Главная Обратная связь Дисциплины: Архитектура (936) Биология (6393) География (744) История (25) Компьютеры (1497) Кулинария (2184) Культура (3938) Литература (5778) Математика (5918) Медицина (9278) Механика (2776) Образование (13883) Политика (26404) Правоведение (321) Психология (56518) Религия (1833) Социология (23400) Спорт (2350) Строительство (17942) Технология (5741) Транспорт (14634) Физика (1043) Философия (440) Финансы (17336) Химия (4931) Экология (6055) Экономика (9200) Электроника (7621)

Вимоги до бланків документів ⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒ Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст. Бланк документа - це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою послідовною інформацією реквізитів і місцем, відведеним для змінної інформації. Бланк виготовляють згідно з вимогами Національного стандарту України (ДСТУ 4163-2003), чинного від 01 вересня 2003 року. Він установлює такі види бланків: - загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви документа), крім листів (Додаток 1); - бланк конкретного виду документа (зі зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа (Додаток 2); - бланк листа (Додаток 3). Послуговуючись загальним бланком організації, установи, розробляють бланки структурних підрозділів або бланки посадових осіб, якщо ця особа має право підпису документів. Залежно від установчих документів організації загальний бланк містить такі реквізити: o зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим - 01; o емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)-02; o зображення нагород - 03; o код організації за ЄДРПОУ - 04; o назва організації вищого рівня - 06; o назва організації - 07; o назва структурного підрозділу - 08; o місця складання або видання документа - 14. Проте місце складання або видання документа може не вказуватися, якщо воно входить до складу назви організації. Наприклад: Національний університет "Київський політехнічний інститут", Харківська міська державна адміністрація, Донецька державна авіакомпанія "Донбас-Східні авіалінії України" тощо. Крім цього, загальний бланк може мати такі обмежувальні позначення для реквізитів: o код форми документа за ДКУД - 05; o дата документа -11; o реєстраційний індекс документа - 12; o заголовок до тексту документа - 19; o відмітка про контроль - 20. Зверніть, будь ласка, увагу, що у загальному бланку посадової особи на місці реквізиту "Назва структурного підрозділу" буде зазначена "Назва посади". Зазвичай, такі бланки виготовлюють для заступників керівників органів державної влади та органів місцевого самоврядування. Бланки конкретних видів документів (розпоряджень, наказів, протоколів, актів тощо) доцільно виготовляти, якщо на підприємстві, в установі чи організації впродовж року створюється понад 200 документів цього виду. У цьому разі склад реквізитів загального бланка доповнюють такими: o код форми документа за ДКУД - 05; o назва виду документа - 10. Бланк листа може містити такі реквізити: o зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим - 01; o зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) - 02; o зображення нагород - 03; o код орган ізації за ЄДРПОУ - 04; o назва організації вищого рівня - 06; o назва організації - 07; o назва структурного підрозділу організації - 08; o довідкові дані про організацію - 09. Крім того, на бланку листа фіксують обмежувальні позначення для таких реквізитів: o дата документа -11; o реєстраційний індекс документа - 12; o посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь -13; o адресат - 16; o заголовок до тексту документа - 19; o відмітка про контроль - 20. Реквізит "Назва організації вищого рівня", "Назва організації", "Назва структурного підрозділу", "Довідкові дані про організацію", та "Назва виду документа", а також обмежувальні позначення для реквізитів "Дата документа", "Реєстраційний індекс документа", "Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь" у межах відповідних зон слід розміщувати одним із способів: o прапоровим, за якого кожний рядок реквізиту починається від межі лівого берега. o зцентрованим, за якого початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж лівого і правого берегів.

ВИМОГИ ДО ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть документацію, листуються українською мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві можна складати мовою відповідної національної меншини, поряд з державною мовою. Документи, що надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відображати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Текст - це головний реквізит службового документа, що розкриває його зміст.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

Текст переділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.

У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

o Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила Інститут просить Ректорат клопочеться ....

o Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

o Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

o Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв 'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

o Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що Нагадуємо Вам, що Підтверджуємо з вдячністю У порядку надання матеріальної допомоги У порядку обміну досвідом У зв'язку з вказівкою Відповідно до попередньої домовленості Відповідно до Вашого прохання ....

o Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи Беручи до уваги Розглянувши Вважаючи ....

o Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

o Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова - на початку речення).

o Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції-Вами ще не висловлені пропозиції....

o Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Міністерство не гарантує ....

o Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників ....

o У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую Пропоную....

o Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

o Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високошановний, вельмишановний, високоповажний ....