Знищення даних з таблиці товарів

Цей модуль програми призначений для знищення записів в довіднику товарів, по яких не існує залишків на вказану дату та немає руху за весь період від вказаної і до поточної дати.

Перед знищенням даних необхідно вказати дату, від якої будуть збережені артикули. Значення дати користувач може обрати за допомогою календаря, що з'являться на екрані, після натискання на кнопку, розташовану праворуч від цієї дати. Крім того, треба вибрати дату інвентаризації з переліку всіх дат, по яких формувалися залишки товарів. Потрібну дату інвентаризації можна вибрати за допомогою стандартного вікна для вибору реквізитів, що відкривається на екрані при натисканні на кнопки, що знаходяться праворуч від поля для заведення цієї дати. Варто зауважити, що дата, від якої будуть збережені артикули не може бути більшою за дату інвентаризації.

Далі можна приступати до безпосереднього знищення даних з таблиці товарів. Для чого потрібно натиснути на кнопку «Знищити дані» та підтвердити свої дії після відповідного запиту програми. Хід виконання даного процесу відображається на індикаторі на формі.

Знищення даних з таблиці транзакцій

Даний програмний модуль призначений для знищення даних з таблиці транзакцій до вказаної самим користувачем дати.

Перед знищенням даних необхідно вказати дату, до якої будуть знищені транзакції, значення для якої користувач може обрати за допомогою календаря, що з'являться на екрані після натискання на кнопку, розташовану праворуч від цієї дати.

Далі, можна приступати до безпосереднього знищення транзакцій. Для чого потрібно натиснути на кнопку «Знищити дані» та підтвердити свої дії після відповідного запиту програми.

5.9. Меню „Фінансовий облік”

В меню «Фінансовий облік» сконцентровані пункти для виклику програмних модулів для заведення чи формування первинних документів, які в подальшому дозволяють вести синтетичний та аналітичний бухгалтерський облік на підприємстві. Вони призначені для ведення касових операцій, обліку операцій по розрахункових рахунках в банках, формування авансових звітів, виписки довіреностей, обробки звітів матеріально-відповідальних осіб, для ведення розрахунків з партнерами, для формування оборотної відомості по рахунках, Головної книги, відомості товарообігу, відомості внутрішніх переміщень, для розрахунку реалізованого накладання, друку аналітичних відомостей.

Документи по касі

В цьому переліку згруповані пункти меню для обліку касових операцій, до яких відносяться виписка прибуткових та видаткових касових ордерів, формування касових звітів, друк журналу реєстрації касових ордерів (форма КО-3а) за вказаний користувачем період.

Виписка касових ордерів

Цей модуль програми призначений для виписки і друку прибуткових та видаткових касових ордерів, та для формування проводок по цих документах.

На початку роботи треба вказати, у полі на формі, рік, за який формується касовий ордер (рік повинен задаватися чотирма цифрами), вибрати з відповідних списків місяць, підрозділ та необхідну касу підприємства, яка попередньо має бути обов’язково визначеною у довіднику кас. Далі, потрібно вказати який касовий ордер, прибутковий чи видатковий, буде виписуватися, що регламентується встановленням відповідної позначки у групі залежних перемикачів в верхній частині форми.

Для формування нового касового ордеру треба натиснути на кнопку «Новий ордер». Програма чистить усі поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення номеру ордеру. Нумерація касових ордерів відбувається автоматично, шляхом збільшення номеру останнього виписаного документу на одиницю в обраному типі касових ордерів. Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 999999. В поле дата ордеру програма також автоматично додає поточну дату. Цю дату користувач може змінити “вручну”, або вибрати за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на кнопку, що розташована праворуч від поля для дати ордера. Далі, потрібно вказати інші наступні реквізити: бухгалтерську операцію, код та найменування особи, від якої прийняти (чи кому видані) гроші, код призначення, суму, підставу, номер і дату документу для здійснення операції.

