Щодо внесення до Єдиної державної електронної бази з питань освіти контингенту професійно-технічних навчальних закладів

ІНСТРУКЦІЯ

Облік учнів (слухачів) професійно-технічного навчального закладу (далі – ПТНЗ)у Єдиній державній електронній базі з питань освіти (далі – ЄДИНА БАЗА) вестиметься навчальним закладом на постійній основі: від зарахування до закінчення навчання (з видачею документа про освіту).

Для початку роботи навчального закладув Єдиній базі необхідновнести дані щодоконтингенту учнів (слухачів), які у 2013 році ЗАРАХОВАНІабоПЕРЕВЕДЕНІ НА НАСТУПНИЙ КУРС. У подальшому навчальним закладом будуть створюватись в Єдиній базі накази про підтвердження кваліфікації, переведення, надання декретної відпустки, відрахування, закінчення навчання.

Для внесення даних контингенту учнів (слухачів) НАВЧАЛЬНОМУ ЗАКЛАДУ потрібно виконати наступні дії:

1. Завантажити до Єдиної бази визначені документи, що регламентують діяльність навчального закладу, у сканованому вигляді та направити їх адміністратору Єдиної бази на ВЕРИФІКАЦІЮ (раніше був встановлений термін – до 01.09.2013 р.) (вкладка «ОСНОВНІ ДАНІ»).

2. Додати інформацію про навчальні структурні підрозділи, що входять до структури навчального закладу (вкладка «СТРУКТУРА»).

Якщо розподіл між підрозділами у навчальному закладі відсутній, у структурі обов’язково додається запис з назвою самого навчального закладу.

3. Внести дані (створити) про навчальні групи, в яких навчаються учні (слухачі) (вкладка «ГРУПИ»).

4. Внести інформацію про всіх учнів (слухачів) (вкладка «СТУДЕНТИ»):

– додати загальну інформацію про навчання кваліфікованих робітників (молодших спеціалістів) (параметри навчання);

– створити в Єдиній базі картки фізичних осіб з їх особистими даними.

Загальна інформація про особу вноситься до Єдиної бази одноразово. У разі спроби повторного внесення загальної інформації на екран буде виведено повідомлення про помилку.

Вибір осіб необхідно розпочинати з перевірки наявності даних учня (слухача) в Єдиній базі. За відсутності інформації, створюється нова картка персони.

Якщо особу знайдено з метою уникнення помилок (вибір невірної особи, наприклад, є повні тезки) треба обов’язково перевірити її дані:

– дату народження;

– дані паспорту (свідоцтва про народження);

– дані документу про освіту;

– за необхідності, адресні дані.

5. Завантажити сканкопії наказів про зарахування (абопереведення) учнів (слухачів) та направити їх адміністраторуЄдиної бази на ВЕРИФІКАЦІЮ (вкладка «НАКАЗИ ПО СТУДЕНТАМ»).

1. ОСНОВНІ ДАНІ

Порядок завантаження до Єдиної бази документів, що регламентують діяльність навчального закладу, викладено в Інструкції щодо заповнення ПТНЗ розділу «ОСНОВНІ ДАНІ» (розміщено за адресою: http://www.inforesurs.gov.ua/instr-ptnz.html).

2. СТРУКТУРА

Дана вкладка необхідна для додання навчальним закладом його навчальних структурних підрозділів. Інформація щодо структури навчального закладу використовується під час створення навчальних груп, внесеннята облікуконтингенту учнів (слухачів) (також мають значення надані підрозділу права щодо прийому заяв абітурієнтів, обліку студентів та співробітників).

Вкладка має наступний вигляд (приклад):

Для додання нового елементу натисніть на панелі , після чого з’явиться вікно:

У «випадаючому» списку вкладки «Загальні дані» оберіть тип структурного підрозділу «Відділення», внесіть повну та скорочену назви даного підрозділу, адресні дані.

При потребі внесіть додаткову інформацію (опис). Позначте початкову та кінцеву дати існування даного підрозділу (якщо кінцеву дату не визначено, залишіть встановлену за замовчуванням).

Для визначення наданих підрозділу прав проставте позначки у відповідні поля (приклад наведено нижче).

