло для забезпечення в установи, враховуються по книзі ф. №3, яка зберігається у відповідального за озброєння. Вона заводиться службою озброєння із зазначенням в I-ій її частині кількості всього озброєння, яке значиться за установою, а у II-ій частині - озброєння, виданого особовому складу і закріпленого за ним.

3.29. Озброєння, видане особовому складу, закріплюється за ним із зазначенням серії, номерів, року виготовлення, категорії. В установах озброєння і боєприпаси видаються особовому складу за підписом у книзі обліку і закріплення ф. №3, ч.2.

3.30. Стрілецьке озброєння, та озброєння бронетанкової техніки обліковуються за найменуваннями, зразками та марками, включаючи агрегати та вузли, що складають зразок озброєння (крім оптичних і нічних прицілів) разом з належними до них ЗІП.

3.31. Оптичні та нічні приціли стрілецької зброї обліковуються окремо від зброї за найменуваннями, зразками, марками незалежно від того, входять вони до комплектів чи знаходяться у вільній наявності.

3.32. Нагородна зброя по книгах обліку в органах (установах), навчальних закладах, територіальних органах управління Департаменту обліковується, але у відомість про забезпеченість не включається.

3.33. У територіальних органах управління Департаменту ведуться та зберігаються такі документи з обліку озброєння:

журнали реєстрації облікових документів (форма № 20)

книги обліку озброєння (форма № 1);

книги номерного обліку зброї (форма № 29);

оригінали прибутково-витратних документів з озброєння.

Крім того, в територіальних органах управління Департаменту ведуться книги обліку і закріплення озброєння (форма № 3, частина 1), що до їх закінчення зберігаються в установах та спецпідрозділах, а після закінчення здаються для зберігання до територіальних органів управління Департаменту. (Пункт 3.33 викладено в новій редакції, наказ Департаменту від 14.04.2008 № 90)

3.34. В установах та спецпідрозділах ведуться (складаються) такі облікові документи з озброєння:

книги обліку і закріплення озброєння (форма № 3, частина 2);

книги видачі та приймання зброї і боєприпасів (форма № 5);

книги огляду (перевірки) озброєння (форма № 30);

журнали обліку інструктажів і запобіжних заходів під час поводження зі зброєю та боєприпасами (форма № 35);

відомості обліку витрати боєприпасів на бойову підготовку (форма №4);

роздавально-здавальні відомості боєприпасів на пункті бойового постачання (форма №4-а);

заявки на відпускання боєприпасів для бойової підготовки (форма №7).

Крім того, в установах та спецпідрозділах зберігаються копії (примірники) прибутково-витратних документів з озброєння, крім відомостей обліку витрати боєприпасів на бойову підготовку (форма № 4). (Пункт 3.34 викладено в новій редакції, наказ Департаменту від 14.04.2008 № 90)

3.35. У навчальних закладах складаються, ведуться і зберігаються усі облікові документи з озброєння, передбачені для територіальних органів управління Департаменту, установ та спецпідрозділів. (Пункт 3.35 викладено в новій редакції, наказ Департаменту від 14.04.2008 № 90)

3.36. Уся зброя наказом начальника територіального органу управління Департаменту закріплюється за підпорядкованими йому установами та спецпідрозділами. Закріплення зброї, комплектуючих та боєприпасів до неї, а також карток-замісників (форма № 18) за персоналом органів, установ, спецпідрозділів та навчальних закладів ДКВСУ здійснюється у книзі обліку і закріплення озброєння (форма № 3, частина 2) під особистий підпис тих осіб, за якими вони закріплюються. (Пункт 3.36 викладено в новій редакції, наказ Департаменту від 14.04.2008 № 90)

3.37. Початковий запис у книзі видачі та приймання зброї і боєприпасів (форма № 5, частина 2), перенесення залишків на іншу сторінку (до іншої книги) та всі зміни облікових даних у цій книзі робить відповідальний за озброєння в підрозділі (начальник служби (групи) озброєння (відповідальний за озброєння) навчального закладу), що засвідчує своїм підписом. (Пункт 3.37 викладено в новій редакції, наказ Департаменту від 14.04.2008 № 90)

3.38. Під час доповіді про здачу чергування особа, яка зберігає перший примірник ключів від замків КЗЗ, подає книгу видачі та приймання зброї і боєприпасів (форма № 5). Особа, яка приймає доповідь, перевіряє правильність ведення книги та розписується про це у відповідній графі частини 2 цієї книги. (Пункт 3.38 викладено в новій редакції, наказ Департаменту від 14.04.2008 № 90)

3.39. Звітність з озброєння надається:

а) територіальними органами управління Департаменту та навчальними закладами ДКВСУ до Департаменту:

щокварталу не пізніше 5 числа місяця, що настає за звітним періодом – зведені відомості про витрату боєприпасів, спеціальних вибухових засобів і засобів підривання, придбання та списання озброєння (форма № 19) з доданням до них завірених копій прибуткових документів, актів реалізації озброєння (форма № 32-а) та актів витрати ручних гранат (спеціальних вибухових засобів і засобів підривання, піротехнічних та імітаційних засобів).

щороку до 10 січня, за формою визначеною Департаментом, – річний звіт про наявність, рух та технічний (якісний) стан озброєння;

б) установами та спецпідрозділами до територіальних органів управління Департаменту за підпорядкованістю:

щокварталу - відомості про витрату боєприпасів, спеціальних вибухових засобів і засобів підривання (форма № 4) з доданням до них роздавально-здавальних відомостей боєприпасів на пункті бойового постачання (форма №4-а) та актів витрати ручних гранат (спеціальних вибухових засобів і засобів підривання, піротехнічних та імітаційних засобів);

у термін, визначений територіальним органом управління Департаменту, - оригінали прибутково-витратних документів з озброєння для внесення змін до обліку та іншу звітну документацію з озброєння, встановлену органом управління. (Пункт 3.39 викладено в новій редакції, наказ Департаменту від 14.04.2008 № 90)

3.40. (Пункт 3.40 виключено, наказ Департаменту від 14.04.2008 № 90)

Розділ IV