Характеристика попереднього, поточного та завершального контролю в організації

Продовження таблиці 2.17

Види і зміст управлінської діяльності

Контролювання як загальна функція менеджменту

3. За рівнем централізації контролю: централізований та децентралізований.

Централізований контроль постає як цілеспрямована діяльність спеціалізованих контрольних служб, заснована на використанні суворих правил, інструкцій, жорстких нормативів. Його особливістю є послідовний, спрямований на суб'єкт вплив «зверху до низу»; здебільшого йому властива закритість інформації.

Децентралізований контроль ґрунтується на соціальних нормах, цінностях, традиціях, корпоративній культурі. Значною мірою він зорієнтований на самоконтроль та внутрігруповий контроль, що здійснюються на засадах соціальної взаємодії. Йому властива прозорість інформації про цілі, засоби, терміни проведення контролю. Не менш важливою його особливістю є і забезпечення двостороннього впливу.

Процес контролю реалізується в кілька етапів:—

1. Визначення стандартів і критеріїв. Стандарт — це офіційний державний або нормативно-технічний документ галузі, підприємства, що визначає характеристики вимог, яким повинен відповідати певний вид продукції; критерій — показник, за яким оцінюють якість роботи, продукції тощо. Загальноприйнятими щодо них є такі вимоги: обмеженість у часі, конкретність, реальність, можливість прогнозування показників і результатів.

2. Оцінювання виконання. Полягає у з'ясуванні відповідності кількості та якості робіт, продукції, загального стану суб'єкта встановленим стандартам, загальноприйнятим нормам і критеріям. Потребує залучення відповідних ресурсів, спеціальних контрольних засобів та приладів; може здійснюватися централізовано і децентралізовано.

3. Порівняння досягнутих результатів з установленими стандартами. Його здійснюють у кілька етапів:

— встановлення масштабу допустимих відхилень;

— вимірювання результатів;

— передача і поширення інформації про конкретні результати;

— оцінка інформації про отримані результати.

4. З'ясування необхідності коректив. Від ефективності процедур на цьому етапі залежить подальше функціонування організаційної системи та її окремих елементів. Здійснюється на основі обґрунтованих висновків щодо відповідності чи невідповідності робіт, продукції

встановленим стандартам. У разі виявлення невідповідності виникає потреба у корективах (усунення недоліків, зміна стандартів тощо), що є завданням функції регулювання.

Ефективність контролю залежить від таких чинників:

— об'єктивність критеріїв і стандартів, які б забезпечували реальні можливості людей та справедливість контролю;

— якісне інформування про стан контрольованих об'єктів і процесів;

— двобічне спілкування між працівниками органів контролю та особами, діяльність яких контролюється;

— уникнення прискіпливого контролю;

— використання методів матеріального стимулювання за дотримання встановлених критеріїв, досягнення запланованих результатів;

— впровадження інформаційно-управлінської системи контролю;

— надання особливої уваги контролю виробничих процесів.

Не менш важливим при цьому є ефективне функціонування інформаційно-управлінської системи контролю — формалізованої системи підготовки інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень. Вона повинна містити інформацію про попередній, сучасний та майбутній стани підконтрольних процесів чи об'єктів. її функціонування має ґрунтуватися на використанні сучасної комп'ютерної техніки, технологій.

Проектування інформаційно-управлінської системи передбачає такі етапи:

— оцінювання інформаційної бази;

— аналіз системи прийняття управлінських рішень;

— аналіз інформаційних вимог;

— агрегування управлінських рішень — координування та інтегрування конкретних рішень у структурі управління організацією;

— проектування процесу оброблення інформації;

— виділення етапів у технології оброблення інформації;

— оцінювання та аналіз інформації, виданої інформаційно-управлінською системою, з метою виправлення допущених помилок;

— встановлення зворотного зв'язку в межах інформаційно-управлінської системи.

Види і зміст управлінської діяльності

Контролювання як загальна функція менеджменту

Система контролювання виробничих процесів

Особливості створення, налагодження та функціонування системи контролювання в організації можна проілюструвати на прикладі контролю виробничих процесів.

Система контролювання виробничих процесів — механізм контролю за такими елементами виробничо-господарської діяльності, як науковий пошук, проектування, розроблення технологій, підготовка виробництва, основне виробництво, реалізація продукції і маркетинговий пошук.