Потрібну бухгалтерську операцію можна вибрати зі списку, в якому, в залежності від типу ордеру, будуть представлені відповідні касові операції з довідника бухгалтерських операцій (окремо для прибуткових та видаткових ордерів). Платника чи одержувача коштів можна вибрати з переліку матеріально-відповідальних осіб, співробітників чи партнерів, який відкривається в стандартному вікні для вибору партнерів при натисканні на кнопку, що розташована праворуч від найменування для платника (при цьому можна дуже швидко знайти потрібного партнера, вказавши невеликий фрагмент його назви у полі для пошуку). При одержанні коштів з розрахункового рахунку, або при здачі виручки а банк, замість платника (одержувача) необхідно вказати код та найменування відповідного банку. Підставу для касового ордеру можна також вибрати з переліку, який з’являється на екрані при натисканні на кнопку, що знаходиться праворуч від цього реквізиту. В цьому переліку, в залежності від типу касового ордеру, відображаються як рядки з довіднику підстав, так і підстави для раніше виписаних ордерів. Дату для підстави можна вибрати з календаря.

Якщо натиснути на кнопку «Додаток», то замість таблиці з проводками на формі будуть відображатися ще два додаткових реквізити для касових ордерів, а саме додаток та документ, що засвідчує особу. Для того, щоб повернутися до попереднього вигляду форми, натисніть на кнопку «Назад».

Після заведення всіх необхідних даних, користувач повинен сформувати проводки по касовому ордеру, для чого потрібно натиснути на кнопку «Сформувати проводки». В залежності від вказаної бухгалтерської операції, в таблиці з’являється перелік проводок. Таблиця має наступні графи: рахунок, код аналітики та стаття для дебету, рахунок, код аналітики та стаття для кредиту, сума та ознака довідкової проводки. Всі реквізити у проводках можуть редагуватися або “вручну”, або за допомогою відповідних форм для вибору реквізитів (рахунків, статей чи партнерів), які відкриваються на екрані при натисканні на кнопки з трьома крапками, що з’являються у графах таблиці у режимі редагування (ці форми також можна визвати просто двічі клацнувши «мишкою» по відповідній графі). Біля правого нижнього кута таблиці з проводками розташована маленька кнопка для знищення поточного рядка в цій таблиці.

На формі присутні також ще декілька кнопок, а саме: «Знищити» - призначена для знищення поточного ордеру; «Проглянути» ця кнопка викликає на екран таблицю з переліком всіх касових ордерів, обраного типу, за місяць, де можна легко знайти потрібний документ; «Здана виручка» - формування касового ордеру на підставі раніше створеного документа по обліку зданої виручки (інкасації).

На нижній панелі форми розташована кнопка «Запис проводок у файл», яка дозволяє, для вказаного користувачем періоду, експортувати касові ордери разом з проводками у DBF-файл для передачі даних в іншу облікову програму.

Для прибуткових та видаткових касових ордерів передбачені окремі друковані форми, які можна вибирати з відповідного списку для макетів касових ордерів (цей список динамічно змінюється в залежності від обраного типу ордерів). Також власні макети друкованих форм використовують касові ордери, для яких встановлена ознака платіжної відомості. Всі ці макети можуть самостійно змінюватися користувачем за допомогою редактору макетів друкованих документів, який з’являється на екрані при натисканні кнопки «Редагування макетів документів» на панелі інструментів головного вікна, або при виборі аналогічного пункту в меню „Файл”.

На нижній панелі форми розташований навігатор, який дозволяє в межах вибраного місяця переміщатися з одного ордеру на інший. Для того, щоб роздрукувати ордер на принтері чи переглянути його друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна.

Формування касових звітів

Даний модуль програми призначений для формування та друку касових звітів, в яких будуть зазначені переліки прибуткових та видаткових ордерів, виписаних між початковими та кінцевими датами звітів.

Спочатку користувачу необхідно буде вказати, у полі на формі рік, за який формується касовий звіт (рік повинен задаватися чотирма цифрами), вибрати з відповідних списків місяць, підрозділ та необхідну касу підприємства.

Для формування нового касового звіту треба натиснути на кнопку «Новий звіт». Програма чистить деякі поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення номеру звіту. Нумерація касових звітів відбувається автоматично, шляхом збільшення на одиницю номеру останнього сформованого звіту (кожного місяця нумерація звітів починається з 1). Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 9999. В поля для початкової та кінцевої дати звіту програма також автоматично додає поточну дату. Ці дати користувач може змінити “вручну”, або вибрати потрібні значення за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на відповідні кнопки, що розташована праворуч від цих дат. Сальдо на початок зазвичай переноситься з попереднього звіту, або з заведеного на початок місяця сальдо по рахунку, по якому ведеться облік касових операцій, для обраної каси підприємства. Але це сальдо, в перший раз, можна вказати “вручну”.

