С учетом данных факторов, строится типология стратегий действий в различных временных режимах, отражающая фактические предпочтения людей

Внутреннее время и временные режимы работников

Ценность времени в общении на работе. Внутреннее время и его характеристики. Психологические эффекты восприятия времени человеком. Временные режимы и индивидуальная способность к регуляции времени.

Современная организация отличается динамикой контактов, значительными информационными нагрузками, которые накладываются на сотрудников, «временными стрессами». В этих условиях время выступает ключевым фактором делового общения - большинству времени не хватает. Это порождает напряженность в общении.

Время – одно из самых загадочных свойство реальности. Кроме объективного времени, везде одинакового по своим физическим законам, существует индивидуальное время.Внутреннее время (психологическое время) – переживание человеком последовательности сменяющих друг друга событий. «Внутренние часы» связаны с особенностями нервной системы человека, состоянием его психики, личностными смыслами и значениями, а также зависят от социальных условий жизни в конкретную эпоху и в конкретном обществе.

Психологическое время влияет на оптимальность труда, психологическую совместимость сотрудников, рациональное использование времени на рабочем месте.

Эффективная деловая коммуникация предполагает учет как общих, так и личностных психологических закономерностей восприятия времени.

Можно выделить ряд тенденций восприятия времени.

1. Временные отрезки жизни, заполненные интересной, эмоционально насыщенной деятельностью, недооцениваются (время проходит быстро). Время, связанное со скукой и ожиданием переоценивается, то есть длится долго. Эффективное управление коллективом работников предусматривает сочетание творческие и рутинные трудовых заданий и операций, постоянное отслеживание мотивировки сотрудников.

2. Дефицит времени, связанный с получением каких-то благ (покупкой вещей), приводит к повышению ценности этих благ в сознании человека.

3. Одним из последствий социальных кризисов является нарушение (или даже деструкция) временной перспективы личности, крушение жизненных планов и временная дезорганизация человека. Сокращается длина временной перспективы, происходит зацикливание на прошлом, нарушается связанность или согласованность прошлого, настоящего и будущего.

Организация предъявляет к сотруднику определённые требования, предоставляет ему некоторые временные возможности и резервы. В то же самое время личность самоопределяется во времени, что немаловажно для деловых контактов. Можно выделить типы личностной регуляции времени на основании параметров активности и некоторых общих характеристик личности.

1. Стихийный тип. Личность такого типа находится в зависимости от событий и обстоятельств, не может организовать своё время, характеризуется ситуативностью поведения и отсутствием личной инициативы.

2. Функциональный тип. Такой человек активно организует ход событий, своевременно включаясь в них и добиваясь максимальной эффективности, но только в краткосрочной перспективе (отсутствует жизненная линия).

3. Созерцательный тип характеризуется пассивным отношением ко времени, отсутствием четкой организации времени жизни.

4. Творческий тип. Такая личность оптимальным образом сочетает внешние обстоятельства жизни и внутренние тенденции, активно реализует планы на будущее.

Событийный подход к жизни наименее эффективен. Для первых двух типов временная организация носит краткосрочный характер.

Эффективная деловая коммуникация строится на учете индивидуальных временных режимов. Основные временные режимы, в которых осуществляется профессиональная деятельность, это:

1) оптимальный для деятельности срок;

2) неопределенный срок, при котором работник сам должен определить момент окончания деятельности;

3) лимит времени, когда работнику необходимо напряженно работать, чтобы уложиться в данное ему время;

4) избыток времени, когда его дается заведомо больше, чем необходимо;

5) дефицит времени, т. е. явно недостаточное время для выполнения работы.

С учетом данных факторов, строится типология стратегий действий в различных временных режимах, отражающая фактические предпочтения людей.

1. «Оптимальный»тип во всех временных режимах действует успешно, а его переживания не связаны с его деятельностью.

2. «Дефицитный»тип все сроки сводит к дефициту времени – делает все в последний момент. Он субъективно уравнивает все временные режимы, но действует успешно.

3. «Спокойный»тип, испытывает трудности в режимах дефицита времени или ограниченного срока, а в остальных режимах действует успешно. Таким людям целесообразно заранее сообщать о предстоящей деятельности, и тогда они успешно с ней справятся, самостоятельно организуя и упорядочивая свое время. Переживания этого типа двойственны: если сроки определяются им самим, он мобилизуется, но если время задаётся извне, он дезорганизуется.

4.«Исполнительный» тип успешно действует во всех режимах, кроме временной неопределенности. В его переживании времени преобладает эмоциональное отношение, что связано с особым чувством порядка и удовлетворенности.

5. «Тревожный» тип успешно действует в оптимальном сроке, неплохо работает при избытке времени, но всячески избегает его дефицита, что и отражается в характере переживания времени.

6. «Неоптимальный»тип ни в одном из режимов не действует успешно, что отражается в конфликтном характере его переживания времени.

Очевидно, что существуют люди, которые успешно справляются с самоорганизацией, и люди, которыми надо управлять. Среди работников есть те, которые осознают время как жизненную ценность и те, кто воспринимают лишь его практический, прагматический и даже ситуативный смысл.

Важным фактором успеха в деловой коммуникации является личный рабочий стиль. Слабыми сторонами метода работы могут стать «поглотители» времени.

• Нечеткая постановка цели.
• Отсутствие приоритетов в делах.
• Попытка слишком много сделать за один раз.
• Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
• Плохое планирование трудового дня.
• Личная неорганизованность, отсутствие самодисциплины.
• Недостаток мотивации – равнодушное отношение к работе.
• Отрывающие от дел телефонные звонки.
• Незапланированные посетители.
• Неспособность сказать «нет».
• Неумение довести дело до конца.
• Болтовня на неделовые темы.
• Излишняя коммуникабельность.
• Синдром «откладывания».

Эффективным инструментом управления временем на работе служит его оценка и планирование согласно матрице Д.Д. Эйзенхауэра - тридцать четвертого президента США. См., рис. 1.

1. Разрешение кризисов, неотложные задачи, проекты, у которых подходят сроки сдачи.

2. Планирование новых проектов, оценка полученных результатов, превентивные мероприятия, налаживание отношений, определение новых перспектив, альтернативных проектов.

3. Прерывания, перерывы, некоторые телефонные звонки, некоторые совещания, рассмотрение неотложных материалов, общественная деятельность.

4. Рутинная работа, некоторые письма, некоторые телефонные звонки, «поглотители» времени.

Рис. 1. Схема управления временем Источник: Матрица Эйзенхауэра. – (http://www.college.ru/timemanagement/page5.html)

Упорядочение дел на работе по критериям важности и срочности помогает рационально тратить время.

Очевидно, что и администрация, и сами сотрудники могут управлять деятельностью в организации с учетом фактора времени и не создавать конфликтные ситуации в общении из-за временных стрессов.