Вона покликана оцінювати ефективність робіт на всіх етапах циклу створення та реалізації продукції з метою забезпечення її конкурентоспроможності на внутрішньому і зовнішньому ринках. Тобто така система контролю повинна забезпечити певний рівень якості продукції, який задовольняв би споживача, гарантував виконання замовлень у встановлені терміни й на належному рівні. Тому вона є одним із найдієвіших об'єктивних методів підвищення ефективності виробництва. Оскільки ця система повною мірою задіяна в процесі управління виробництвом, цілком виправдано її відносять до керуючої системи.

Робота щодо забезпечення ефективності системи контролю виробничих процесів на підприємстві охоплює такі етапи:

— визначення рівня якості відповідно до вимог споживачів;

— створення умов для досягнення відповідного рівня якості: розроблення технології, підготовка обладнання, придбання матеріалів, підбір і навчання працівників, організація технічного контролю;

— налагодження виробничого процесу з метою якісного виготовлення виробів;

— ліквідація виявлених недоліків у якості продукції і виробничого процесу;

— стабілізація досягнутого рівня якості продукції.

Система контролю виробничих процесів охоплює сукупність функцій і методів управління, управлінський апарат, а також відповідне нормативне та матеріальне забезпечення. Контроль виробничих процесів, як правило, здійснює самостійний структурний підрозділ підприємства, очолюваний заступником директора з якості. Управління системою контролю виробничих процесів починається на етапі науково-дослідницьких, проектно-конструкторських і технологічних розробок, а завершується на етапі маркетингового пошуку.

До функцій системи контролю виробничих процесів належать: аналіз конструктивних, технологічних, виробничих і експлуатаційних дефектів; виявлення помилок у кресленнях, схемах, технічних умовах, технологічних картах та іншій технічній документації; контроль якості матеріалів, напівфабрикатів, комплектуючих виробів, що надходять на підприємство, перевірка їх відповідності вимогам документації; стеження, щоб надходили на виробництво тільки потрібні матеріали і деталі, які пройшли контроль і випробування; контроль якості інструментів і оснащення власного виробництва, що надходять в експлуатацію, а також інспектування стану оснащення та інструментів, які перебувають в експлуатації. Застосування системи контролю виробничих процесів забезпечує надійний контроль за дотриманням технологічної дисципліни на робочих місцях; ретельне випробування та приймання готової продукції; перевірку правильності оформлення документів на виготовлення і передачу продукції на склад або замовнику; контроль комплектності та якості пакування готових виробів, які відвантажують замовнику; перевірку стану засобів контролю, вимірювальної техніки; виявлення, аналіз та облік браку; вивчення рекламацій; розроблення разом з іншими підрозділами підприємства заходів щодо усунення браку і поліпшення якості виробів.

Через систему контролю виробничих процесів до виробничих підрозділів надходять пропозиції щодо впровадження прогресивних засобів контролю, обгрунтування доцільності контрольних операцій, підбору виконавців контролю з метою підвищення його ефективності й зниження трудомісткості. Забезпечуючи інтереси підприємства на ринку, така система запобігає виникненню збитків, пов'язаних з виправленнями і переробками, прихованим браком, усуненням дефектів у виробах. Усе це суттєво впливає на кінцеві результати діяльності підприємства.

Ефективність системи контролю виробничих процесів залежить від того, наскільки якісно реалізуються всі її функції та завдання. Для підвищення ефективності управління системою і посилення її впливу на кінцеві результати виробництва при проектуванні конструкції й технології виробів визначають методи та засоби контролю, щоб їх технічні характеристики і показники максимально відповідали вимогам споживачів. На стадії організації контролю основну увагу зосереджують на вхідному контролі, від ефективності якого значною мі-

Види і зміст управлінсько? діяльності

рою залежить одержання конкурентоспроможної продукції. При цьому дбають про забезпечення тісного зв'язку з підприємствами-постачальниками, оптимізацію технології та управління виробництвом тощо.

Нормативною основою функціонування системи контролю виробничих процесів є положення, в якому визначають її структуру, враховуючи вид, масштаб, тип виробництва, особливість продукції, права, обов'язки та відповідальність усіх підрозділів системи, їх зв'язок з іншими функціональними службами підприємства. Приблизну структуру системи контролю виробничих процесів подано на рис. 2.61. Як правило, в ній створюють два підрозділи (групи), покликані забезпечити впровадження і застосування міжнародних стандартів, а також конкурентоспроможність продукції на стадії науково-пошукових і конструкторсько-технологічних робіт. Обидві групи на цій стадії отримують інформацію безпосередньо від начальника системи контролю виробничих процесів. Результати її використання надходять у зворотному напрямі безпосередньо начальнику системи контролю, обминаючи всі проміжні структури, а також заступників начальника системи. Інформацію про діяльність груп отримує і головний інженер підприємства, оскільки вона потрібна йому для оперативного впливу на процес виробництва. Директор підприємства інформацію про результати діяльності груп отримує безпосередньо від начальника системи контролю виробничих процесів, а про результати щодо її реалізації у виробництві — від головного інженера.

Управління системою контролю виробничих процесів очолює заступник директора з якості — начальник системи контролю виробничих процесів. Він здійснює стратегічне управління системою, безпосередньо керує роботою таких груп: застосування стандартів; атестації виробництва і виробничого персоналу; технологічною; забезпечення конкурентоспроможності продукції на стадії науково-пошукових і конструкторсько-технологічних робіт.

Узгоджені дії з підрозділами є запорукою стабільності й ефективності роботи системи контролю виробничих процесів. При цьому важливо налагодити дієвий механізм взаємозв'язку системи контролю виробничих процесів зі службами і підрозділами підприємства. З одного боку, відділи і служби забезпечують систему контролю виробничих процесів інформацією, необхідною для успішного управління системою, з іншого — система ставить перед підрозділами конкретні техніко-організаційні

Контролювання як загальна функція менеджменту

ДИРЕКТОР ПІДПРИЄМСТВА

Технологічна група

Група з атестації виробництва та виробничого персоналу

Заступник

начальника

системи

контролю

виробничих

процесів

основних

цехів

Заступник

начальника

системи

контролю

виробничих

процесів

допоміжних

цехів

Заступник начальника

системи

контролю

виробничих

процесів

Група вихідного контролю

Рис. 2.61. Організаційна структура управління системою контролю виробничих процесів

вимоги, залучає спеціалістів і керівників до вирішення конкретних питань, пов'язаних із поліпшенням якості продукції.

Запитання. Завдання

1. У чому полягає сутність і особливості контролювання?

2. Охарактеризуйте на конкретних прикладах функції та завдання контролю.

Види і зміст управлінської діяльності

3. Розкрийте зміст чинників підвищення ефективності контролю.

4. Обгрунтуйте позитивні та негативні наслідки впливу контролювання на підконтрольних суб'єктів.

5. Обгрунтуйте класифікацію контролю за різними ознаками.

6. Аргументуйте застосування попереднього, поточного та завершального контролю в організації.

7. Порівняйте централізований та децентралізований види контролю.

8. Охарактеризуйте на конкретному прикладі етапи процесу контролювання.

9. У чому сутність інформаційно-управлінської системи контролю? 10. Наведіть характеристику системи контролювання виробничих

процесів.

Теми рефератів

1. Роль контролювання у менеджменті.

2. Процес здійснення контролю: сутність, етапи, особливості протікання, суб'єкти та об'єкти.

3. Застосування сучасних інформаційних технологій у процесі контролювання.

4. Врахування соціально-психологічних та економічних аспектів при формуванні системи контролю в організації.

5. Проблеми інформаційного забезпечення контролю на підприємстві.

6. Система фінансового контролю в орг㱈̄觋ꞃ瑧껨ՙ螣硪᳗椳㓕퓫⤴럭们讖뭚렆掴ၞ遟ᄓ笀쾁঳䩒�貵ﯨ죅ᩏൊ멬哷겕ꖗ檤큩덟ₖꯌቨ꼙찪䦌탾᷄뽠䜀阕卑緧ྰ꒜㋀̦�릮䔙ᨋ�ᚍ㇇ත壳䛱쵷Ə쀒汩柧⤭ᝈ⏑酚褾멉齆庲ጐ麬鄀撚翀ᐗ溒唇醿詯戤一筴諆䓂⪕䷒�孰㼚拎촘᷑鼅塅�댚ᙤ栁Ӗꪤ߈䴗続�暔齕쓕ꆺ�透庎�⟈�䩣뿜鹻㚛❻咰됚뻧㛫畆ꃼ貶詙㲹⭉ໝ熿逿䃂䉡䄒ꏍ��䩇傮죉糏팜ᛉ䍗⏦뾁壆䋔뫁ﰯ쭼酋䘂겱☔䮘ְ瑩颃逽掍ﴡ䘊듞펎穌충딵莑䵱㝽뜰䀟쏥胥⍝ⴳ鄩挘䟖詀ꗠ鉁饑⎮鹞嵘羘ድ鶦د᳓ꭨ羃ꥒ빼꥕⠅䷧䉤ᥫ楴삥㒠聾돞麕㳆귥胴� в організації.

2.6. Регулювання як загальна функція менеджменту

Виявлені на засадах контролювання проблеми і порушення процесу виробничо-господарської діяльності, а також негативні його результати вимагають здійснення регулювання.

Регулювання — вид управлінської діяльності, спрямований на усунення відхилень, збоїв, недоліків тощо в керованій системі шляхом розроблення і впровадження керуючою системою відповідних заходів.

Регулювання як загальна функція менеджменту

Регулювання покликане усунути всі недоліки, відхилення, збої, виявлені у процесі контролювання. При цьому регулювальні заходи можуть застосовуватись на всіх попередніх етапах технології менеджменту (планування, мотивування, організування). Для цього вдаються до коригуючих дій, що базуються на виборі таких рішень:

— усунення відхилень;

— перегляд стандартів та критеріїв;

— усунення відхилень з переглядом стандартів і критеріїв.

Особливість регулювання полягає в тому, що, на відміну від функцій планування, організування та мотивування, які удосконалюються безпосередньо в керуючій системі організації, регулювання, як і контролювання, вдосконалюється в керуючій та керованій системах. На рис. 2.62 зображено графічну модель процесу регулювання під впливом різних факторів, які потребують змін у плануванні, організуванні, мотивуванні.

Планування ■* Організування ■> Мотивування ■> Контролювання

Регулювання шляхом коригування планів

Регулювання

шляхом

реорганізації

структури

управління,

технологічних

підходів тощо

Регулювання шляхом змін у системах мотивування працівників

Рис. 2.62. Регулювання діяльності організації

Залежно від характеру перешкод чи недоліків, виявлених у процесі контролю в керованій системі, регулювання може скеровуватись на конкретний блок (планування, організування чи мотивування). Якщо проблеми виникли у блоці «Планування», розроблені заходи стосуватимуться вдосконалення економічного, соціального чи технологічного планування; виникнення їх в організаційній структурі зумовить необхідність реалізації заходів у блоці «Організування» щодо структури управління організацією, комунікаційних систем тощо; недоліки щодо матеріального стимулювання працівників керованої системи потрібно буде усувати в блоці «Мотивування», вдосконалюючи систему преміювання, дивідендної політики тощо.

У табл. 2.18 охарактеризовано процеси регулювання в організації на конкретних прикладах.

198 Види і зміст управлінської діяльності

Таблиця 2.18 Характеристика процесів регулювання

Регулювання як загальна функція менеджменту

Успішна діяльність підприємства значною мірою залежить від ефективності регулювальних заходів, що покликані усунути недоліки в роботі та запобігти потенційним втратам. Виявлення у процесі контролювання недоліків, відхилень, збоїв є необхідною, але не достатньою умовою стабілізації діяльності підприємства. Адже без розроблення дієвих заходів щодо їх усунення та прийняття відповідних управлінських рішень ситуація в організації не може поліпшитись.

Запитання. Завдання ,

1. У чому полягає роль функції регулювання в технології менеджменту?

2. Обгрунтуйте особливості функції менеджменту — регулювання.

3. Охарактеризуйте процес регулювання в організації, якщо в процесі поточного контролю виявлено, що працівники недостатньо кваліфіковані для виконання визначених завдань.

4. Охарактеризуйте процес регулювання:

— на виробничому підприємстві, якщо за результатами проведеного атестування виявлено, що 30% працівників підприємства не відповідають своїм посадам;

— у навчальному закладі, якщо за результатами перевірки диспетчерського відділу виявлено, що дві групи не з'явилися на пару;

— в авіакомпанії, якщо надійшли скарги від постійних клієнтів на погіршення якості їх обслуговування;

— у туристичній фірмі, якщо від клієнтів надійшли рекламації з приводу невиконання нею договірних зобов'язань;

— на підприємстві, якщо виникли проблеми зі збутом виготовленої продукції внаслідок загострення конкуренції на ринку;

— на транспортному підприємстві, якщо у процесі технічного огляду виявлено, що 8% рухомого складу не придатні до здійснення перевезень;

— якщо на підприємстві виник страйк робітників з приводу підвищення заробітної плати на 15%.

Теми рефератів

1. Роль функції регулювання в технології менеджменту.

2. Особливості реалізації функції регулювання.

3. Зворотний зв'язок як основа регулювання у менеджменті.

4. Регулювальні заходи в системі управління підприємством.

5. Необхідність застосування в менеджменті функції регулювання.

6. Значення регулювання у реалізації конкретних функцій менеджменту.

7. Формування управлінських рішень на засадах регулювання.

8. Перебудова організаційної структури управління на засадах регулювання.

9. Формування інструментів мотивування на засадах регулювання. 10. Вплив регулювання на формування стратегії підприємства.