Далі треба натиснути кнопку «Вибір документів», щоб перейти на наступну сторінку екранної форми. Ця сторінка містить таблицю з переліком касових ордерів, які виписані між початковими та кінцевими датами звіту. В залежності від типу касових ордерів (який обирається встановленням відповідної позначки у групі залежних перемикачів в верхній частині форми), в переліку відображаються або прибуткові, або видаткові ордери. Таблиця містить графи з серією, номером і датою ордерів, найменуваннями платників чи одержувачів, загальними сумами по документах. Є ще одна графа (сама права), в якій користувач, за допомогою «мишки», може позначити ті ордери, що необхідно включити до поточного касового звіту. Вище таблиці розташовані дві кнопки «Все позначити» та «Зняти позначки», які відповідно позначають одразу всі ордери вказаного типу в таблиці, чи знімають позначки з усіх рядків.

Як тільки всі необхідні прибуткові та видаткові касові ордери позначені, потрібно повернутися на попередню сторінку форми, натиснувши для цього кнопку «Назад». При цьому програма автоматично перераховує загальні обороти по надходженню та видатку коштів для всіх включених в даний касовий звіт ордерів, та оновлює таблицю з переліком обраних, для звіту, документів. Ця таблиця містить такі графи: номер і дата ордерів, найменування платника чи одержувача, кореспондуючий рахунок, сума по касовому ордеру. В даній таблиці відображаються або прибуткові, або видаткові ордери, в залежності від типу касових ордерів, який обирається встановленням відповідної позначки у групі залежних перемикачів над таблицею.

Далі, необхідно обов’язково експортувати проводки з цього звіту, які сформовані, по кожному, включеному в даний звіт касовому ордеру, щоб ці проводки могли використовуватися для формування інших відомостей. Для цього потрібно натиснути на кнопку «Експортувати проводки». Потрібно зауважити, що експортувати проводки необхідно кожного разу, коли користувач додає в звіт інші, чи вилучає вже існуючі, касові ордери.

Кнопка «Перегляд проводок» відкриває на екрані нове вікно для перегляду сформованих проводок по касовому звіту (301). В верхній частині цього вікна відображаються основний рахунок для звіту, код матеріально-відповідальної особи (для касового звіту – код каси), номер, початкова та кінцева дати звіту, сальдо на початок, обороти по дебету та кредиту, сальдо на кінець для звіту, загальна сума інших проводок (тобто тих проводок, в яких не задіяний основний рахунок (301) по звіту). Нижче розташована таблиця з переліком проводок для даного звіту, в якій відображаються окремо проводки по надходженню коштів, окремо по видатку (змінюється встановленням відповідної позначки у групі залежних перемикачів в верхній частині форми). Таблиця з проводками містить наступні графи: номер і дата первинного документу, номер і дата документа, що являється підставою для здійснення операції, рахунок, код аналітики та стаття для дебету, рахунок, код аналітики та стаття для кредиту, сума по проводці. Всі реквізити у проводках можуть змінюватися або “вручну”, або за допомогою відповідних форм для вибору реквізитів (рахунків, статей чи партнерів), які відкриваються на екрані при натисканні на кнопки з трьома крапками, що з’являються у графах таблиці у режимі редагування (ці форми також можна визвати двічі клацнувши «мишкою» по відповідній графі).

Кнопка «Знищити» призначена для знищення поточного звіту, кнопка «Проглянути» викликає на екран таблицю з переліком всіх касових звітів за місяць, за допомогою якої можна легко знайти потрібний звіт. Якщо виникає потреба перерахувати сальдо на початок і сальдо на кінець по всіх сформованих звітах, в разі, коли по цих звітах додавалися чи вилучалися касові ордери, можна скористатися кнопкою «Перерахувати сальдо».

На нижній панелі форми розташований навігатор, який дозволяє в межах вибраного місяця переміщатися з одного звіту на інший. Для того, щоб роздрукувати поточний касовий звіт на принтері, чи переглянути його друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна або натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. Крім переліку касових ордерів, друкована форма для касового звіту містить також групування по рахунках для всіх сформованих проводок.

5.9.1.3. Журнал реєстрації касових ордерів (форма КО-3а)

Цей програмний модуль призначений для формування та друку журналу реєстрації касових ордерів (форма КО-3а) за вказаний користувачем період.

Спочатку роботи треба вибрати, з відповідних списків, підрозділ та касу підприємства, для якої формується цей журнал. Далі потрібно вказати дату для початку періоду та дату для кінця періоду (в якості останньої дати програма автоматично пропонує поточну дату). Ці дати користувач може змінювати “вручну”, або вибрати потрібні значення за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на відповідні кнопки, що розташована праворуч від цих дат. Далі треба натиснути на кнопку «Сформувати», щоб за обраний період сформувати журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів. Цей журнал відображається у вигляді таблиці, яка поділена на дві частини. В лівій частині таблиці, в порядку зростання дат та номерів, розташовані прибуткові ордери, для яких також зазначені найменування платників та загальна сума по документу. В правій частині таблиці, аналогічно для видаткових ордерів. Трохи вище таблиці, на формі, відображаються загальні підсумки по прибуткових та видаткових касових ордерах за обраний період.

Для того, щоб роздрукувати журнал реєстрації ордерів на принтері, чи переглянути його друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна або натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна.

Документи по банку

В цьому переліку згруповані пункти меню, за допомогою яких можна проводити облік операцій по розрахункових рахунках в банках, а саме - виписки платіжних доручень по перерахунку коштів з банківського рахунку, формування реєстрів платіжних доручень за період, заведення виписок банку та групуванню по рахунках, що зазначені у цих виписках.

Виписка платіжних доручень

Цей програмний модуль призначений для виписки та друку платіжних доручень для перерахунку коштів з розрахункового рахунку.

Спочатку роботи треба вказати, у полі на формі, рік, за який виписується платіжне доручення (рік повинен задаватися чотирма цифрами) та вибрати з відповідного списку необхідний підрозділ.

Для формування нового доручення треба натиснути на кнопку «Нове доручення». Програма чистить усі поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення номеру платіжного доручення. Нумерація доручень відбувається автоматично, шляхом збільшення максимального існуючого номеру на одиницю (кожний рік нумерація доручень починається з 1). Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 999999. В поле для дати доручення програма також автоматично додає поточну дату. Цю дату користувач може змінити “вручну”, або вибрати потрібне значення за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на відповідну кнопку, що розташована праворуч від цієї дати. Реквізити платника (найменування, код ЄДРПОУ, найменування банку, МФО та розрахунковий рахунок), програма проставляє самостійно, на підставі даних для обраного підрозділу та банку з відповідного довідника.

Далі необхідно вказати аналогічні реквізити для одержувача коштів, що можуть заводитися або “вручну”, або можна скористатися кнопкою для вибору одержувача з довідника партнерів (знаходиться праворуч від найменування). При натисканні на цю кнопку, на екрані відкриється нове вікно з переліком партнерів, при цьому знайти потрібного партнера можна дуже швидко - лише вказати невеликий фрагмент його назви у полі для пошуку. Після вибору одержувача, його реквізити автоматично з’являться у відповідних полях на формі. Якщо по партнеру, в довіднику, вказано кілька розрахункових рахунків, потрібні банківські реквізити можна обрати з відповідних списків для найменування банку та розрахункового рахунку.

Наступні реквізити, які потрібно вказати, це сума платежу, кореспондуючий рахунок, номер і дату документа, на підставі якого здійснюється оплата, призначення платежу та додатковий реквізит. Необхідний рахунок можна обрати за допомоги стандартного вікна для вибору рахунків, а дату підстави вказати з календаря (для цього потрібно скористатися відповідними кнопками, які розташовані праворуч від реквізитів). Призначення платежу також можна вибрати з власного переліку. При цьому в даний перелік можна додавати нові записи (наприклад, створити окремі шаблони доручень для перерахунку в фонди, а потім тільки змінювати суму платежів). Коли курсор знаходиться в полі для призначення платежу, то на нижній панелі вікна стануть активними кнопки «Сума ПДВ» і «Без ПДВ». При натисканні на першу - в позицію курсору вставляється текст «В т.ч. ПДВ -» з уже розрахованою сумою ПДВ від загальної суми, а на другу – вставляється текст «Без ПДВ.»

Кнопка «Нове з існуючого» дозволяє створити копію для вибраного поточного доручення, кнопка «Знищити» - знищує поточне доручення, при натисканні на кнопку «Проглянути», форма переходить на іншу сторінку, що містить таблицю з переліком всіх виписаних платіжних доручень за вказаний рік. Для швидкого пошуку потрібного документу в цій таблиці, можна скористатися панеллю фільтра, яка з’являється у верхній частині екранної форми при встановленні позначки «Панель фільтру». Ця панель містить список з найменуванням всіх реквізитів доручення, поле для заведення текстового фрагменту для фільтра та кнопку «Застосувати», при натисканні на яку будуть відображатися лише записи, що містять вказаний фрагмент в обраному реквізиті.

Для платіжного доручення передбачена друкована форма, яка може самостійно змінюватися користувачем за допомогою редактору макетів друкованих документів, який з’являється на екрані при натисканні кнопки «Редагування макетів документів» на панелі інструментів головного вікна, або при виборі аналогічного пункту в меню „Файл”.

На нижній панелі форми розташований навігатор, який дозволяє, в межах вказаного року, переміщатися з одного доручення на інше. Для того, щоб роздрукувати платіжне доручення на принтері чи переглянути його друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. Зазвичай відразу друкується дві копії доручення, але можна надрукувати третю копію, встановивши для цього відповідну ознаку на нижній панелі вікна.

Реєстр платіжних доручень

Даний програмний модуль призначений для формування реєстрів платіжних доручень за період. Спочатку користувачу необхідно вказати, у полі на формі, рік, за який формується реєстр платіжних доручень (рік повинен задаватися чотирма цифрами) та вибрати з відповідного списку необхідний підрозділ.

Для формування нового реєстру треба натиснути на кнопку «Новий». Програма чистить усі поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення номеру реєстру. Нумерація реєстрів відбувається автоматично, шляхом збільшення максимального існуючого номеру на одиницю. Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 9999. Далі вказуємо дати для початку та кінця періоду, значення яких можна вибрати за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на відповідні кнопки, що розташована праворуч від цих дат.

Наступна дія – треба натиснути на кнопку «Включити», і таблиця з переліком платіжних доручень обновиться. Трохи вище таблиці, на формі, відображаються загальна кількість та загальна сума всі доручень за обраний період. В таблиці відображається номер і дата доручення, найменування одержувача, сума платежу, код ЄДРПОУ, МФО та розрахунковий рахунок.

Кнопка «Знищити» - знищує поточний реєстр доручень, при натисканні на кнопку «Проглянути» на екран викликається таблиця з переліком всіх створених реєстрів , для вказаного року, підрозділу та банку.

Для того, щоб роздрукувати реєстр платіжних доручень на принтері чи переглянути його друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна.

Заведення виписок банку

Цей програмний модуль призначений для заведення виписок банку, в якій перераховані всі платіжні документи за розрахунковий день.

Спочатку роботи треба вказати, у полі на формі, рік, за який заводиться банківська виписка (рік повинен задаватися чотирма цифрами), вибрати з відповідних списків місяць, підрозділ та необхідний банк (розрахунковий рахунок).

Для формування нової виписки треба натиснути на кнопку «Нова виписка». Програма чистить деякі поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення номеру виписки. Нумерація виписок банку відбувається автоматично, шляхом збільшення на одиницю номеру останньої заведеної виписки (кожного місяця нумерація виписок починається з 1). Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 9999. В поля для дати виписки програма також автоматично додає поточну дату. Цю дату користувач може змінити “вручну”, або вибрати потрібне значення за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на відповідну кнопку, що розташована праворуч від дати. Сальдо на початок, зазвичай, переноситься з попередньої виписки, або з заведеного на початок місяця сальдо по рахунку, по якому ведеться облік розрахункових операцій, для банку підприємства. Але сальдо, в перший раз, можна вказати “вручну”.

Далі користувач повинен зазначити тип платіжних документів, які будуть заводитись у таблицю - по надходженню (дебет) чи по видатку (кредит) коштів з розрахункового рахунку, що обирається встановленням відповідної позначки у групі залежних перемикачів в середній частині форми. Тепер можна безпосередньо приступати до заведення документів в таблицю, в якій потрібно вказати наступні реквізити: МФО платника (одержувача), розрахунковий рахунок, КПТ - кодплатника (одержувача), номер і дату документа, номер і дата документа, що являється підставою для здійснення операції, кореспондуючий рахунок, статтю, суму платежу, коментар (якщо встановлена відповідна позначка). Існує декілька варіантів для вибору потрібного партнера. По-перше, можна завести МФО і розрахунковий рахунок прямо з виписки – якщо ці реквізити були вказані для платника в довіднику партнерів. Код цього партеру відразу висвітиться у відповідній графі таблиці. По-друге, користувач може натиснути на кнопку з трьома точками, що з’являється у графі КТП в режимі редагування (або двічі клацнути по цій графі «мишкою»), та знайти необхідного платника (одержувача), за допомогою стандартного вікна для вибору партнерів (при цьому можна дуже швидко знайти потрібного партнера, вказавши невеликий фрагмент його назви у полі для пошуку), при цьому в графах для МФО і розрахункового рахунку появляться значення для банківських реквізитів, що були вказані для даного платника в довіднику партнерів. Якщо на розрахунковий рахунок поступає виручка з каси підприємства, або навпаки, з банку надходить готівка в касу, користувач обов’язково має вказати код цієї каси (а не код відділення банку). В графах з номером документу та номером підстави потрібно заводити лише цифри оригінальних номерів, ігноруючи при цьому букви та інші знаки. Дати документів можна вибрати за допомогою календаря, кореспондуючий рахунок і статтю вибрати з переліку реквізитів на відповідних формах для вибору рахунків та статей, які відкриваються на екрані при натисканні на кнопки з трьома крапками, що з’являються у графах таблиці у режимі редагування. В залежності від вказаного коду платника та типу платіжних документів, програма автоматично може проставляти кореспондуючий рахунок, який в попередніх виписках, для даного партнера, найчастіше використовувався.

Програма автоматично перераховує загальну суму оборотів по виписці банку, як тільки курсор переходить на наступний рядок таблиці. Тому після заведення суми по останньому платіжному документу обраного типу, користувач має змогу звірити розраховану загальну суму з оборотами банківської виписки. Для знищення непотрібних рядків в даній таблиці, можна скористатися навігатором на нижній панелі вікна.

Кнопка «Знищити» призначена для знищення поточної виписки, кнопка «Проглянути» викликає на екран таблицю з переліком всіх виписок за місяць, що згруповані по окремих рахунках банків, за допомогою якої можна легко знайти потрібну виписку. Іноді виникає потреба перерахувати сальдо на початок і сальдо на кінець по всіх заведених виписках для обраного банку. Для цього користувач може скористатися кнопкою «Перерахувати сальдо». На середній панелі форми розташований навігатор, який дозволяє, в межах вказаного місяця, переміщатися з одної виписки банку до іншої.

Далі треба обов’язково експортувати проводки з цієї виписки, щоб заведені дані могли використовуватися для формування інших аналітичних відомостей. Для цього потрібно натиснути на кнопку «Експортувати проводки». Потрібно зауважити, що експортувати проводки необхідно кожного разу, коли користувач робить корегування реквізитів в переліку платіжних документів. Кнопка «Перегляд проводок» відкриває на екрані нове вікно для перегляду сформованих по виписці проводок. В верхній частині цього вікна відображаються сальдо на початок, обороти по дебету та кредиту, сальдо на кінець, які повинні збігатися з відповідними реквізитами заведеної виписки.

При заведенні документів по кредиту, стає активною кнопка «Платіжні доручення», яка дозволяє включати у виписку платіжні доручення, що були раніше виписані для обраного банку. При цьому, на екрані відкривається нове вікно, в якому потрібно вказати дати для початку та кінця періоду (програма автоматично підставляє для них дату виписки), та натиснути на кнопку «Включити» для оновлення таблиця з переліком платіжних доручень за вказаний період. Далі помічаємо потрібні доручення позначками у крайній лівій графі таблиці за допомогою «миші» (можна використати кнопку «Позначити все» щоб вибрати одразу всі документи). При натисканні на кнопку «Ок» даного вікна, інформація з усіх позначених платіжних доручень переноситься у виписку банку. Програма відслідковує, щоб доручення, вже включене один раз в іншу виписку, не врахувалося вдруге, шляхом присвоєння цьому дорученню особливої ознаки. Тому при наступному натисканні на кнопку «Включити» таке доручення вже більше не буде відображатися в таблиці з документами.

В даному програмному комплексі передбачена можливість імпорту виписок з програм автоматизованих розрахунків типу «Клієнт-Банк», які в останній час широко розповсюджуються банківськими установами.

Імпорт виписок банку відбувається за допомогою DBF-файлів або текстових файлів, які можуть формуватися за вказаний період, клієнтськими банківськими програмами.

Кнопка «Настройка» відкриває на екрані нове вікно, що допомагає для кожного обраного банку зробити власну настройку для імпорту виписок банку. Спочатку необхідно, встановленням відповідної позначки, вказати тип файлу, який містить інформацію по виписці, потім натиснути на кнопку «Відкрити файл», та за допомогою стандартного вікна для пошуку файлів операційної системи, знайти і відкрити цей файл. При цьому всі списки у вікні стануть активними. Наступні кроки вже залежать від вказаного типу файлів.

При відкритті DBF-файлу, для кожного реквізиту виписки банку, що перелічені в таблиці, потрібно вибрати, з власного списку, назву того поля, яке відповідає цьому реквізиту у DBF-файлі (про значення полів DBF-файлу необхідно заздалегідь дізнатися у банку). До таких реквізитів належать: номер та дата платіжного документу; номер та дата підстави (якщо окремого поля в DBF-файлі для даних реквізитів не передбачено, замість них потрібно вказати номер та дату документа); МФО; розрахунковий рахунок; найменування вказується окремо для платника (списки знаходяться ліворуч), окремо для одержувача (списки праворуч); призначення платежу; сума; коефіцієнт перерахунку для суми (в деяких виписках суму платежу зазначають у копійках, тоді коефіцієнт має дорівнювати «0,01»); умова для дебету (зазвичай у DBF-файлі присутнє спеціальне поле, за допомогою якого відрізняють надходження чи переказ коштів на рахунку, тоді користувач повинен вибрати зі списку таке поле, далі вибрати зі списку необхідний знак для відношення («=», «<>», «>», «>=», «<», «<=») та значення цього поля у виписці; якщо окремого поля для ознаки дебет-кредит немає, замість нього можна використовувати розрахунковий рахунок одержувача); шлях до папки з виписками банку (програма автоматично підставляє шлях до даного відкритого файлу); додаткову умову (деякі DBF-файли містять службові записи, які не відносяться до руху коштів з банківського рахунку; такі записи не потрібно враховувати при імпорті виписок банку, для чого і передбачена ця умова; зі списку обираємо поле з DBF-файлу, яке ідентифікує тільки записи по руху, вибираємо зі списку необхідний знак для відношення та вказуємо значення для цього поля; якщо у DBF-файлі записи відображають тільки надходження та переказ коштів, додаткову умову вказувати не потрібно). Для правильного імпорту даних необхідно визначити дві додаткові ознаки: кодова таблиця DOS – встановлюється, якщо дані записані в старому кодуванні, враховувати дату виписки – якщо в DBF-файлі накопичуються виписки за декілька дат, можна встановити цю ознаку щоб не імпортувати зайві дані.

Текстові файли можуть бути двох варіантів - дані з окремих полів відокремлені одне від одного за допомогою символу-розмежувача, який користувач може вказати самостійно (потрібно встановити відповідну ознаку), або усі поля у текстовому файлі мають фіксовану довжину. В першому випадку замість найменування полів DBF-файлу необхідно вказати порядковий номер поля в текстовому файлі, а у другому випадку потрібно зазначити відповідний діапазон символів, наприклад,1-2, 3-10, 11-69 і т.д. Для полів з датами користувач може вказати формат дати, за допомогою якого програма зможе точно розпізнати значення для дати. У цьому форматі окремо можна визначити порядок слідування в датах для дня (задається як «dd»), місяця (задається як «mm») та року (задається як «yy» або «yyyy»). Між цими частинами може бути роздільник (задається як «/»).

Як тільки користувач визначив всю настройку для імпорту виписок банку, обов’язково її потрібно зберегти, натиснувши для цього кнопку «Записати настройку». Далі можна перевірити правильність настройки за допомогою кнопки «Контроль», при натисканні на яку у вікні відкривається таблиця з переліком всіх необхідних для виписок банку реквізитів, ознакою дебет-кредит для кожного запису та підсумками для дебету та кредиту. Щоб повернутися на попередню сторінку вікна, натисніть на кнопку «Назад».

За допомогою кнопки «Імпорт з файлу», яка розташована на нижній панелі вікна для заведення виписок банку, можна знайти необхідний файл з випискою за допомогою стандартного вікна для пошуку файлів операційної системи (при цьому одразу відкривається папка, що визначена в настройці) та натиснувши на кнопку «Відкрити» імпортувати всі дані в поточну виписку банку.

Для того, щоб роздрукувати поточну виписку банку на принтері, або переглянути її друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна або натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. Окрім переліку платіжних документів, друкована форма для виписки містить також групування по вказаних рахунках.