Глава 1. Організація касової роботи

1.1. Територіальні управління здійснюють касове обслуговування банків, філій, відділень (далі – банки) та інших клієнтів на підставі договорів про касове обслуговування та за картками Національної системи масових електронних платежів (далі – НСМЕП), а також касове обслуговування структурних одиниць Національного банку.

(абзац змінено постановою Правління Національного банку України

від 05.07.2006 № 247, реєстр. № 1215 від 06.07.2006 )

Центральне сховище здійснює касове обслуговування Банкнотно-монетного двору.

(пункт доповнено абзацом постановою Правління Національного

банку України від 03.04.2006 № 129, реєстр. № 1199 від 04.04.2006)

1.2. Під час організації касового обслуговування територіальні управління мають забезпечити:

своєчасне повне оприбуткування та зарахування на рахунки клієнтів готівки, що надійшла в каси територіальних управлінь;

видачу готівки та її приймання від банків на підставі їх заявок;

якість банкнот в обігу;

вилучення з обігу та проведення дослідження сумнівних банкнот (монет) національної валюти.

1.3. Проведення операцій з готівкою у територіальних управліннях здійснює відділ (управління) готівкового обігу і касових операцій, який має оборотну касу (або кілька оборотних кас), і грошове сховище (або кілька грошових сховищ).

Здійснення операцій з приймання та видачі готівки територіальне управління організовує в операційний час та в разі потреби в післяопераційний час або у вихідні (святкові) дні.

Під час здійснення територіальними управліннями операцій з приймання та видачі готівки у післяопераційний час або у вихідні (святкові) дні відповідні касові документи оформляються за датою фактичного здійснення касової операції з проставленням напису або відбитка штампа „післяопераційний час” чи „вечірня”. Відображення виконаних у післяопераційний час або у вихідні (святкові) дні касових операцій здійснюється в перший операційний день, що настає за датою їх виконання.

(пункт доповнено абзацами постановою Правління Національного банку України

від 28.12.2004 № 687, реєстр. № 1101 від 28.12.2004)

1.4. Чисельність касових працівників і організація робочих місць залежать від обсягів касових операцій, кількості готівки, що надходить від банків, та обсягів готівки, що зберігаються в грошових сховищах.

1.5. Оборотна каса може складатися з:

каси прибуткової, видаткової, прибутково-видаткової, обміну;

каси для приймання-передавання готівки інкасаторам;

каси перерахування;

кас, що виконують інші операції (реалізація ювілейних, пам`ятних монет та іншої нумізматичної продукції, скуповування дорогоцінних металів тощо).

Для зберігання власних грошей касових працівників, верхнього одягу, їжі та предметів, що не стосуються здійснення касових операцій, має бути виділена кімната або шафи.

1.6. Справжність і платіжність банкнот (монет) визначають касири відповідно до вимог нормативно-правових актів Національного банку України.

(абзаци перший та другий викладено в редакції постанов

Правління Національного банку України від 05.07.2006 № 247,

реєстр. № 1215 від 06.07.2006)

У зв'язку з цим абзац третій уважати абзацом другим)

Робочі місця касирів, які здійснюють приймання та оброблення готівки, мають бути оснащені приладами, що забезпечують контроль за зображенням із збільшенням (не менше ніж у десять разів), візуалізацією інфрачервоного та ультрафіолетового захисту.

1.7. Касирам категорично забороняється повертати або тимчасово передавати клієнтам сумнівні щодо справжності банкноти і монети, виявлені під час приймання, видачі, оброблення готівки.

(главу доповнено новими пунктами 1.6 та 1.7 постановою Правління

Національного банку України від 31.03.2005 № 105,

реєстр. № 1113 від 01.04.2005.

У зв’язку з цим пункти 1.6 – 1.24 уважати відповідно

пунктами 1.8 – 1.26)

1.8. Організацію роботи касових працівників, їх функції, які мають забезпечувати оперативне та якісне касове обслуговування банків та клієнтів, визначає у внутрішньому документі кожне територіальне управління самостійно.

1.9. Обов`язки, пов`язані із зберіганням запасів готівки, готівки оборотної каси та інших цінностей, що розміщені в грошових сховищах територіальних управлінь, та здійсненням операцій з ними, покладаються на визначену наказом та договором про колективну (бригадну) матеріальну відповідальність бригаду матеріально відповідальних осіб у такому складі: завідувач сховища та два працівники за посадами, як правило, не нижче головних спеціалістів.

