Знищення звітів матеріально-відповідальних осіб

Даний модуль програми призначений для одночасного знищення товарно-грошових звітів матеріально-відповідальних осіб за обраний місяць.

Спочатку роботи треба вказати, у полі на формі, рік, який повинен задаватися чотирма цифрами (встановити потрібне значення можна за допомогою стрілок біля поля редагування), вибрати з відповідних списків місяць та підрозділ. Далі вибираються необхідний режим для знищення товарно-грошових звітів, який може складатися з таких комбінацій: можна знищити звіти одразу по всіх рахунках та по всіх матеріально-відповідальних особах за місяць; всі звіти для одного обраного основного рахунку та по всіх відповідальних особах; всі звіти для вказаного рахунку та по конкретній матеріально-відповідальній особі; для одного окремого звіту по обраній відповідальній особі. Необхідний режим вибирається за допомогою відповідних груп залежних перемикачів на екранній формі.

Конкретний основний рахунок для звітів можна задати у відповідному полі на формі, або вибрати з переліку за допомогою стандартного вікна для вибору й перегляду реквізитів, що відкривається на екрані при натисканні на кнопку біля поля для заведення рахунку. В цьому переліку будуть лише рахунки, по яких заводились товарно-грошові звіти за обраний місяць.

Код матеріально-відповідальної особи задається лише після вибору необхідного основного рахунку для звітів. Якщо цей код не відомий, можна натиснути на кнопку поруч із полем для заведення коду, та знайти потрібну відповідальну особу у стандартному вікні для вибору і перегляду реквізитів із списком усіх матеріально-відповідальних осіб, по яких існують товарно-грошові звіти по вказаному рахунку.

Аналогічним чином можна вказати номер необхідного звіту, тобто задати його номер у відповідному полі на формі, або вибрати потрібний звіт з переліку заведених, для обраної матеріально-відповідальної особи, звітів за допомогою стандартного вікна для вибору й перегляду реквізитів, що відкривається після натискання на відповідну кнопку біля поля для заведення номеру звіту.

Далі можна приступати безпосередньо до знищення обраних товарно-грошових звітів, для чого потрібно натиснути на кнопку „Знищення” та підтвердити свої дії після відповідного запиту програми.

Авансові звіти

Даний програмний модуль призначений для формування авансових звітів, що складають особи, які одержують гроші під звіт, а також для друку зведеного журналу обліку підзвітних сум за обраний місяць.

Спочатку роботи треба вказати, у полі на формі, рік, за який заводиться авансовий звіт (рік повинен задаватися чотирма цифрами), вибрати з відповідних списків місяць та підрозділ.

Для формування нового авансового звіту треба натиснути на кнопку «Новий». Програма чистить поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення номеру звіту. Нумерація звітів відбувається автоматично, шляхом збільшення на одиницю номеру останнього заведеного звіту (кожний рік нумерація звітів починається з 1). Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 999999. В поле для дати звіту програма також автоматично додає поточну дату. Цю дату користувач може змінити “вручну”, або вибрати потрібне значення за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на відповідну кнопку, що розташована праворуч від дати.

Далі користувач повинен вказати наступні реквізити: бухгалтерську операцію (операцію можна вибрати зі списку, в якому будуть представлені відповідні операції з довідника бухгалтерських операцій); код підзвітної особи можна вибрати з переліку матеріально-відповідальних осіб чи співробітників, який відкривається в стандартному вікні для вибору партнерів при натисканні на кнопку, що розташована праворуч від коду (при цьому можна дуже швидко знайти потрібну особу, вказавши невеликий фрагмент її назви у полі для пошуку) - прізвище підзвітної особи програма підставляє самостійно; призначення авансу (можна вибрати з переліку призначень, які були вказані у раніше заведених авансових звітах); номер і дата касового ордеру, згідно якого підзвітна особа одержала аванс (якщо видатковий касовий ордер для цього авансу вже виписаний, то він з’явиться в переліку доступних касових ордерів для вказаної підзвітної особи); суму без ПДВ по звіту; суму ПДВ; загальну суму по звіту; суму добових, які входять до загальної суми. Дату для ордеру можна вибрати з календаря за допомогою аналогічної кнопки, що і дату авансового звіту.

