Загальні положення організації діяльності юридичної служби

Юридична служба міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, урядового органу в системі міністерства та його територіальних (місцевих, регіональних) органів, місцевих державних адміністрацій (далі – орган виконавчої влади), а також підприємства, установи та організації (далі – підприємство) утворюється як самостійний структурний підрозділ, вид якого залежить від обсягу, характеру та складності правової роботи (департамент, управління, відділ, сектор). На підприємстві функції юридичної служби може виконувати юрисконсульт відповідної категорії.

Для представлення інтересів держави в судах під час розгляду справ, стороною або третьою особою в яких є органи виконавчої влади, у складі юридичної служби утворюється відповідний підрозділ або такі повноваження надаються окремій посадовій особі.

Для створення юридичної служби як структурного підрозділу (введення посади юрисконсульта відповідної категорії) має бути створена відповідна матеріально-технічна база, що забезпечить ефективну роботу такого підрозділу:

- наявність окремого приміщення, телефонного та електронного зв'язку, сучасних комп'ютерів та оргтехніки, транспорту для виконання службових обов'язків, нормативно-правових актів і довідкових матеріалів, інших посібників та літератури з правових питань, електронної системи інформаційно-правового забезпечення, а також доступу до інформаційних баз (п. 16 Загального положення);

- введено в штатний розпис необхідну кількість штатних одиниць;

- затверджено фонд заробітної плати та здійснено інші обов’язкові заходи.

Ефективність правової роботи на підприємстві залежить від визначення оптимальної організаційної структури юридичної служби і необхідної кількості штатних одиниць з урахуванням обсягу роботи і особливостей діяльності підприємства.

Для визначення чисельності спеціалістів юридичної служби слід керуватися Міжгалузевими нормами чисельності працівниками юридичної служби, затвердженої наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 11 травня 2004 року № 108, та Методикою розрахунку чисельності окремих категорій працівників на основі норм зх. Праці, затвердженої наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 04 вересня 2000 року № 222. Збірник міжгалузевих норм чисельності теж містить норми часу на виконання робіт та нормативи чисельності працівників, які займаються правовими питаннями.

В Загальному положенні наведені вимоги до освіти та стажу роботи кандидатів на спеціалістів в юридичну службу (п.п. 18-22).

На посаду керівника юридичної служби органу виконавчої влади, його заступника призначається особа з вищою юридичною освітою за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста і стажем роботи за фахом на державній службі або за фахом на керівних посадах в інших сферах не менш як п'ять років.

На посаду головного спеціаліста юридичної служби органу виконавчої влади призначається особа з вищою юридичною освітою за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста і стажем роботи за фахом на державній службі не менш як три роки або за фахом в інших сферах не менш як чотири роки.

На посаду провідного спеціаліста юридичної служби органу виконавчої влади призначається особа з вищою юридичною освітою за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста і стажем роботи за фахом не менш як два роки.

На посаду керівника юридичної служби підприємства призначається особа з вищою юридичною освітою за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста і стажем роботи за фахом не менш як три роки.

Керівник юридичної служби міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади призначається на посаду на підставі висновку Мін'юсту.

Керівники юридичних служб територіальних (місцевих, регіональних) органів міністерства, іншого органу виконавчої влади, урядового органу та його територіальних органів призначаються на посаду за погодженням з керівниками юридичних служб відповідних міністерств, інших органів виконавчої влади.

Рішення про створення такого структурного підрозділу повинно бути прийнято органом підприємства, який має відповідні повноваження, або наказом керівника органу виконавчої влади, підприємства, а в разі відсутності в нього таких повноважень – вищим органом управління. Цим же рішенням визначаються основні вимоги, критерії роботи та структурна підпорядкованість юридичної служби.

Як правило, юридична служба входить до складу адміністративно-управлінського апарату і підпорядковується безпосередньо керівникові органу виконавчої влади, підприємства. Крім того, Указом Президента України № 1207/2001 від 11.12.2001 «Про деякі заходи щодо зміцнення юридичних служб державних органів» рекомендовано керівникам державних органів (апаратів цих органів) установити, що юридичні служби входять до складу зазначених органів (апаратів цих органів) як самостійні підрозділи і підпорядковуються безпосередньо керівникам цих органів (апаратів цих органів) (ст. 1).

Після прийняття рішення та визначення основних вимог до роботи юридичної служби, створюються внутрішні локальні нормативні акти, які регламентують порядок її роботи і взаємодії з іншими службами і підрозділами: положення про юридичну службу (департамент, управління, відділ, сектор) і посадові інструкції працівників юридичної службою.

На кожного працівника юридичної служби складається посадова інструкція, яка має відповідати положенню про юридичну службу і базуватися на кваліфікаційних характеристиках, викладених у Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336.

У Державному класифікаторі професій та посад ДК 003-95 для спеціалістів юридичної служби зазначено дві професії: начальник юридичного відділу, що міститься в розділі «Законодавці, вищі державні службовці, керівники», та юрисконсульт – в розділі «Професіонали».

Організація роботи юридичної служби повинна базуватися на дотриманні вимог Загального положення. З питань організації та проведення правової роботи юридична служба керується актами Міністерства юстиції України.

Планування роботи підрозділу юридичної служби

Чіткості та раціональності в роботі юридичної служби можна досягти тільки в разі правильного її планування. Порядок розробки планів діяльності юридичних служб визначається методичними рекомендаціями щодо організації роботи юридичної служби на підприємствах, які розроблює і затверджує Міністерство юстиції України.

При плануванні правової роботи необхідно враховувати її обсяг і характер, кількість юристів та їхню кваліфікацію.

Розроблюючи плани роботи юридичної служби, необхідно також суворо дотримуватись таких вимог: безперервності планування; обрання основного напрямку в роботі, пов'язаного зі специфікою діяльності підприємства; комплексності, оперативності, реальності заходів; здійснення контролю за виконанням планових заходів, перевірки їх ефективності.

Належне виконання планів роботи юридичною службою забезпечується складанням на їх основі особистих планів роботи кожного юрисконсульта, як правило, на місяць. Особисті плани затверджує керівник юридичної служби.

Призначення планування як функції управління полягає в намаганні завчасно врахувати за можливістю всі внутрішні та зовнішні фактори, що забезпечують сприятливі умови для нормального функціонування і розвитку органів державної влади, підприємств, установ, організацій всіх форм власності (далі –організація).

Воно передбачає розробку комплексу заходів, які визначають послідовність досягнення конкретних цілей з урахуванням можливостей найефективнішого використання ресурсів кожним структурним підрозділом і організацією в цілому. Тому планування повинно забезпечити взаємозв'язок між окремими структурними підрозділами організації.

Щоб спільні зусилля співробітників організації були успішними, вони повинні знати, що від них очікується. Для цього необхідно: - сформулювати цілі, до яких прагне організація; - визначити шляхи досягнення встановлених цілей; - на підставі цього поставити задачі перед підрозділами організації та конкретними виконавцями.

Планування - це початковий етап управління. Однак це є не єдиний акт, а процес, який триває до завершення комплексу операцій, що плануються.

Планування містить у собі визначення: - кінцевої та проміжної мети; - завдань, вирішення яких необхідне для досягнення мети; - засобів та способів їх вирішення; - необхідних ресурсів, їх джерел і способу розподілу

Планування – процес визначення цілей організації та прийняття рішень щодо шляхів їх досягнення, який здійснюється з метою створення умов для послідовних і узгоджених дій структурних підрозділів організації, спрямування їх на ефективне виконання завдань та реалізацію покладених функцій.

Роль плануванняполягає у тому, що воно: забезпечує цілеспрямованість діяльності системи, організації, структурного підрозділу, виконавця, ритмічність та ефективність діяльності; - сприяє ефективному використанню сил та засобів, взаємодії організацій, служб, структурних підрозділів та виконавців, створенню сприятливого психологічного клімату; - дозволяє усунути негативний ефект невизначеності, зосередити увагу на головних завданнях, досягти економічного функціонування, полегшити контроль.

Принципи плануванняаналогічні загальним принципам управлінських рішень: - наукова обґрунтованість; - законність; - несуперечливість; - актуальність; - реальність; - конкретність; - своєчасність; - інформованість.

Крім загальних принципів планування існують спеціальні вимоги до планування:

1. Наступність планів за діями, завданнями, засобами та строками їх реалізації. Загальний план роботи організації повинен містити цільові установки та заходи, що забезпечують реалізацію головних, вузлових завдань організації силами всіх підрозділів. На основі цього, завдання органу трансформуються у планах підрозділів залежно від специфіки організації або підрозділу, забезпечуючи, тим самим, конкретизацію форм і методів реалізації. Плани роботи підрозділів не повинні бути випискою з плану роботи організації, а являти собою поглиблення, деталізацію і конкретизацію управлінського рішення.

2. Планування повинно охоплювати як поточні, так і перспективні питання діяльності організації.

3. Напруженість планів забезпечується визначенням оптимального обсягу роботи організації, всебічного врахування наявних сил, засобів та часу. Для забезпечення напруженості планів значна роль належить процедурі розгляду та затвердження їх вищим керівництвом. Це зменшує можливість прийняття явно занижених планів.

4. Стабільність (постійність) планів забезпечується вжиттям спеціальних заході (ресурсних, кадрових, фінансових тощо) для забезпечення стабільності роботи організації, уникнення внесення чисельних змін і доповнень та розробки додаткових планів, які можуть ускладнити цілеспрямовану роботу з виконання основного плану, розпорошити ресурси, не дати змогу зосередити їх на виконанні головної мети.

5. Гнучкість – у ряді випадків конкретні обставини вимагають змінити план або розподіл ресурсів. Гнучкість планів дещо зменшує небезпеку втрат, які можуть бути викликані несподіваними обставинами.

В залежності від змісту, мети і завдань виділяють існують різні форми класифікації форм плану­вання та видів планів:

1. Форми планування в залежності від тривалості планового періоду: - перспективне планування (прогнозування), яке включає довгострокове та стратегічне; - середньострокове планування; - поточне планування.

Перспективнепланування як інструмент централізованого управління. Таке планування охоплює період від 10-ти до 20-ти років (частіше 10-12 років). Воно передбачає розробку загальних принципів орієнтації організації на перспективу (концепцію розвитку); визначає стратегічний напрям і програму розвитку, зміст і послідовність здійснення найважливіших заходів, які забезпечують досягнення поставленої мети. В системі перспективного планування в залежності від методології і мети розрізняють довгострокове і стратегічне планування.

В системі довгострокового планування використовується метод екстраполяції, тобто використання результатів показників минулого періоду і на основі визначення оптимістичної мети поширення декількох завищених показників на майбутній період, розраховуючи на те, що майбутнє буде краще, ніж минуле.

Стратегічне планування має на меті дати комплексне наукове обгрунтування проблем, з якими може зіткнутися організація в майбутньому, і на цій основі розробити показники розвитку на плановий період.

Середньострокові плани найчастіше охоплюють п'ятирічний строк. В цих планах формуються основні завдання на встановлений період. Середньострокові плани передбачають розробку в певній послідовності заходів, які спрямовані на досягнення мети, визначеної дов­гостроковою програмою розвитку.

Поточне планування здійснюється шляхом детальної розробки оперативних планів для організації в цілому та її окремих підрозділів. Основними ланками поточного плану є календарні плани (місячні, квартальні, піврічні). Це — детальна конкретизація мети і завдань, які поставлені перспективними та середньостроковими планами.

2. За критерієм широти охоплюваної сфери розрізняють стратегічні й оперативні плани.

Стратегічні плани – це плани, які визначають головні цілі організації, стратегію придбання та використання ресурсів для досягнення цих цілей.

Оперативні плани – це плани, у яких стратегія деталізується у розрахованних на короткий термін рішеннях щодо того: - що конкретно треба зробити; - хто повинен це зробити; - як це має бути зроблено.

3. За критерієм часового горизонту планування плани поділяють на довгострокові й короткострокові.

Короткострокові плани – це плани, які складаються на період до 1 року. Вони, як правило, не мають змінюватися.

Довгострокові плани – це плани розраховані на перспективу 3-5 років. Ці плани мають враховувати зміни у зовнішньому середовищі організації та вчасно реагувати на них.

4. За ступенем конкретизації виділяють завдання й орієнтири.

Завдання – це плани, що мають чіткі, однозначні, конкретно визначені цілі. Їх не можна тлумачити двозначно.

Орієнтири – це плани, що носять характер напрямку дій. Їх використання доцільне за умов невизначенності середовища, великої ймовірності непередбачуванних змін, які вимагають гнучкості управління. Вони визначають курс дій, але не прив’язують управління до жорстких конкретних цілей, тобто вони надають у певних межах свободу для маневру.

Отже, здійснення планування роботи юридичної служби є одним із заходів забезпечення ефективної діяльності її працівників та організації в цілому.