Прием, передача и доставка документов

Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

Конверты от поступающих документов (в том числе писем граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов.На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом "лично" или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются и передаются по назначению. При поступлении машиночитаемых документов в экспедиции обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются на ВЦ без вскрытия упаковки.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами Министерства связи СССР (1986 г.). Документы, предназначенные для отправки, принимаются экспедицией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме. Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Учет объема документооборота

Одним из наиболее важных факторов при изучении документооборота является подсчет его объема. С целью контроля за объемом документооборота кадровых служб организаций осуществляется его учет и проводится анализ.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) службой кадров организации за определенный промежуток времени (год, месяц).

Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота службы кадров. Сведения об объеме документооборота необходимы для:

— определения загруженности сотрудников кадровой службы;

— установления структуры и штатной численности организации в целом;

— выбора технологии работы с документами, средств механизации и автоматизации делопроизводства.

Показатели объема документооборота позволяют судить о загруженности кадровой службы.

Подсчет документов

Подсчет количества кадровых документов производится кадровой службой, а подсчет количества документов, обобщение, анализ результатов подсчета в целом по организации производятся службой документационного обеспечения управления (далее — ДОУ) организации и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации при первоначальной обработке (прием документов) или отправке.

За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается только один раз. Размноженные экземпляры (копии) подсчитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном участке (ксерокс и т.п.).

Количество входящих и исходящих документов устанавливается ежедневно при экспедиционной обработке документов. Внутренние документы подсчитываются по месту их регистрации.

Поступающие (входящие) документы и создающиеся в организации (исходящие, внутренние) подсчитываются отдельно.

Общий объем документооборота выражается дробью, где числитель — количество «основных» документов, а знаменатель — количество копий.

Периодичность подсчета документооборота определяется самостоятельно. При необходимости подсчет объема документооборота может проводиться каждый месяц, что позволяет выделить периоды наиболее интенсивной работы, или поквартально. В небольших организациях достаточно проводить подсчет объема документооборота один раз в год.