СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ ТА ФОРМУВАННЯ СПРАВ

Положення

Положення – це документ, який, визначає основні правила організації та діяльності структурного підрозділу. Положення повинно мати наступні реквізити: гриф затвердження, назва документу, заголовок до тексту, текст (де мають бути визначені загальні положення, основні завдання, функції, права та обов’язки тощо), підпис, візи.

7.3.2. Інструкція

Інструкція – це документ, що регулює організаційні та інші спеціальні сторони діяльності та відноси службових осіб. Інструкція повинна мати гриф затвердження, назву документу, заголовок, текст (основні завдання працівника, порядок займання посади, професійні вимоги, кому підпорядковується, основні документи, якими треба користуватися , функції, права, посадові обов’язки, відповідальність тощо), підпис, візи.

Наказ

Наказ – це розпорядчий документ, що видається ректором філії на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції. Накази підписуються тільки ректором. Текст наказу складається з констатаційної, якщо дії запропоновані у наказі потребують пояснень, і розпорядчої частини. Наказ повинен мати такі реквізити: повна назва філії, назва документу, дата, номер, місце складання, заголовок, текст, назва посади, підпис, розшифрування підпису, посада, підпис того, хто підготував наказ, візи.

Проекти наказів готуються в структурних підрозділах. Тексти проектів погоджуються із заступником ректора, куратором питань, розглянутих в документі, візуються керівниками служб, про які йдеться мова, у юридичному відділі. Після узгодження тексту проекту формується наказ і з усіма візами передається на підпис ректору через приймальню. Після підпису ректору наказам в місцях реєстрації (відділ кадрів та відділ діловодства) надаються номери і вказується дата реєстрації.

Розпорядження

Розпорядження – це розпорядчий документ, який видається керівником для оперативного вирішення питань в межах своєї компетенції. Розпорядження повинно мати: назву, заголовок, дату, номер, текст, назва посади, підпис, розшифрування підпису, посада, підпис того, хто підготував розпорядження, візи.

Розпорядження готуються в структурних підрозділах, візуються керівниками служб, про які йдеться мова, у юридичному відділі. Після підпису розпорядженню у відділі діловодства надаються номер і вказується дата реєстрації.

Записки

Записки (доповідні, пояснювальні, службові) – документ, адресований керівникові з інформацією про ситуацію, що склалася, про виконану роботу і т.п., це засіб “документального” спілкування підрозділів між собою. Записки повинні мати наступні реквізити: назва структурного підрозділу (адресату), назва посади, прізвище ініціали посадової особи, назва документу, заголовок, реєстраційний номер и дата складання, текст, додаток, якщо є, посада , прізвище, ініціали, підпис керівника структурного підрозділу, візи, прізвище і підпис виконавця. Реєструються записки у тому підрозділі, де були сформовані. Реєстраційний номер повинен мати індекс справи, де він буде зберігатися /порядковий номер.

Акти

Акти - це документи, складені однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події. Акти повинні мати такі реквізити: повна назва філії, гриф затвердження, назва документу, підстава, якщо є, склад комісії, присутні, текст, відомості про кількість примірників акту, їх місцезнаходження, перелік додатків до акту, підписи членів комісії та присутніх.

Протоколи

Протокол – це документ, у якому фіксується місце, час, мета проведення зборів, засідань і т.п., склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, ухвали з обговорених питань. Протоколи повинні мати наступні реквізити: назва виду документу, порядковий номер, назва зборів і зазначення їх характеру, назва філії, дата, місце проведення, кількісний склад учасників, посади, прізвища керівників зборів (голова, секретар), порядок денний, текст, перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок, підписи керівників зборів (голови, секретаря).

Погодження, затвердження

7.4.1. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення викладених питань. Гриф затвердження має вид:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Ректор МФ НаУКМА

(Підпис) (Л.П.Клименко)

Дата

Або

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ

01.01.00 №1

7.4.2. Зовнішнє погодження документів оформляється відповідним грифом. Гриф Погоджено може бути розміщено в лівій верхній частині першого аркуша чи нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша документа і включає в себе слово Погоджено, найменування посади особи, з якою погоджується документ, включаючи найменування установи, особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Перший віце-президент,

проректор з наукової роботи НаУКМА

(підпис) (М.Т.Брик)

дата

Або

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Державної

Акредитаційній комісії України

01.01.00 №1

Внутрішнє погодження (візування) документа здійснюється із структурними підрозділами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в документі. Зауваження та розбіжності вказуються при візуванні чи оформляються у вигляді окремого додатка з відміткою на документі. На розпорядчих документах віза включає назву посади, ініціали, прізвище особи, яка візує документ, підпис і дату. На цих документах віза проставляється на першому примірнику. При візуванні службових листів можна не вказувати посаду особи. На цих документах віза проставляється на примірнику, який лишається у справі.

7.5. Реєстрація і відправка вихідної документації

7.5.1. Вся вихідна документація, яка направляється за підписом керівництва МФ НаУКМА, відправляється на бланках філії і тільки через відділ діловодства.

7.5.2. Відділ діловодства перевіряє правильність оформлення вихідних документів (наявність усіх віз, підписів, дати, номера, адреси, посилання на вхідний документ, прізвище виконавця та ін.) і після підпису керівництва реєструє його в книзі реєстрації вихідної документації та в базі даних на ПК, залишає собі другий примірник документації. Реєстраційний номер містить: індекс структурного підрозділу/ порядковий номер.

7.5.3. Відправку вихідної документації виконує відділ по діловодству. Якщо документ відправляється самостійно структурними підрозділами, на другому примірнику робиться позначка.

7.5.4. Вихідні телефонограми реєструються в окремих облікових формах в приймальній ректора.

8. ДРУКАРСЬКІ ТА КОПІЮВАЛЬНІ РОБОТИ

8.1. Відділ діловодства з оформленням замовлення друкує та розмножує всі документи, що відносяться до навчальної, наукової та адміністративно-фінансової діяльності. Матеріали, що не підлягають цім категоріям, друкуються і розмножуються за власні кошти.

9. ВИДАЧА ДОВІДОК, КОПІЙ, ВИТЯГІВ З ДОКУМЕНТІВ.

9.1. На основі документальних матеріалів, які зберігаються, структурні підрозділи і архів з дозволу керівництва філії видає архівні довідки, документи, копії документів та витяги з документів установам та громадянам на їх письмові запити. Довідки співробітникам та студентам видають:

• про місце роботи – відділ кадрів
• про місце навчання – деканати факультетів
• про одержувану зарплату (стипендію) – бухгалтерія

§ для пред’явлення у військкомати – відділ кадрів.

10. ВИДАЧА БЛАНКІВ І РЕЄСТРАЦІЯ ВІДРЯДЖЕНЬ

10.1. Співробітник, який від’їжджає у відрядження, у відділі діловодства отримує бланки наказу, посвідчення та завдання на відрядження, де він вказує мету, точний термін, місце перебування. Після оформлення документи візуються у безпосереднього керівника і проректора, якому підпорядковується та подаються до приймальні на підпис ректорові. Відділ діловодства реєструє відрядження в журналі реєстрації відряджень, робить відмітки про вибуття та прибуття.

10.2. У відділі діловодства робиться відмітка про вибуття та прибуnтя особам, які прибули у відрядження до філії із інших установ.

СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ ТА ФОРМУВАННЯ СПРАВ

Складання номенклатури

11.1.1. Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створених у діловодстві із зазначенням строків зберігання справ. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу і погоджується з відділом діловодства. Щорічно (не пізніше листопада-грудня місяця) номенклатура справ переглядається, якщо потрібно уточнюється і доповнюється. В кінці кожного року номенклатура справ обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ.

11.1.2. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду зводяться відділом діловодства в єдину зведену номенклатуру справ філії, яка погоджується з експертно-перевірною комісією обласного державного архіву, після чого затверджується ректором філії.

11.1.3. Якщо протягом оперативного року виникають непередбачені справи їх додатково вносять до номенклатури.

Формування справ

11.2.1. Документи після їх виконання не пізніше наступного дня підшивають до справ, заведених згідно з номенклатурою справ філії. Відділом діловодства проставляється позначка про виконання документа і направлення його до справи, що ставиться на нижньому лівому полі першого аркуша документа. Це може бути назва та індекс документа, який є відповіддю на запит чи коротке повідомлення про виконання, номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця, наприклад:

До справи №

Питання вирішено позитивно у телефоній розмові з п.Сусуловським 01.01.00

(проректор з АГР. В.О.Лапченко)

Відмітка До справи свідчить про то, що робота над документом закінчена.

11.2.2. При формуванні справ треба додержуватися таких умов:

• групувати в справи тільки оригінали правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих документів
• групувати у справи документи тільки одного діловодного року (за винятком особових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи
• групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання
• не вкладати до справ металевих скріпок, чернеток та більш як однієї копії кожного документа, окрім тих, що мають ділові відмітки, важливі для наведення довідок
• групувати документи в хронологічному порядку, за датами складання чи одержання
• документи відповіді розміщуються після запитів
• додатки , незалежно від їх дат, додавати до тих документів, яких вони стосуються
• документи постійного та тимчасового зберігання формуються в окремі справи
• підшивати до справи документи тільки одного року

11.2.3. Обсяг справи не повинен перевищувати 250 аркушів. Якщо документів більше, формується декілька томів під тим же індексом.

12. ПІДГОТОВКА СПРАВ ДО ЗБЕРІГАННЯ

12.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архів філії для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) можуть передаватися в архів за погодженням з його керівником.

12.2. Підготовка документів до здачі в архів включає:

• експертизу цінності документів
• оформлення справ
• складання описів справ
• передачу справ до архіву

12.3. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складають описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. Для організації та проведення експертизи ректор своїм наказом призначає експертну комісію.

12.4. Відбір справ на постійне або тимчасове зберігання та виділення до знищення документів і справ з вичерпними термінами зберігання проводить відділ діловодства. Результати відбору фіксуються у відповідних актах. Акти розглядає експертна комісія та затверджує ректор.

12.5. Завершені справи зберігають у структурному підрозділі протягом року, після чого здають до архіву філії за описом. Описи мають відповідати вимогам архіву філії та державного архіву, до якого надходять матеріали для постійного державного зберігання.

12.6. Справи постійного і тривалого років зберігання підшиваються в обкладинку з твердого картону, нумерують аркуші, складають підсумковий напис, складають внутрішній опис. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.

Справи термінового зберігання не підшивають, аркуші не нумерують.

Додаток 1 Класифікатор структурних підрозділів