Після заведення цих даних, користувач може сформувати проводки по авансовому звіту, для чого потрібно натиснути на кнопку «Сформувати проводки». Але перед цим необхідно вибрати зі списку, що знаходиться нижче таблиці з проводками, відповідну закладку у журналі інших операцій, у якій ці проводки накопичуються (якщо такої закладки в переліку немає, її потрібно попередньо створити у журналі). В залежності від вибраної бухгалтерської операції, в таблиці з’являється перелік проводок, яка має наступні графи: рахунок, код аналітики та стаття для дебету, рахунок, код аналітики та стаття для кредиту, сума та ознака довідкової проводки. Всі реквізити у проводках можуть редагуватися або “вручну”, або за допомогою відповідних форм для вибору реквізитів (рахунків, статей чи партнерів), які відкриваються на екрані при натисканні на кнопки з трьома крапками, що з’являються у графах таблиці у режимі редагування (ці форми також можна відкрити просто двічі клацнувши «мишкою» по відповідній графі). Нижче таблиці розташоване поле, яке показує відхилення між загальною сумою по звіту та сумою проводок, в яких у кредиті присутній рахунок 372. Кнопка «Перегляд проводок» відкриває на екрані нове вікно для перегляду сформованих по всіх авансових звітах проводок за місяць

При формуванні авансових звітах також доступний режим заведення витрат, в який можна перейти за допомогою кнопки «Заведення витрат». При цьому в нижній частині екранної форми відкривається нова сторінка, яка містить таблицю з переліком витрат по звіту. До таких витрат можна віднести, наприклад, добові, придбання товарно-матеріальних цінностей, витрати на проживання, витрати на проїзд та таке інше, які можуть обліковуватися на різних рахунках (перелік витрат користувач може попередньо створити у довіднику витрат для авансових звітів). У таблиці з витратами присутні такі графи: порядковий номер, який програма автоматично присвоює кожному запису; найменування витрати; код та найменування партнера (це може бути код матеріально-відповідальної особи, для якої за готівку закуповується товар, чи код постачальника); сума без ПДВ; сума ПДВ; загальна сума з ПДВ; бухгалтерська операція. Необхідні витрати та партнерів можна вибрати з переліків за допомогою відповідних форм для вибору реквізитів, які з’являються на екрані при натисканні на кнопку з трьома крапками в режимі редагування, а бухгалтерську операцію обирають зі списку у власній графі. Програма автоматично перераховує відповідні загальні суми по авансовому звіту, як тільки курсор переходить на наступний рядок. Для знищення непотрібних рядків в даній таблиці можна скористатися навігатором на нижній панелі вікна. Після заведення всього переліку витрат, потрібно натиснути на кнопку «Назад» та сформувати проводки, які в переліку відображаються для кожної бухгалтерської операції окремо та будуть мати власну аналітику по партнерах, в залежності від вказаних кодів для партнерів .

Кнопка «З існуючого» призначена для створення нової копії поточного авансового звіту з такими самими переліками витрат та проводок. Кнопка «Знищити» призначена для знищення поточного звіту, а кнопка «Проглянути» викликає на екран таблицю з переліком всіх авансових звітів, які були виписані за обраний місяць, що допомагає швидко знайти потрібний звіт.

Кнопка «Зведений журнал» формує та відображає на екрані у вікні попереднього перегляду зведений журнал обліку підзвітних сум за поточний місяць, що містить перелік всіх працівників, по яким були заведені авансові звіти. В журналі також наведено сальдо на початок місяця, перелік касових ордерів на видачу та повернення грошей з підзвіту, перелік заведених авансових звітів та сальдо на кінець місяця по кожному працівнику, загальні підсумки цих сум по окремих підрозділах та по всьому підрозділу, таблиця з групуванням по всіх рахунках.

Цей же програмний модуль дозволяє роздрукувати чи переглянути у вікні попереднього перегляду відомість руху підзвітних сум, в якій наведений перелік всіх авансових звітів за місяць по кожному працівнику із зазначенням рахунків для проводок по звіту, сумою добових та загальної суми по звіту. Для цього можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна або натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна.

Журнал інших операцій

Цей програмний модуль призначений для заведення проводок в журнал інших операцій, у якому накопичуються проводки з бухгалтерських операцій, що не зафіксовані у жодному товарно-грошовому звіті.

Журнал інших операцій на екрані представлений у вигляді окремих закладок, кількість та найменування яких користувач може самостійно змінювати за допомогою кнопки «Нова закладка». При натисканні на цю кнопку відкривається вікно з переліком всі визначених закладок, що відображається у вигляді таблиці з двома графами – шифром та найменуванням для закладок (шифр повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 9999). Навігатор на нижній панелі цього вікна дозволяє додавати нові та знищувати непотрібні рядки в переліку закладок.

Кожна закладка у журналі інших операцій містить декілька окремих смуг, на яких в свою чергу розташовані окремі різнокольорові поля для заведення реквізитів проводок.

Спочатку користувачу необхідно буде вказати у полі, на формі, рік, за який заводяться проводки у журнал інших операцій (рік задається чотирма цифрами), вибрати з відповідних списків місяць та підрозділ. Для того, щоб додати нову проводку у вибрану закладку, необхідно натиснути на відповідну кнопку навігатора цієї форми. Програма додає нову смугу на закладці, чистить усі поля на ній та встановлює курсор на поле для заведення номеру документа. Далі, користувач повинен послідовно завести всі необхідні реквізити для цієї проводки, підтверджуючі кожне заведене значення натисканням на клавішу {ENTER}. При цьому курсор буде переміщатися на наступне поле, для вводу, на поточній смузі. Для кожної проводки визначені наступні реквізити: номер і дату первинного документа; номер і дата документа, що являється підставою для здійснення бухгалтерської операції (підставою може бути договір на постачання чи рахунок на передоплату); рахунок, код аналітики та статтю для дебету; рахунок, код аналітики та статтю для кредиту; сума проводки. У полях з номером документу та номером підстави потрібно заводити лише цифри з оригінальних номерів, ігноруючи при цьому букви та інші знаки. Дати документів можна вибирати за допомогою календаря, кореспондуючі рахунки, коди партнерів, статті можна вибирати за допомогою відповідних форм для вибору реквізитів (рахунків, статей чи партнерів), для відкриття яких на екрані можна просто двічі клацнути «мишкою» по відповідних полях.

Над заведеними значеннями для рахунків здійснюється контроль не тільки на існування даного рахунку у довіднику, але і перевіряється присутність субрахунків другого порядку, якщо вони визначені для цього рахунку. Крім наявності вказаної статті в довіднику статей витрат (доходів), програма також повідомить, потрібно чи не потрібно заводити статтю для відповідного рахунку (стаття заводиться лише для рахунків, у яких вона вказана як об’єкт аналітичного обліку в довіднику рахунків).

За допомогою навігатора на нижній панелі вікна можна послідовно перебирати всі записи в таблиці даних, швидко переходити на перший чи на останній запис, додати нові і вилучити вже існуючі записи.

При натисканні на кнопку «Заведення бухгалтерської операції» на екрані відкривається спеціальне вікно, яке дозволяє суттєво прискорити заведення проводок у журнал інших операцій. В цьому вікні потрібно так само вказати номер і дату первинного документа, номер і дату підстави, номер і дату податкової накладної, вибрати зі списку необхідну бухгалтерську операцію та вказати відповідні коди для аналітичного обліку по дебету та кредиту. Дати документів також можна вибирати за допомогою календаря, а бухгалтерська операція та код партнеру обирається за допомогою відповідних форм для вибору реквізитів (операцій чи партнерів), які відкриваються на екрані при натисканні на кнопки що розташовані на вікні праворуч від цих реквізитів. Далі, в залежності від визначеного переліку проводок по обраній бухгалтерській операції, користувач повинен вказати суму по кожній проводці (праворуч від полів для заведення сум будуть відображатися відповідні коментарі для проводок, які визначені для даної бухгалтерській операції в довіднику). Якщо в переліку проводок для обраної операції також були вказані коефіцієнти, то після заведення першої суми, решта інших розраховуються автоматично. Як тільки всі суми по проводках заведені, потрібно натиснути на кнопку «Додати проводки», яка переносить вказані дані у перелік проводок для поточної закладки у журналі інших операцій.

При коригуванні раніше заведених проводок на обраній закладці, користувач повинен встановити позначку «Коригування інформації», для того, щоб при переміщенні з одного запису на інший, курсор не переміщався в самий кінець переліку проводок.

На нижній панелі вікна знаходиться кнопка «Підсумки», яка дозволяє згрупувати всі заведені проводки по номерах і датах документів та номерах і датах для підстав, а також відобразити на екрані загальну суму всіх проводок на закладці (щоб повернутися до заведення проводок, потрібно натиснути кнопку «Сховати»).

Для того, щоб роздрукувати поточну закладку журналу інших операцій на принтері чи переглянути друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. Також можна одночасно роздрукувати одразу всі закладки, що визначається шляхом встановлення відповідної позначки. Крім переліку проводок, друкована форма для журналу інших операцій містить також групування по всіх вказаних рахунках.

Виписка довіреностей

В цьому переліку згруповані пункти меню для виписки довіреностей на отримання товарно-матеріальних цінностей та формуванню реєстрів цих довіреностей за будь-який вказаний період.

Виписка довіреностей

Цей програмний модуль призначений для виписки довіреностей на отримання товарно-матеріальних цінностей.

Спочатку роботи треба вказати у полі, на формі, рік, за який виписується довіреність (рік повинен задаватися чотирма цифрами) та вибрати з відповідного списку підрозділ.

Для формування нової довіреності треба натиснути на кнопку «Нова довіреність». Програма чистить поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення номеру довіреності. Нумерація довіреностей відбувається автоматично, шляхом збільшення на одиницю номеру останньої заведеної довіреності (кожний рік нумерація звітів починається з 1). Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 999999. Ліворуч від номеру довіреності програма самостійно проставляє порядковий номер довіреності в поточному році. В поле для дати видачі довіреності програма також автоматично додає поточну дату, а в поле для останньої дійсної дати - на три дні більшу. Ці дати користувач може змінити “вручну”, або вибрати потрібне значення за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на відповідні кнопки, що розташовані праворуч від дат. Далі користувач повинен вказати наступні реквізити: серію довіреності; прізвище, ім’я, по батькові особи, на яку ця довіреність виписується; документ, що засвідчує особу, серію, номер та дату видачі цього документу, найменування установи, яка його видала; найменування постачальника, номер та дата рахунку для оплати. Одержувача та постачальника можна вибрати з переліку співробітників та партнерів за допомогою стандартного вікна для вибору партнерів, яке відкривається при натисканні на відповідні кнопки, що розташовані праворуч від найменувань цих реквізитів (при цьому можна дуже швидко знайти потрібну особу (партнера), вказавши лише невеликий фрагмент її назви у полі для пошуку). Прізвище особи та документу, що її засвідчує, також можна вибрати з переліку цих же реквізитів, що були вказані у раніше виписаних довіреностях.

Нижче розташована таблиця з переліком матеріальних цінностей, які необхідно забрати. Ця таблиця містить такі графи: порядковий номер рядка, найменування цінностей, одиниця виміру, кількість та кількість прописом, яку програма проставляє автоматично в залежності від вказаної кількості.

Кнопка «Знищити» видаляє поточну довіреність. При натисканні на кнопку «Проглянути» на екрані з’являється вікно з переліком всіх виписаних довіреностей за вказаний рік. Також, за допомогою групи залежних перемикачів можна вибрати необхідну кількість рядків у таблиці з переліком цінностей при друкуванні довіреностей. На середній панелі форми розташований навігатор, який дозволяє в межах вказаного року переміщатися з одної довіреності до іншої.

Для цих документів передбачена друкована форма, що самостійно може змінюватися користувачем за допомогою редактору макетів друкованих документів, який з’являється на екрані при натисканні кнопки «Редагування макетів документів» на панелі інструментів головного вікна, або при виборі аналогічного пункту в меню „Файл”. Вибрати необхідний макет довіреності можна з відповідного списку на верхній панелі форми.

Для того, щоб роздрукувати заяву на принтері чи переглянути її друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна.

Реєстр довіреностей

Даний програмний модуль призначений для перегляду та друку реєстрів виписаних довіреностей за будь-який вказаний період.

Для формування реєстру треба вказати початок та кінець періоду, значення для яких користувач може обрати за допомогою календаря при натисканні на відповідні кнопки, що розташовані праворуч від цих дат, та вибрати з відповідного списку потрібний підрозділ. Після цього таблиця з переліком довіреностей відразу оновлюється. Ця таблиця містить наступні графи: номер, серію та дату довіреності; прізвище, ім’я, по батькові особи, на яку ця довіреність виписана; код та найменування постачальника; номер та дата рахунку для оплати.

Для того, щоб роздрукувати сформований реєстр довіреностей на принтері чи переглянути друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна.