Зверніть увагу! Попередні записи про навчання студента (до зміни ПІБ) залишаються без змін, тобто зі старим ПІБ

Зверніть увагу! Для зміни дати встановлення статусу учням/слухачам, наказ має знаходитись у статусі «Новий».

7) Додаткові дії

Після перевірки даних, включених до наказу, та його підписання керівником навчального закладу необхідно зробити наказ закритимдля редагування та видалення в ЄДЕБО, для чого натисніть «Затвердити наказ».

1) У строчці затвердженого наказу замість статусу «Новий» встановлюється статус . Всі дії по зміні (знищенню) наказу заборонено.

З метою виправлення помилкового затвердження наказів по студентам можливо зняття цього статусу для внесення виправлень (за умови, що наказу не встановлено статус «Верифіковано», – у такому разі для зняття верифікації необхідно направити лист у вкладці «Звернення»).

2) Можна взагалі анулювати наказ (при цьому всі учні (слухачі), включені до наказу, будуть повернені до своїх попередніх статусів).

Нагадуємо, що видалення помилкових записів щодо окремих студентів можна здійснити у картці особив розділі СТУДЕНТ / НАВЧАННЯ:

– якщо запис один – натиснути «Видалити»;

– якщо записів декілька – натиснути на поточний статус (виділено синім кольором) для входу в «Історію» навчання та «Видалити останній запис».

3) За допомогою кнопки «До наказу» можна включити до обраного наказу відповідного спрямування (відрахування, переведення тощо) учнів (слухачів) у такому статусі,
не розподілених до наказів (найчастіше – попередній наказ було видалено).

8) Додати сторінки

За допомогою цієї кнопки здійснюється завантаження файлів для верифікації документів (аналогічно завантаженню основних даних).

Ви можете завантажити (дозавантажити) новий файл документа змінити чи існуючий (зі статусом «Новий»).

Для завантаження файлу на перевірку оберіть у таблиці (виділіть помаранчевим кольором) необхідний рядок з назвою документа та натисніть кнопку .

Після натискання відкриється вікно:

Натисніть (вибір файлу) та додайте файл з документом.

При потребі, якщо документ має більше однієї сторінки, додайте необхідні файли.

Завантажуйте файли в форматі JPEG (*.jpg, розмір не більше 1Мб).

Для збереження документу натисніть «Завантажити», а потім «Змінити».

9) Верифікувати

Звертаємо увагу, що кількість учнів (слухачів), включених до наказу, повинна відповідати кількості учнів (слухачів) у наказі, завантаженому на верифікацію. У разі видання у навчальному закладі наказів по учням/слухачам, до яких включено різнотипні пункти (переведення, відрахування тощо), пропонуємо завантажувати витяги з наказів з необхідними типами заходів.

Створені та підписані накази по учням (слухачам) (про переведення, зарахування тощо) обов’язково завантажуються на верифікацію. При цьому наказ повинен бути завіреним печаткою навчального закладу (Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242, ст. 106: «Копії наказів (розпоряджень) засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав»).

Після завантаження всіх документів із запропонованого списку їх необхідно направити на верифікацію одним з двох способів:

– впевнившись у завантаженні всіх документів, натисніть кнопку

,

щоб направити одразу всі документи на верифікацію;

– рекомендованим шляхом, натиснувши в стовбці «Тип» на потрібний документ.

На екрані з’явиться зображення завантаженої сканкопії документу.

Перегляньте, чи відповідає даний документ запропонованому до завантаження, та зверніть увагу на чіткість відображення даного документу.

Впевнившись у відсутності помилок, натисніть «Потребує»(знаходиться у верхньому лівому куті вікна). Це означає, що документ направлено на верифікацію (тобто на перевірку достовірності) оператору ЄДЕБО.

Тепер Ви бачите оновлений статус документу (виділений зеленим кольором):

У разі, якщо документ вже має статус «Потребує верифікації», але Вам потрібно замінити його, необхідно спочатку надати документу статус «Новий»(знаходиться у верхньому лівому куті вікна зі скан-копією документу).Тільки після цього буде доступною можливість повторного завантаження документу.

Поверніться на попередню сторінку та таким же шляхом встановіть статус «Потребує верифікації»для наступних документів.

Документи, відправлені на верифікацію, перевіряє на достовірність оператор ЄДЕБО. Якщо документ відповідає вимогам, їм надається статус «Верифіковано», що є підтвердженням того, що навчальний заклад успішно перевірений в ЄДЕБО.