Після занесення всієї інформації для збереження даних натисніть «Застосувати».

До структури необхідно додати всі структурні підрозділи, що є у підпорядкуванні навчального закладу.

УВАГА!

Якщо розподіл між підрозділами у навчальному закладі відсутній, у структурі обов’язково додається запис з назвою самого навчального закладу (приклад):

Для видалення помилково введених даних натисніть .

У разі зміни назви структурного підрозділу, реструктуризації навчальний заклад направляє звернення адміністратору Єдиної бази.

3.

3. ЗВЕРНЕННЯ

Вкладка «Звернення»створена для обробки запитів (звернень) навчальних закладів та вирішення проблемних питань в Єдиній базі, функціонує на заміну листів електронної пошти.

Зверніть увагу! Офіційні листи, завантажені до вкладки «ЗВЕРНЕННЯ», у паперовому вигляді до ДП «Інфоресурс» не надсилаються!

Відкривається таблиця:

На робочій панелі розташовані наступні кнопки:

– «Додати»: створення звернення;

– «Редагувати»: редагування вже створеного звернення, яке знаходиться лише в статусі «Новий»;

– «Видалити»;

– «Оновити»;

– «Xls» – експорт таблиці з переліком звернень;

– «Додати сторінки»:завантаження сканкопій документів;

– «Верифікувати»: направлення звернення на опрацювання (встановлення статусу «Потребує верифікації»).

Стовбці таблиці мають наступне значення:

– № –номер запиту;

– Тип –напрям проблемних питань у зверненні;

– Текст –супровідний текст (коментар до листа);

– Змінено –дата створення запиту;

– Додав –користувач ВНЗ, який створив запит в Єдиній базі;

– № вер. –номер документа на верифікацію;

– Стат.вериф. –поточний статусдокумента на верифікацію;

– Дата вст. стат. –дата встановлення поточного статусу;

– Виконавець –особа, якою встановлено останній статус (після обробки запиту – спеціаліст зі служби підтримки);

– Коментар – зазначається коментар виконавця чи помилку при відмові у вирішенні.

Для створення нового звернення необхідно натиснути кнопку «Додати», обрати тип звернення та коротко описати його зміст, після чого натиснути «Застосувати».

Типи звернень:

До звернення необхідно підкріпити скановані копії документів стосовно цього запиту (офіційний лист, паспорт, освітні документи тощо), натиснувши «Додати сторінки».

Для направлення звернення на опрацювання його необхідно перевести в статус «Потребує обробки» натиснувши «Верифікувати».

Звернення може мати статуси:

ü «Нове»: створено нове звернення;

ü «Потребує обробки»: звернення відправлено до розгляду службою підтримки;

ü «Оброблюється»: звернення опрацьовується оператором;

ü «Вирішено»: завершено роботу зі зверненням;

ü «Відмова»: звернення потребує уточнення або відмовлено в його обробці з повідомленням причини.

Для підвищення оперативності опрацювання ЗВЕРНЕНЬ навчальних закладів в Єдиній базі необхідно при їх завантаженні чітко обирати тип звернення та дотримуватись наступного порядку їх оформлення за обраним типом.

1. Зняття верифікації з документів, що були створені навчальним закладом в ЄДЕБО з помилками (змінені в НЗ) для корегування даних, та, за необхідності, надання доступу для внесення даних (накази, основні дані, правила прийому тощо)

– від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка). Для наказу вказуються: №, дата наказу, його № в ЄДЕБО, причина зняття з верифікації, за потреби відкриття доступу – причина цього;

– За потреби надаються копії документів;

– Якщо наказів декілька, дані оформлюються в таблиці:

Внесення до Єдиної бази даних по контингенту студентів за минулі роки здійснюється виключно за погодженням Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України.

Тобто закрито довнесення нових студентів у розділі «Студенти». Доступ до функції надається за наявності листа з погодженням Міністерства

1) В МОН України відправляється лист в якому описується проблема та зазначається про необхідність надання доступу для довнесення даних щодо студентів (вступників) до Єдиної бази.

2) У разі погодження листа Міністерством освіти і науки України, лист передається до ДП «Інфоресурс».

3) Після реєстрації листа в ДП «Інфоресурс» спеціаліст служби підтримки телефонує адміністратору навчального закладу та повідомляє про відкриття доступу для внесення даних до Єдиної бази.

2. Корегування даних у картці особи (ПІБ,дані документу, середній бал документу про освіту тощо)

– Копії документів, що є підставою для внесення змін.

3. Об`єднання даних при помилковому створенні дублів карток

– Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка). Надаються пояснення щодо виправлень та вказуються: ПІБ та дата народження особи, ідентифікаційні номери осіб, картку якої необхідно видалити та до картки якої переносяться дані.

– Копія паспорту (1 сторінка), свідоцтва про народження тощо.

4. НЗ не може створити картку особи, у зв’язку з тим, що іншим НЗ невірно внесено дані документу (такі ж серія та номер)

– Сканована копія документу, який неможливо додати.

5. НЗ не може створити картку особи, у зв’язку з тим, що дата народження особи не відповідає датіїїнародження,вказаній при замовленні документу про освіту

– Копія паспорту (1 сторінка), свідоцтва про народження тощо;

– Копія документа про освіту.

6. Створення адміністратором ЄДЕБО карток осіб з однаковими ПІБ (прізвище, ім’я, по-батькові) та датою народження

– Вказуються дані (згідно повної форми додання особи): ПІБ, адреса проживання, дата видачі медичної довідки, номер телефону, іноземна мова, що вивчалась, ПІБ, номери телефонів батьків;

– Копія сторінок документа, що посвідчує особу, з необхідними даними;

– Копія документа про освіту (з додатком).

7. Помилки під час роботи в ЄДЕБО (з доданням скріншотів, сканкопій)

– Скріншоти помилок з поясненнями;

– Копії необхідних документів.

8. Помилки у «Видачі документів»: невірна дата народження особи у документі, документ не знайдено в ЄДЕБО тощо (додається таблиця встановленої форми з переліком осіб та сканкопії підтверджуючих документів)

– ­Дані оформлюються в таблиці:

– Копія паспорта (1 сторінка) (якщо в документі не відповідає дата народження);

– Копія документа (якщо документ не знайдено).

9. Зміна дати встановлення статусу особи в наказіпро зарахування на навчання (наприклад, наказ про зарахування від 25.08, студентів зараховано з 01.09, а внесено дані як з 25.08)

– Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка) з поясненням причин. Вказуються: №, дата наказу, його № в ЄДЕБО, встановлена дата та дата, на яку необхідно змінити;

– Якщо наказів декілька, дані оформлюються в таблиці:

10. Зміна навчального року та курсу навчання особи в наказах про зарахування та по контингенту (наприклад, в наказі про зарахування на навчання помилково встановлено 2012/2013 навчальний рік замість 2013/2014)

– Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка) з поясненням причин. Вказуються: №, дата наказу, його № в ЄДЕБО, тип наказу встановлений навчальний рік та навчальний рік, на який необхідно змінити (або встановлений курс та курс, на який необхідно змінити);

– Якщо наказів декілька, дані оформлюються в таблиці:

11. Зміна Основних даних НЗ: номери телефонів, адреса електронної пошти тощо (дані, які не вимагають підтвердження завіреними документами)

– ­Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка) з новими даними та поясненнями.

12. Надання НЗ доступу до Тестової бази (тренування користувачів НЗ, для перевірки інтеграції власного програмного засобу)

– Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка) з проханням створення тестового запису.

13. Пропозиції НЗ щодо розвитку та удосконалення функцій ЄДЕБО

– Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка) з пропозиціями та обґрунтуванням, а також, за необхідності, копіями документів.

14. Звернення НЗ щодо програмних методів,що застосовуються в ЄДЕБО

– Для пропозицій розвитку - офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка) з проханням та обґрунтуванням;

– Для виправлення помилок – скріншот з поясненнями.

15. Інші питання

– Скріншоти помилок з поясненнями;

– Копії необхідних документів.

4. СТУПЕНІ РИЗИКУ

На виконання наказу МОН України від 17.06.2013 року №770 «Про координацію заходів щодо здійснення державного нагляду (контролю) за діяльністю навчальних закладів» навчальні заклади заповнюють в Єдиній базі дані Форми №2(для ПТНЗ)та Форми №3 (для ВНЗ).

Форму звіту автоматично згенеровано для кожного навчального закладу.

Панель заповнення форм має наступний вигляд:

Форма №2 (для ПТНЗ)

РЕДАГУВАННЯ

Для внесення даних форми оберіть (виділіть помаранчевим кольором) запис та натисніть кнопку «Редагувати».

Відкривається вікно для заповнення форми:

У вікні редагування форми внесіть необхідні дані:

1) Орган управління– зазначається найменування органу управління освітою, якомупідпорядковується навчальний заклад

2) Дата атестації – вказується дата проведеної державної атестації навчального закладу.

3)Результат атестації – з випадаючого меню обирається результат останньої проведеної державної атестації, зазначений в акті атестаційної експертизи навчального закладу: атестований, не атестований.

4) Кількість ліцензованих – вказується кількість професій, спеціальностей згідно з ліцензією.

5) Кількість атестованих – вказується кількість атестованих професій, спеціальностей.

6) % атестованих – вказується відсоток професій, спеціальностей, які атестовані (наприклад, 70%).

7) Дата інспектування та орган, що контролював – вноситься інформація щодо дати проведення останньої перевірки та органу, що її проводив (за останні 3 роки).

8) Відсутність/Наявність порушень– у разі відсутності за результатами перевірок порушень чинного законодавства необхідно встановіть позначку (+), у разі їх виявлення встановіть (-).

9) Виконання планів (%) – вказуються відсотки виконання планових завдань щодо прийому учнів та працевлаштування випускників навчальних закладів (зазначаються цифри зі знаком «%» через знак «/», наприклад: 85% / 90%).

10) Висновок – оберіть з випадаючого меню ступінь ризику з використанням таких скорочень: незначний - Н, середній - С, високий - В. Вибір здійснюється на основі даних, внесених до таблиці, та з урахуванням вимог критеріїв, за якими оцінюється ступінь ризику від провадження господарської діяльності з надання освітніх послуг у системі професійно-технічної освіти та визначається періодичність здійснення заходів державного нагляду (контролю), затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 30 березня 2011 року N 311 "Про затвердження критеріїв, за якими оцінюється ступінь ризику від провадження господарської діяльності з надання освітніх послуг у системі загальної середньої і професійно-технічної освіти та визначається періодичність здійснення заходів державного нагляду (контролю)".

Загальні дані навчального закладу, які зберігаються в Єдиній базі, виводяться в друкованій формі автоматично.

Після заповнення значень форми натисніть кнопку «Застосувати».

УВАГА! Форма заповнюється у ПТНЗ, роздруковується та подається на підписання керівнику органу управління освітою, якому підпорядковується ПТНЗ.

У разі внесення зазначеним керівником корегувань до звіту, ПТНЗ редагуєдані в Єдиній базі.

На верифікацію завантажується вищевказаний звіт з підписом керівника та печаткою органу управління освітою.

ДРУК

1) Для друку заповненої форми оберіть (виділіть помаранчевим кольором) запис та натисніть кнопку «Друк»/ «Звичайний».

Друк рекомендується здійснювати у форматі *.pdf, для чого натисніть кнопку .

2) Зведена форма використовується головними навчальними закладами, які мають підпорядковані навчальні заклади. Для друку зведеної форми оберіть (виділіть помаранчевим кольором) запис та натисніть кнопку «Друк»/ «Зведений». Попередньо у кожному з навчальних закладів форми мають бути створені.

Відкриється вікно з переліком навчальних закладів, що підпорядковані головному.

Оберіть навчальні заклади, які мають бути включеними до зведеної форми, та натисніть кнопку «Друк».

Друк рекомендується здійснювати у форматі *.pdf, для чого натисніть кнопку .

ВЕРИФІКАЦІЯ

На верифікацію завантажується документ, роздрукований з Єдиної бази для кожного навчального закладу («Друк» / «Звичайний»), який має окремий обліковий запис. Документ має бути підписаний керівником та завірений печаткою навчального закладу.