Пункт меню „Макет сторінки”

Даний пункт меню надає можливість змінити деякі параметри сторінок при друкуванні даних з обраних, в поточній базі, таблиць, відкритих файлів з даними чи SQL-запитів на вибірку даних.

До таких параметрів належать відступи від чотирьох країв аркушу у міліметрах, орієнтація сторінки (книжна чи альбомна), параметри шрифту, яким будуть надруковані дані з таблиць чи запитів. Крім того, на даній формі присутня кнопка для вибору та настроювання параметрів активного принтеру.

Калькулятор

Даний пункт меню викликає стандартну програму калькулятора Windows (якщо ця програма встановлена). Числовий калькулятор призначений для виконання нескладних поточних розрахунків при роботі з програмою. Він дозволяє виконувати всі арифметичні дії, обчислювати відсотки і зворотні значення, запам'ятовувати числа і виконувати додавання й віднімання із збереженим значенням.

Публікація в MS Excel

Завантажує програму Microsoft Excel, якщо вона встановлена на комп'ютері, і копіює дані з поточного набору даних (із таблиці, запиту чи відкритої активної форми) у нову книгу Microsoft Excel через буфер обміну Windows. При копіюванні зберігається вся структура набору даних – назва колонок, їх послідовність та ширина.

Публікація в MS Word

Завантажує програму Microsoft Word, якщо вона встановлена на комп'ютері, і копіює дані з поточного набору даних (із таблиці, запиту чи відкритої активної форми) у новий документ Microsoft Word через буфер обміну Windows. При копіюванні зберігається структура набору даних – назва колонок та їх послідовність. Ширина колонок буде однаковою для усіх полів.

Відкрити базу даних в MS Access

Даний пункту меню завантажує програму Microsoft Access, якщо вона встановлена на комп'ютері, та за її допомоги автоматично відкриває файл з базою даних. Використовувати цей пункт меню можуть лише досвідчені користувачі, які мають не тільки досвід роботи з цією офісною програмою, але і знають структуру бази даних.

Резервне копіювання бази даних

Цей пункт меню призначений для створення резервної копії поточної бази даних на зовнішній пристрій, такий як флеш-диск чи жорсткий диск іншого комп’ютера, по мережі. При виконанні цієї процедури відразу відкривається стандартне, для операційної системи, вікно для запису файлів, за допомогою якого користувач може не тільки вибрати потрібну папку на зовнішньому пристрої, але і вказати нову назву для копії файлу з базою даних (зазвичай, в новій назві вказують поточну дату створення цієї копії, наприклад, «UKSBuhOblik_290909.mdb»). При інтенсивній роботі з даним програмним комплексом, резервне копіювання бажано робити кожний день, та обов’язково один раз на тиждень, зберігаючи на зовнішньому пристрої не менше двох-трьох попередніх копій. Після створення копії бази даних, програма сформує відповідне повідомлення.

Стиснення бази даних

Даний пункту меню дозволяє стиснути поточну базу даних (зменшити розмір самого файлу), що безпосередньо пришвидшує роботу з даною програмою, особливо в тому випадку, коли з програмою одночасно працюють декілька користувачів. Операцію по стисненню бази даних необхідно робити тільки на головному (серверному) комп’ютері, а користувачі на інших (робочих) комп’ютерах повинні обов’язково закрити цей комплекс програм. По закінченню стиснення бази, даних програма сформує відповідне повідомлення, що для продовження роботи з даною програмою, також необхідно спочатку її закрити, а потім повторно відкрити.

Групи користувачів

Даний пункт меню призначений для визначення груп користувачів та прав їх доступу до окремих пунктів меню програми та даних.

Перед тим як призначати права доступу для користувачів (до програм або даних), необхідно визначати самі ці групи. Щоб створити нову групу користувачів, знищити існуючу чи скорегувати назву групи, потрібно натиснути на кнопку „Додати групу користувачів”. При цьому на екрані відкриється нове вікно у вигляді таблиці, яка складається з двох колонок – коду та найменування групи. Код групи повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 999. На нижній панелі цього вікна є навігатор, за допомогою якого можна переміщуватися між записами в таблиці, додати нові або знищувати існуючі записи. При закритті даного вікна перелік груп користувачів також оновиться.

Далі, з відповідного списку, вибирається необхідна група користувачів. На формі присутні дві закладки, «Доступ до програм» та «Доступ до даних».

Перша закладка дозволяє визначити які пункти головного меню програми будуть відображатися на екрані для кожної вибраної групи користувачів. В лівій частині цієї закладки знаходиться ще один список, в якому перелічені всі основні пункти головного меню, такі як „Файл”, „Довідники”, „Операції з обладнанням”, „Менеджмент торгівлі”, „Кількісно-сумовий облік”, „Фінансовий облік”, „Податковий облік” та „Сервіс”. При виборі зі списку того чи іншого пункту меню, в правій частині закладки перелічуються вже рядки з вертикального меню. В цьому переліку користувач сам вибирає та позначає „галочками” ті пункти меню, які мають відображатися на екрані для вибраної групи користувачів. Слід зауважити, що коли позначаються або знімаються позначки з якихось пунктів меню - будуть активними або неактивними і відповідні кнопки на панелі швидкого запуску або Центра керування програмою. Також необхідно слідкувати, щоб хоча би одна з груп користувачів, наприклад, „Адміністратор”, повинна мати доступ до пунктів меню „Групи користувачів” та „Паролі користувачів”.

На другій закладці, для вибраної групи користувачів, визначається доступ до заведення, чи редагування, чи перегляду даних. Кожний з цих режимів вибирається шляхом встановлення відповідної позначки у групі залежних перемикачів.

Паролі користувачів

Даний пункт меню призначений для визначення користувачів та їх паролів, що будуть працювати з даним комплексом програм.

На екранній формі цієї програми присутня таблиця, що містить три графи – логін (коротка назва, яка заводиться разом з паролем для ідентифікації користувача), ім’я користувача та група, до якої належить даний користувач. Праворуч від цієї таблиці є ряд кнопок, за допомогою яких можна визначити необхідний перелік користувачів.

Кнопка „Додати” призначена для створення нового запису в таблиці користувачів. При натисканні на цю кнопку, на екранній форми відкривається наступна сторінка, де необхідно вказати логін користувача, повне ім’я, пароль, підтвердження пароля та вибрати зі списку потрібну групу користувачів (в залежності від обраної групи, даний користувач буде мати відповідний доступ до пунктів меню програми та доступ до даних). Пароль може складатися з довільного набору букв та цифр, а його довжина не перевищувати восьми знаків. Як тільки всі ці реквізити вказані, треба натиснути на кнопку „Записати”, для того, щоб додати новий запис в таблицю користувачів та повернутися на попередню сторінку форми. Кнопка „Відмінити” відміняє як вставку нового, так і зміну вже існуючого запису.

Аналогічним образом, за допомогою кнопки „Редагувати” можна, для вибраного користувача, змінити його логін, ім’я чи пароль, або навіть перевести користувача в іншу групу.

Кнопка „Знищити”, після підтвердження, вилучає поточний запис з переліку користувачів.

5.12. Меню „Вікна”

В меню „Вікна” включені команди для управління дочірніми вікнами з метою їх впорядкування або згортання в межах головного вікна програми. Ці команди є стандартними і відповідають багатодокументному стилю MDI.

Пункт меню „Каскадом”.

При виборі цього пункту меню, усі відкриті дочірні вікна розміщуються каскадом в головному вікні програми таким чином, щоб одне дочірнє вікно перекривається іншим, але заголовок кожного вікна залишається видимим.

Пункт меню „Мозаїкою”.

При виборі цього пункту меню, усі відкриті дочірні вікна розміщуються мозаїкою, так щоб вони не перекривали одне одного в головному вікні програми.