Кожну операцію щодо стану верифікації документу Ви можете побачити на своїй сторінці. Якщо виникне помилка, документ отримає статус «Не верифікований».

У разі відхилення документу оператором ЄДЕБО, Ви отримаєте повідомлення із зазначенням причини неверифікації. Для повторного завантаження визначеним вище порядком надайте йому статус «Новий».Після усунення причин знов направте новий (виправлений, змінений) файл на верифікацію.

Зверніть увагу! Перед направленням наказу на верифікацію необхідно:

– внести до Єдиної бази дані всіх учнів, яких включено до тексту наказу;

– завантажити скановану копію наказу з підписом керівника, завірену печаткою навчального закладу. Крім того, в наказі обов’язковою є нумерація включених до нього учнів;

– перевірити відповідність кількості учнів, включених до наказу, кількості учнів у сканованій копії наказу, завантаженого на верифікацію;

– встановити наказу статус «Потребує верифікації».

8. Підвищення розряду кваліфікованого робітника

В модуль вноситься інформація щодо зміни розряду (класу, категорії тощо) кваліфікованого робітника за обраною професією за результатами поетапної атестації.

1) Додати

Натисніть кнопку «Додати» для створення списку учнів/слухачів, яким буде внесено дані щодо зміни розряду (класу, категорії тощо) кваліфікованого робітника за обраною професією.

Стовбцітаблиці мають наступне значення:

– № – номер особи по порядку;

– № навч. – номер запису про навчання учня, що вказаний в картці;

– ПІБ –прізвище, ім’я, по-батькові;

– Пот.розряд –поточний розряд (категорія, клас тощо), який має учень/слухач;

– Нов.розряд –новий розряд (категорія, клас, тощо), який присвоюється учню/слухачу;

У формі, що відкриється, зазначте:

1. Параметри протоколу дані якого будуть вноситись:

– Навчальний рік – навчальний рік, в якому учням/слухачам підвищується розряд (клас, категорія тощо);

– Дата протоколу;

– Номер протоколу.

2. Параметри пошуку учнів

– Структурний підрозділ – обирається підрозділ, до якого вносяться учні/слухачі;

– Кваліфікаційний рівень – оберіть із списку кваліфікаційний рівень, на якому навчаються учені/слухачі;

– Професія – зазначається код професії, за якою учням/слухачам підвищується розряд (категорія, клас тощо);

У формі, що відкрилась, зазначте код професії та натисніть кнопку «Пошук». Із перелічених професій оберіть необхідну та натисніть кнопку «Застосувати».

Зверніть увагу! Для учнів/слухачів, які здобувають освіту одночасно за кількома професіями, за кожною професією створюється окремий протокол;

Група – оберіть з поданого переліку групу, в якій навчаються учні/слухачі. Поле заповнюється після зазначення форми навчання та курсу. Поле «Група» не обов’язкове для заповнення;

Форма та курс встановлюються автоматично відповідно до обраної групи.

Якщо до протоколу включені учні/слухачі, які не розподілені до груп, одразу оберіть форму та курс. При цьому поле «Група» залишиться пустим.

– Форма – оберіть з переліку форму навчання учнів/слухачів;

– Курс – зазначте курс навчання учнів/слухачів;

– Тип угрупування – оберіть з переліку тип поточного угрупування (розряд, клас тощо) для обраної професії;

– Поточний розряд (категорія, клас тощо) – оберіть з переліку поточний показник, який встановлений учням/слухачам.

Зверніть увагу! Якщо учні/слухачі ще не мають розряду (категорії, класу тощо), поле «Поточний розряд (клас, категорія, група)» залишаєте пустим.

3. Новий розряд (клас, категорія, група)

– Тип угрупування – встановлюється автоматично після заповнення поля «Тип угрупування» в параметрах пошуку учнів;

– Новий розряд – новий розряд (категорія, група тощо) вказується після визначення параметрів пошуку учнів відповідно зазначеного в протоколі (не може дорівнювати поточному).

Для водіїв, трактористів обираються сумарні категорії. Наприклад, учень має поточну категорію А1, отримує А2 – обирається в переліку А1,А2.

Після заповнення параметрів протоколу натисніть кнопку , оберіть учнів/слухачів, яким підвищено розряд (клас, категорію тощо), та натисніть кнопку«Застосувати»:

Особі, яку додано у протокол, в картці автоматично змінюється розряд (категорія, клас тощо).

Для вибору іншого розряду (кваліфікації, категорії тощо) для конкретних учнів/слухачів оберіть його з переліку, після чого натисніть кнопку «Зберегти зміни»:

Редагувати

Для редагування переліку учнів та параметрів протоколу оберіть (виділіть помаранчевим кольором) запис та натисніть кнопку «Редагувати».

Кнопками «Додати» та «Видалити» можна доповнювати/редагувати список учнів/слухачів.

Кнопкою «Змінити протокол» можливо змінити «Параметри протоколу»:

На верифікацію завантажується протокол, який містить дату атестації, підписаний відповідальними особами (головою та членами комісію) та завірений печаткою.

9. ВИДАЧА ДОКУМЕНТІВ

Інформація щодо видачі студентам документів про освіту (учнівські квитки, дипломи) обов'язково заповнюється у вкладці «Видача документів».

До визначеної форми внесіть серію та номер документа, інші дані для їх збереження в Єдиній базі.

У вкладці відкриється таблиця для внесення даних. Оберіть навчальний рік.

Додати

Натисніть кнопку «Додати» для створення списку учнів (слухачів), яким буде внесено дані щодо отриманих документів про освіту (учнівських квитків).

У формі, що відкриється, спочатку оберіть «Тип документа», дані щодо видачі якого будуть вноситись:

˗ для учнівських квитків заповніть поля ;

˗ для документів про освіту – заповніть поле .

Для пошуку учнів, яким необхідно внести дані документів, оберіть з випадаючого списку «Тип пошуку»(кнопкою ): «За параметрами навчання» або «За ПІБ студента»,та натисніть кнопку «Вибір»:

1)Тип пошуку«За параметрами навчання»

У вікні, що відкриється, введіть відповідні параметри для пошуку учнів та натисніть «Застосувати»:

Після заповнення потрібних даних натисніть кнопку . З’явиться форма з переліком студентів обраних за вказаними параметрами.

Стовбцітаблиці мають наступне значення:

– № навч. – номер запису про навчання учня, що вказаний в картці;

– ПІБ –прізвище, ім’я, по-батькові;

– Народж. –дата народження учня;

– Серія –серія виданого документа;

– Номер –номер виданого документа;

– № у Жур. –порядковий номер учня в журналі видачі документів навчального закладу;

– Д –документ не додається у картці учня (у випадку, якщо він вже внесений в картку);

– В – документ з відзнакою;

– Інформація –параметри навчання учня, за якими видається документ;

– Коментар –виводиться повідомлення щодо наявності незаповнених полів, помилок та інші попередження.

У таблиці до стовбця «Документ» внесіть серію та номер документу для всіх визначених учнів, номерзапису у журналі видачі документів навчального закладу та натисніть :

Увага! Поле «№ у Жур.» є обов’язковим для заповнення.

2)Тип пошуку«За ПІБ студента»

Оберіть параметр, за яким відбуватиметься пошук, внесіть дані особи та натисніть кнопку :

У нижченаведеній формі виділіть строку з даними учня та натисніть «Застосувати»:

У таблиці до стовбців поля «Документ» внесіть серію та номер документу для всіх визначених учнів, номерзапису у журналі видачі документів навчального закладу та натисніть :

Увага! Поле «№ у Жур.» є обов’язковим для заповнення.

Для автоматичного заповнення полів «Серія» та «Номер»для учнівських квитків збережіть сформований список учнів, не зазначаючи ці дані.

Зверніть увагу!Автоматичне заповнення даних учнівського квитка буде доступним лише для тих записів, в яких ці поля залишились пустими. При цьому виводиться повідомлення про незаповнені поля. Закрийте виведене повідомлення та продовжуйте роботу зі списком.

Натисніть кнопку «Заповнення» і дані учнівських квитків будуть автоматично заповнені з бази документів.

Натисніть кнопку«Зберегти»для збереження даних списку.

Всі створені списки видачі документів відображаються в таблиці:

Дані документів учнів будуть збережені в Єдиній базі. Після успішної верифікації внесених до списку даних учнівські квитки додаються в картку особи в розділі документи.

– Під час редагування списку учнів на видачу документів є можливість додавати або видаляти того чи іншого учня відповідними кнопками.

– Після збереження документів в Єдиній базі є можливість експортувати даний список учнів у формат *.Xls,натиснувши .

Після відкриття файлу з даними учнів (у форматі *.Xls) можливо редагувати тільки серію та номер документу. Всі інші дані не редагуються. Після заповнення серії та номерів документів даний файл можливо імпортувати в Єдину базу, натиснувши кнопку .

