Заведення товарно-грошових звітів

Цей модуль програми призначений для заведення товарно-грошових звітів матеріально-відповідальних осіб, які, зазвичай, складаються за семиденки та надходять у бухгалтерію підприємства.

Спочатку роботи треба вказати, у полі на формі, рік, за який формується товарно-грошовий звіт (рік задається чотирма цифрами), вибрати з відповідних списків місяць та підрозділ. Далі потрібно вказати код основного рахунку (282 – товари в торгівлі), по якому ведеться облік товарно-матеріальних цінностей, та код матеріально-відповідальної особи, по якій буде заводитися цей звіт. Рахунок та код МВО можна вибрати за допомогою відповідних форм для вибору реквізитів (рахунків та матеріально-відповідальної особи), які відкриваються на екрані при натисканні на кнопки, що розташовані на формі праворуч від цих реквізитів.

Для формування нового звіту треба натиснути на кнопку «Новий звіт», після чого програма встановлює курсор на поле для заведення номеру звіту. Нумерація звітів відбувається автоматично, шляхом збільшення на одиницю номеру останнього заведеного звіту по обраній матеріально-відповідальній особі. Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 9999. В поля для початкової та кінцевої дати звіту програма також автоматично додає поточну дату. Ці дати користувач може змінити “вручну”, або вибрати потрібні значення за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на відповідні кнопки, що розташовані праворуч від цих дат. Залишок на початок звіту, окремо по товару і тарі, зазвичай переноситься з попереднього звіту, або з заведених на початок місяця сальдо по основному рахунку звіту та відповідному рахунку по тарі, для обраної матеріально-відповідальної особи. Але це сальдо, для першого разу, можна вказати “вручну”. Далі користувач повинен окремо вказати підсумки по надходженню та вибуттю товару і тари, які зазначені у поточному звіті, та підсумок по інших проводках (до інших відносяться проводки в яких не задіяні основний рахунок по звіту та рахунок для тари). Ці підсумки дозволяють відслідковувати відхилення між відповідними сумами по надходженню та вибуттю товару і тари за звітом, та аналогічними фактичними загальними сумами для вже заведених проводок. Після цього необхідно натиснути на кнопку «Заведення проводок», щоб перейти до наступної сторінки форми.

Спочатку треба вказати тип первинних документів по надходженню (дебет) чи по видатку (кредит) товарно-матеріальних цінностей, проводки з яких будуть заводитись у таблицю. Це визначається встановленням відповідної позначки у групі залежних перемикачів в верхній частині форми.

Тепер можна безпосередньо приступати до заведення проводок в таблицю, в якій потрібно вказати наступні реквізити: номер і дату первинного документа; номер і дата документа, що являється підставою для здійснення торгової операції (підставою може бути договір на постачання чи рахунок на передоплату); рахунок, код аналітики та статтю для дебету; рахунок, код аналітики та статтю для кредиту; ознаку товарообороту, при встановленні якої дана проводка буде враховуватися при формуванні відомості по товарообороту та сума по проводці. У графах з номером документу та номером підстави потрібно заводити лише цифри оригінальних номерів, ігноруючи при цьому букви та інші знаки. Дати документів можна вибирати за допомогою календаря, кореспондуючі рахунки, коди партнерів, статті можна вибирати за допомогою відповідних форм для вибору реквізитів (рахунків, статей чи партнерів), які відкриваються на екрані при натисканні на кнопки з трьома крапками, що з’являються у графах таблиці у режимі редагування (ці форми також можна відкрити просто двічі клацнувши «мишкою» по відповідних графах). Номер і дату підстави в проводках можна не вказувати (замість цих реквізитів програма підставить відповідні значення для первинного документу), та сховати такі графи у таблиці, забравши для цього позначку «Заводити підставу». В залежності від вказаних рахунків для дебету та кредиту, програма може автоматично проставляти ознаку товарообороту в проводці, якщо такі проводки були заздалегідь визначені у довіднику операцій для обліку товарообороту.

При заведенні значеннь рахунків здійснюється контроль не тільки на існування даного рахунку у відповідному довіднику, але і перевіряється присутність субрахунків другого порядку, якщо вони визначені для цього рахунку. Окрім наявності вказаної статті в довіднику статей витрат (доходів), програма також повідомить, потрібно чи не потрібно заводити статтю для відповідного рахунку (стаття заводиться лише для рахунків, у яких вона вказана як об’єкт аналітичного обліку в довіднику рахунків).

Програма автоматично перераховує фактичну загальну суму проводок по товару і тарі та підсумок для інших (не товарних) проводок по звіту, як тільки курсор переходить на наступний рядок таблиці. Тому після заведення проводок по останньому первинному документу (по дебету чи кредиту), користувач має змогу звірити розраховані фактичні суми з раніше вказаними відповідними сумами по звіту. Для знищення непотрібних рядків в даній таблиці, можна скористатися навігатором на нижній панелі вікна.

Кнопка «Ввод бухгалтерської операції» відкриває на екрані спеціальне вікно, яке дозволяє суттєво прискорити заведення проводок у звіт.

В цьому вікні потрібно вказати номер і дату первинного документа, номер і дату підстави, номер і дату податкової накладної, вибрати зі списку потрібну бухгалтерську операцію, в залежності від типу документа (прибуткового чи видаткового) вказати відповідні коди для аналітичного обліку. Дати документів також можна вибирати за допомогою календаря, а бухгалтерська операція та код партнера обирається за допомогою відповідних форм для вибору реквізитів (операцій чи партнерів), які відкриваються на екрані при натисканні на кнопки, що розташовані на вікні праворуч від цих реквізитів. Далі, в залежності від визначеного переліку проводок по обраній бухгалтерській операції, користувач повинен вказати суму по кожній проводці (праворуч від полів для заведення сум будуть відображатися відповідні коментарі для проводок, які визначені для даної бухгалтерській операції в довіднику). Якщо в переліку проводок, для обраної операції, також були вказані коефіцієнти, то після заведення першої суми, решта інших розраховуються автоматично. Як тільки всі суми по проводках заведені, потрібно натиснути на кнопку «Додати проводки», яка переносить вказані дані у перелік проводок для поточного звіту.

Як тільки всі проводки для поточного звіту заведені, розраховані фактичні суми проводок по надходженню та вибуттю товару і тарі звірені з раніше вказаними відповідними сумами по звіту та немає відхилень між цими значеннями, можна повернутися на саму першу сторінку форми за допомогою кнопки «Назад» для заведення нового звіту.

Ця сторінка також містить ще цілий ряд кнопок. Кнопка «Знищити звіт» призначена для знищення поточного звіту, кнопка «Проглянути» викликає на екран таблицю з переліком всіх заведених, за обраний місяць, звітів, що згруповані по окремих рахунках та матеріально-відповідальних особах, за допомогою якої можна легко знайти потрібний звіт. Іноді виникає потреба перерахувати сальдо на початок і сальдо на кінець по всіх заведених звітах для обраного рахунку та відповідальної особи. Для цього користувач може скористатися кнопкою «Перерахувати сальдо». За допомогою кнопки «Запис у файл» - інформацію з поточного звіту можна записати у файл формату Paradox на змінний пристрій, такий як дискета чи флеш-диск, з метою перенесення цих даних на інший комп’ютер. При цьому на екрані відкривається стандартне вікно операційної системи для запису файлів, яке безпосередньо дозволяє зберегти файл з інформацією по звіту на вибраний пристрій. Ім’я такого файлу програма формує самостійно у вигляді «OTxxx-yyy», де «xxx» - код матеріально-відповідальної особи, «yyy» - номер звіту. Для того, щоб завантажити раніше записану у файл інформацію по звіту на іншому комп’ютері, необхідно скористатися кнопкою «Зчитування з файлів». При цьому на екрані відкривається стандартне вікно операційної системи для відкриття файлів, за допомогою якого можна відшукати потрібний файл на змінному пристрою, а натиснувши кнопку «Відкрити» в цьому вікні, безпосередньо завантажити раніше записану інформацію в новий звіт.

Для того, щоб роздрукувати поточний товарно-грошовий звіт на принтері, або переглянути його друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна або натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. Окрім заведеного переліку проводок по дебету і кредиту, залишків по товару і тарі на початок та кінець вказаного періоду у звіті, друкована форма містить також окремі групування рахунків по надходженню та видатку товару і тари, та групування по інших проводках.