До обов`язків матеріально відповідальних осіб належать:

чітка організація функціонування грошового сховища та забезпечення збереження готівки;

облік готівки та підготовка документів з їх переміщення;

видача та приймання готівки;

забезпечення нерозголошення інформації про запаси готівки та таємність роботи з ключами та шифропристроями;

здійснення вхідного та вихідного контролю за готівкою, яка надходить та видається із грошового сховища;

дотримання банківської таємниці, вимог техніки безпеки та протипожежної безпеки.

1.10. У разі тимчасової відсутності (відпустка, відрядження, хвороба та інші причини) однієї з матеріально відповідальних осіб дозволяється виконувати роботу та підписувати касові документи двом матеріально відповідальним особам.

На час тимчасової відсутності цієї матеріально відповідальної особи наказом по територіальному управлінню призначається працівник відділу (управління) готівкового обігу і касових операцій. Цьому працівнику надається право підпису в книгах обліку (відомостях), журналах грошових сховищ, з поміткою “контрольний підпис”, а також повноваження на виконання таких функцій тимчасово відсутньої матеріально відповідальної особи: допуск до системи автоматизованого обліку операцій з готівкою, підписання паспорта грошового сховища, виконання роботи з пристроєм керування технічними засобами охорони грошового сховища, використаннякоду електронного замка або дубліката ключа від дверей грошового сховища, або дубліката ключа від додаткових ґратчастих дверей в порядку, визначеному цією Інструкцією.

У цьому разі ревізія та передавання цінностей за згодою матеріально відповідальних осіб можуть не проводитися і договір про колективну (бригадну) відповідальність з особою, на яку покладені контрольні функції, не укладається.

Під час визначення осіб, яким надається право використання коду електронного замка або дубліката ключа від дверей грошового сховища, або дубліката ключа від додаткових ґратчастих дверей, не допускається надання одному працівнику доступу до секретів усіх замків до дверей грошового сховища.

1.11. У разі відсутності двох або трьох посадових осіб, які входять до складу бригади, або у зв`язку із звільненням матеріально відповідальної особи, наказом по територіальному управлінню виконання їх обов`язків покладається на інших працівників відділу (управління) готівкового обігу і касових операцій або інших відділів. З новим складом бригади матеріально відповідальних осіб укладається договір про колективну (бригадну) матеріальну відповідальність, проводиться ревізія та передавання цінностей, що є в запасах готівки та в оборотній касі, яка має бути завершена до відсутності матеріально відповідальних осіб.

1.12. Зачинення і відчинення грошового сховища посадова особа, визначена наказом, здійснює дублікатом ключа, що одержаний у підрозділі банківської безпеки, а в разі використання замка, який замикається (відмикається) з використанням відповідного коду, що надається зазначеній посадовій особі відповідно до інструкції з експлуатації замка, на підставі письмової вимоги за підписом начальника територіального управління або його заступника. Опечатування грошового сховища визначена особа здійснює печаткою, яка закріплена за нею.

1.13. Залежно від середньомісячних оборотів готівки у сховищах територіальних управлінь та наявності двох і більше грошових сховищ можуть організовуватися за погодженням з департаментами персоналу та готівково-грошового обігу кілька бригад матеріально відповідальних осіб.

1.14. Матеріально відповідальні особи здійснюють операції з приймання і видачі готівки та інших цінностей інкасаторам у касовому вузлі.

1.15. Роботу видаткових, прибуткових та інших кас організовує завідувач каси. Завідувач каси одержує від матеріально відповідальних осіб готівку для забезпечення роботи видаткових кас та кас, що виконують інші операції, видає її в потрібних сумах касирам, а в кінці операційного дня приймає від касирів залишки готівки після відповідного звіряння їх сум з касовими документами та звітними довідками, а також зведення загального залишку готівки і звітує перед матеріально відповідальними особами. Відповідно до обсягів касових операцій обов`язки із забезпечення готівкою видаткових кас, кас обміну та кас, що виконують інші операції, можуть покладатися на одного з касирів цих кас або матеріально відповідальних осіб.

1.16. Територіальні управління мають видавати банкам та клієнтам готівку лише в упаковці територіальних управлінь, Центрального сховища та Банкнотно-монетного двору. Прийняті від банків придатні до обігу банкноти і монети перераховуються територіальними управліннями поаркушно або за кружками з перевіркою на справжність та придатність. Не придатна до обігу готівка в упаковці банків перераховується Центральним сховищем з подальшою підготовкою її для утилізації.

1.17. Касири прибуткової і видаткової кас та матеріально відповідальні особи мають бути забезпечені зразками підписів працівників, які вповноважені підписувати прибуткові та видаткові касові документи. Забезпечення своєчасного внесення змін до зразків підписів та передавання їх касовим працівникам покладається на головного бухгалтера або визначеного ним працівника.

1.18.Облік внутрішнього переміщення цінностей має відображатися в книгах обліку, які мають бути прошнуровані та пронумеровані. Кількість аркушів засвідчується підписами начальника територіального управління або його заступника, начальника відділу (управління) готівкового обігу і касових операцій або його заступника (додаток 21), на засвідчувальному написі ставиться відбиток мастикової печатки.

До цих книг належать:

книга обліку прийнятої і виданої готівки та інших цінностей;

книга обліку видачі із грошового сховища готівки та інших цінностей для перерахування, ревізії та повернення до сховища;

(абзац в редакції постанови Правління Національного банку України

від 31.03.2005 № 105, реєстр. № 1113 від 01.04.2005)

книга обліку видачі із грошового сховища банкнот для оброблення на BPS-3000 та повернення їх у сховище;

контрольний журнал здавання охороні (приймання від охорони) грошового сховища;

книга обліку готівки оборотної каси та інших цінностей;

зведена книга обліку готівки оборотної каси та інших цінностей (ведеться за формою книги обліку готівки оборотної каси та інших цінностей);

книга обліку операцій із завантаження та розвантаження банкоматів;

книга позасистемного обліку спеціалізованих касет (мішків) для транспортування і зберігання банкнот.

Залишки банкнот і монет у запасах готівки на кінець робочого дня мають відображатися у відомості залишків банкнот і монет у запасах готівки та за наявності кількох грошових сховищ у зведеній відомості (ведеться за формою відомості залишків банкнот і монет у запасах готівки).

Відомість залишків банкнот і монет у запасах готівки щоденно формується та роздруковується засобами автоматизації обліку запасів готівки за індексами і номіналами та звіряється з фактичними залишками запасів готівки. Правильність сум залишків, зазначених у відомостях, підтверджується підписами матеріально відповідальних осіб. Зазначені відомості підшиваються в окремі папки з формуванням за місяцями і зберігаються у відповідному сховищі під відповідальністю завідувача сховища, які після проведення документальної ревізії за попередній рік передаються в архів у встановленому порядку. У разі розміщення запасів готівки у двох і більше грошових сховищах зведену відомість залишків банкнот і монет у запасах готівки формують, підписують матеріально відповідальні особи, а за наявності кількох бригад матеріально відповідальних осіб - завідувач сектору зберігання цінностей (сектору касових операцій та зберігання цінностей, начальник відділу касових операцій) та підшивають за місяцями в окремі папки.

(абзац із змінами, внесеними постановою Правління Національного

банку України від 29.09.2005 № 347, реєстр. № 1147 від 29.09.2005)

Операції, що проведені в післяопераційний час, відображаються в книзі обліку прийнятої і виданої готівки та інших цінностей в день їх проведення з відповідною відміткою в колонці “дата”, а у відомостях залишків банкнот і монет - у запасах готівки в перший робочий день, що настає після дати здійснення операції.

(доповнено абзацом постановою Правління Національного банку

України від 28.12.2004 № 687, реєстр. № 1101 від 28.12.2004)

1.19. У разі опечатування книг та журналів мастиковою печаткою використовується клей на основі рідкого скла (силікатний, конторський, канцелярський, рідке скло), папір типу цигаркового, штемпельна фарба. Папір із відбитком печатки змащується з двох боків клеєм, після опечатування книги або журналу на відбиток печатки наноситься ще один шар клею.

1.20. Працівники, які здійснюють операції з готівкою, а також експерти мають вести особисту книгу обліку прийнятої і виданої готівки та інших цінностей (додаток 22). На титульному аркуші цієї книги зазначається прізвище та ініціали касового працівника.

Книга обліку прийнятої і виданої готівки та інших цінностей має бути також у бригади матеріально відповідальних осіб для відображення операцій з приймання та видачі готівки, яку веде визначена особа із складу бригади згідно з розподілом посадових обов`язків. На титульному аркуші цієї книги має зазначатися прізвище та ініціали керівника бригади.

У зв`язку з тимчасовою відсутністю матеріально відповідальної особи, на яку покладені обов`язки із ведення книги обліку прийнятої і виданої готівки та інших цінностей, за умови, що цінності не передаються, обов`язки з ведення книги покладаються на іншу матеріально відповідальну особу згідно із розподілом обов`язків між членами бригади.

У разі тимчасової зміни складу бригади матеріально відповідальних осіб облік руху готівки та інших цінностей може здійснюватися новим складом бригади в книзі обліку прийнятої і виданої готівки та інших цінностей, яку вела попередня бригада.

У разі зміни складу бригади матеріально відповідальних осіб, які працюватимуть постійно, заводиться нова книга обліку прийнятої і виданої готівки та інших цінностей.

1.21. Під час кожного передавання готівки, документів, інших цінностей між касовими працівниками у книзі обліку прийнятої і виданої готівки та інших цінностей здійснюються відповідні записи щодо суми готівки; кількості документів, назви та кількості, а також суми за обліком інших цінностей. Крім того, касовий працівник, який отримує готівку (інші цінності), має ставити свій підпис у книзі касового працівника, який видав готівку (інші цінності), касовий працівник, який видав готівку (інші цінності), - у книзі касового працівника, який отримує готівку (інші цінності), а всі матеріально відповідальні особи ставлять відповідно свої підписи.

(пункт в редакції постанови Правління Національного банку України

від 31.03.2005 № 105, реєстр. № 1113 від 01.04.2005)

1.22. Книги обліку та журнали заповнюються до повного їх використання, за винятком зміни їх форми, після закінчення вони зберігаються у внутрішніх приміщеннях касового вузла 12 місяців, а потім здаються в архів у встановленому порядку.

1.23. Внутрішній контроль за правомірністю касових операцій, їх документального оформлення та правильністю обліку здійснюється згідно з внутрішнім положенням, затвердженим керівником територіального управління відповідно до вимог нормативно-правових актів.

1.24. Для зменшення ризиків операцій з готівкою та забезпечення нагляду за технологічними процесами в касових вузлах територіальних управлінь у зонах роботи з готівкою створюється згідно з порядком, викладеним у главі 6 розділу V цієї Інструкції, система технологічного відеоконтролю з можливістю архівації даних.

(пункт 1.24 в редакції постанови Правління Національного банку

України від 31.03.2005 № 105, реєстр. № 1113 від 01.04.2005)

1.25. Переміщення готівки між технологічними зонами, що розміщенні в різних приміщеннях у межах касового вузла, касові працівники здійснюють у закритих візках (у разі встановлення камер відеоконтролю для контролю за відбитками пломб опломбованих) або опломбованих касетах, монет в мішечках та блоках – як в закритих, так і відкритих візках.

(пункт в редакції постанови Правління Національного банку

України від 29.09.2005 № 347, реєстр. № 1147 від 29.09.2005,

пункт 1.26 виключено постановою Правління Національного банку

України від 31.03.2005 № 105, реєстр. № 1113 від 01.04.2005)

1.26. Територіальні управління та Центральне сховище мають забезпечувати касових працівників, які здійснюють оброблення готівки, індивідуальними стаціонарними (нарізними) штампами, виготовленими з такими постійними реквізитами: найменування і код територіального управління (Центрального сховища), прізвище, ініціали касового працівника (або код касового працівника, що йому присвоєний, а в разі колективної (бригадної) матеріальної відповідальності – код бригади) та змінними реквізитами, що дають змогу змінювати дату.

Набірні іменні штампи дозволяється використовувати на термін заміни індивідуальних стаціонарних (нарізних) штампів і на випробувальний термін роботи касового працівника. У цьому разі касовому працівнику має видаватися сформований набірний штамп без повного набору літер.

(доповнено пунктом 1.26 постановою Правління Національного банку

Українивід 05.07.2006 № 247, реєстр. № 1215 від 06.07.2006)