Увага! Неможливо імпортувати файл у форматі *.Xls, в який були вписані всі дані про студентів самостійно, а саме без експорту даних з Єдиної бази.

– Для пошуку учнів, які знаходяться в списках на видачу документів, необхідно натиснути кнопку та обрати параметри, за якими буде проводитись пошук:

Після застосування пошуку за обраним параметром в таблиці виведуться всі списки видачі документів, в яких присутня необхідна персона.

Для закриття панелі пошуку необхідно повторно натиснути кнопку «Пошук».

– Для друку витягу з журналу реєстрації оберіть запис та натисніть кнопку «Друк».

На верифікацію завантажується файл, роздрукований з Єдиної бази, підписаний керівником навчального закладу та завірений печаткою. Нижче вказується дата підпису витягу керівником.

Порядок виправлення помилок:

У разі виникнення помилок при перевірці даних учнівських квитків, внесених до Єдиної бази, навчальний заклад виконує наступні дії:

1) при розбіжностях в даті народження або якщо учнівський квиток з вказаними серією та номером не знайдено,

навчальний заклад завантажує у розділі «Звернення» Єдиної бази відповідний перелік осіб за формою:

При розбіжностях у даті народження до звернення також додається сканкопія першої сторінки паспорта.

Якщо документ із вказаними параметрами не знайдено до звернення також додається сканкопія учнівського квитка.

При відмінності ПІБ (прізвище, ім’я, по-батькові), помилці – необхідно замовити новий учнівський квиток з актуальними (правильними) даними особи.

Навчальний заклад має можливість перевірити дані учнівського квитка особи у створеному в Єдиній базі переліку виданих учнівських квитків, натиснувши на гіперпосилання «П»:

У разі зміни ПІБ чи втрати документа, дані якого внесено в Єдину базу, навчальному закладу необхідно анулюватинедіючі документи та встановленим порядком замовити та внести в Єдину базу дані нових документів.

Анулювання документів здійснюється службою підтримки Єдиної бази за офіційним зверненням навчального закладу завантаженим в розділі «Звернення».

10. Анулювання документів

Модуль «Анулювання документів» призначений для блокування в Єдиній базі документів, виданих навчальним закладом (документи про освіту, студентські/учнівські квитки).

Блокування необхідне для документів, які виготовлені з помилкою або втрачені. За потреби замовляється дублікат документа.

Про анулювання документа зазначається в офіційному документі навчального закладу (наказ, розпорядження тощо) та оформляється відповідний запис у Журналі видачі документів.

Блокування в Єдиній базі студентських / учнівських квитків з інших причин (відрахування студента, надання академічної відпустки, переведення студента з денної форми навчання на іншу, зміна ПІБ, закінчення навчання) планується здійснювати автоматично (після верифікації наказу, яким особі встановлений відповідний статус). Поки зазначена функція не реалізована, навчальний заклад завантажує скановану копію офіційного листа із зазначенням особи та серії, номеру документа, який необхідно анулювати, в модулі «Звернення».

1. Додати, Редагувати

Натисніть кнопку «Додати» для створення списку студентів (учнів), яким дані щодо отриманих документів про освіту, студентських/учнівських квитків будуть анульовані (заблоковані в картці).

1) Зазначте параметри заявки на ануляцію – дату та номер офіційного документа навчального закладу.

2) Оберіть з переліку тип документа, що буде анульовано:

3) Для вибору осіб натисніть кнопку «Додати»:

В полі пошуку зазначте ПІБ особи або номер документа, який буде анульовано, та натисніть кнопку :

З переліку оберіть причину анулювання документа:

Оберіть (виділіть помаранчевим кольором) особу та натисніть кнопку «Вибрати»:

Кнопками «Додати» та «Видалити» можете відповідно додавати/видаляти осіб в список. Для зміни причини анулювання натисніть кнопку «Змінити причину», оберіть причину та натисніть кнопку «Застосувати»:

Після закінчення формування списку осіб, яким необхідно анулювати документ, натисніть кнопку «Застосувати».

2. Верифікація

Документ буде заблоковано в картці особи після верифікації створеної заявки. Оберіть (виділіть помаранчевим кольором) запис та натисніть кнопку «Додати сторінки». На верифікацію завантажується сканована копія документа, що є підставою для ануляції.

В картці особи анульований (заблокований) документ буде виділено сірим кольором та матиме наступний вигляд: