Главная Обратная связь Дисциплины:
Архитектура (936)
|
Порядок составления и оформления служебных писем
Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор). Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа. Реквизиты формуляра - образца ПИСЬМА: - наименование организации (наименование министерства или ведомства) - автора документа; - справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, номер счета в банке); - дата, номер; - адресат (кому направляется, однако не более четырех адресатов на одном письме); - ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса (например, инициативного письма) только на бланке для писем; - заголовок к тексту (не более 28 знаков в строке; при более длинной строке заглавие делят на строчки (пишут через 1 интервал), имеющие законченный смысл; в конце строчек не ставят, точку и кавычки; - текст; - отметка о наличии приложений; - подпись (указывают наименование должности, проставляют личную подпись и расшифровывают ее); - печать (если нужно); - отметка об исполнителе (фамилию и телефон исполнителя проставляют от левого поля, внизу бланка); - отметка об исполнении документа (Ф. И. О. машинистки, количество экземпляров, если нужно); - гриф ограничения доступа к документу ("секретно", "конфиденциально" и т.п.). Письма оформляют на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1,5 или 1 интервал). Название вида документа - письмо - не пишут. Применение бланков с продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется. Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное под-разделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации. Документ информирует адресата, о направлении к нему прилагаемых и письму документов или отправленных материальных ценностей. Сопроводительные письма составляют в том случае, если необходимо пояснение характере исполнения или цели направления приложенного документа. Цель письма - приглашения - приглашение на заседание, совещание, конференцию, семинар и т.д. Адресовать письмо-приглашение можно конкретному лицу, группе лиц или организации. Письмо может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повестки дня, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, информацию о проезде к месту приглашения и другую информацию. Письмо-извещение составляют для конкретного адресата, оно является ответом на запрос. Устойчивыми словосочетаниями письма-извещения являются: "Ставим Вас в известность...", "Сообщаем Вам о переносе сессии..." Этот вид письма близок к информационному письму. Рекламное письмо посылают конкретным адресатам. Оно содержит описание рекламируемых услуг и товаров. Цель письма - побудить адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст содержит полную, четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок. Письмо-подтверждение уведомляет отправителя о получении документов, ценностей (переводы, письма, бандероли), подтверждает факты, действия. Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений, т.к. позволяет снять вопрос с контроля. Ниже приведен образец письма-подтверждения. Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события. Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события. Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии, оплаты выполненной работы или предоставление каких-либо услуг (работы, помещения, жилья и т.п.). В письме организация-адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу. Письма-претензии обычно посылают предприятия-покупатели в адрес нерадивой организации-поставщика. В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить. Текст письма-ответа зависит от инициативного документа. Ответа посылают на письма, запросы, просьбы, обращения, предложения, требования. Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на который дается ответ: "На №______ от __". Если инициативное письмо поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего документа. В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу: отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть хорошо аргументирован.
|