СЛУЖБЫ ГОСТИНИЦЫ И ИХ ХАРАКТЕРИСТИКА 3 часть

Размещение прибывающих гостей — главная задача службы посыльных. Хотя многие гости размещаются самостоятельно, это предпочтительнее делать вместе с сотрудником отеля. Гости, которых сопровождает посыльный, не подвергаются риску вломиться в занятый номер. Обслуживающий персонал всегда стучит и ждет перед открытием двери.

Попав внутрь, посыльный исполняет множество функций. Сначала он или она вешает одежду гостя и помещает багаж на стойку багажа. Регулирует температуру в номере, проверяет чистоту номера, наличие в номере чистых полотенец, мыла, туалетной бумаги, салфеток и т.д. Освещение, вешалки, телевизор и обстановка. Список прибывающей группы содержит имена, назначенные номера, даты прибытия и отъезда и др. Этот список служит справкой для доставки багажа, составления счетов и связи с группой.

Смежные двери не заперты, если группа занимает несколько смежных номеров. При отсутствии каких-либо просьб посыльный оставляет ключи и квитанцию размещения и принимает чаевые, если они последуют. Перед отъездом может потребоваться особый банкетный номер или зал и заключительный банкет.

Туристские группы легко могут быть обслужены посыльными и вообще весьма выгодны. Используя список гостей, заполненный группой, за регистрационной стойкой заранее регистрируют группу. Ключи приготавливаются в маленьких конвертах для быстрой раздачи. Подобные конверты с ключами подготавливаются для быстрой раздачи экипажам самолетов, когда есть постоянная бронь от авиалинии.

Автоматизированная система управления отелем печатает конверты, распределенные по группам, списки размещения, показывающие, кто с кем и где живет (это важно для гида или встречающего), удостоверения личности для внутреннего использования, ярлыки для багажа и любые другие документы, необходимые для быстрой встречи группы. Все эти документы оформляются с помощью основной информации, которая заносится в компьютер только один раз.

Заключительные инструкции членам тура даются в автобусе. Если потеряно внимание аудитории, то эффективное общение невозможно. Членам тура напоминают, что расходы, не включенные в цену тура, нужно урегулировать индивидуально с гостиницей. Уведомление об этом также включено в конверт для ключей.

Конверты раздает в холле портье, сопровождающий группы или иногда служба посыльных. Гости находят их собственные номера без помощи посыльного, в то время как багаж разгружается из автобуса.

Багаж группы может стать головной болью для обслуживающего персонала, если чемоданы отмечены неправильно или трудно различимы. Определенные процедуры делают задачу более легкой. Турагентство должно обеспечить каждого путешественника яркими цветными ярлыками, чтобы приложить к багажу перед отъездом. Цвет показывает на группу, ускоряя обработку багажа в аэропорту и вне его. Номер владельца написан на каждом ярлыке, и этот номер соотносится с местом владельца на листе размещения у руководителя. (Копии списка нужно дать каждой гостинице.) Номер, который прочитать легче, чем имя, помогает службе посыльных соотнести чемоданы с номерами комнат.

Имеется другой способ. Каждый чемодан может быть отмечен номером комнаты с помощью компьютера, напечатавшего список ярлыков. Посыльный отрывает номер от напечатанного списка и прикрепляет его на чемодан для доставки.

В некоторых случаях багаж доставляется только на этаж, где гости подбирают свои чемоданы. Поселение туристской группы на одном этаже или одном крыле облегчает доставку багажа.

Независимо от используемого метода доставка багажа группы требует времени. Гости нетерпеливы, и посыльные знают, что в этом случае дополнительных чаевых не предвидится. В лучшем случае чемодан доставляется в номер без обычного обслуживания.

Квитанция на размещение служит средством связи между стойкой, посыльным и гостем. Посыльный использует квитанцию размещения, чтобы лучше понять гостя и ситуацию с размещением. Квитанция обеспечивает посыльного информацией, связанной с именем гостя, названием организации гостя, назначенным номером, домашним адресом гостя и его родным городом (эта информация используется для завязывания разговора) и числом ночей пребывания. Как объяснено ранее, квитанция размещения также служит как документ-подтверждение, чтобы доказать место пребывания посыльного в течение определенного рассматриваемого периода.

Хотя они и не предназначены для этой цели, квитанции размещения используются внутренней службой доходов. Оценка среднего размера чаевых согласно квитанциям размещения обеспечивает справедливую оценку дохода от чаевых. Оценка потом сравнивается с сообщенной служащим.

Гость использует квитанцию размещения для двух целей — как квитанцию и как средство удостоверения своей личности (в отсутствие иных документов). Как квитанция, квитанция размещения обеспечивает гостя дополнительной возможностью проверить точность информации. Например, квитанция размещения может показать, что имя гостя было записано неправильно. Аналогично, класс номера, дата выезда или другая информация может быть неточна. Многие квитанции размещения также содержат правовые оговорки гостиницы как средства укрепления юридических отношений гостиницы с гостем.

Заграничные гостиницы используют квитанцию размещения в качестве рекламы их собственного отеля и местного, не конкурирующего с ними бизнеса.

Американская квитанция размещения — интересное сочетание рекламы продаж услуг, и юридических гарантий. В зависимости от склонности руководства, квитанция на размещение является или простой бумагой или сложным, ярким коммерческим буклетом. Caesars Palace в Лас-Вегасе использует в качестве квитанции размещения двадцатистраничный буклет.

Цветные квитанции размещения, например, в отеле Hyatt, могут также служить как удостоверение личности гостя. Цвет сообщает кассирам в барах и ресторанах, является ли гость оплатившим заранее членом туристской группы, VIP и так далее.

Таким образом, прибывающие гости имеют много возможностей для общения с обслуживающим персоналом. Парковка автомобиля, швейцар, портье за стойкой и посыльные — все играют важную роль в процессе прибытия гостя. Первые впечатления, созданные этими служащими, оказывают длительное положительное (или отрицательное) влияние на восприятие гостем гостиницы.

Портье за стойкой общается с гостем устно, и несколько правил определяют их взаимоотношения. Опытный портье за стойкой оценивает гостя, и пытается понять особенности его требований. При слишком быстрой регистрации у гостя создается впечатление грубости или поспешности. При излишне медленной регистрации гость чувствует неэффективность в действии гостиницы. Добавьте к этому работу портье за стойкой, принимающего оплату, извлекающего дополнительную информацию, получающего подпись на карту регистрации, задающего вопросы, касающиеся платежеспособности, и пытающегося продать более дорогой номер. Процесс может вылиться в несколько неприятных минут, а посыльный проводит первые и последние минуты с гостем в период пребывания клиента в гостинице.

Служба горничных в большинстве случаев является наиболее функционально значимым подразделением, если речь идет о получении услуг гостиничного размещения, так как это подразделение отвечает за уборку номеров, холлов, коридоров и т.п. внутренних помещений, в которых осуществляется прием и обслуживание клиентов.

Лицо, возглавляющее службу горничных, несет ответственность за работу персонала по поддержанию чистоты и порядка в жилых и служебных помещениях гостиницы. Старшая же горничная получает задание и распределяет его выполнение среди подчиненных, одновременно выполняя административные функции, возложенные на нее исполнительным директором.

Служба безопасности выполняет функции поддержания порядка и безопасности в гостиничном комплексе, поскольку гостиница несет ответственность за обеспечение разумной безопасности своих клиентов. При этом предприятие может поручить выполнение этих обязанностей, как собственной службе, так и привлечь стороннюю организацию.

Финансовая служба решает вопросы финансового обеспечения предприятия, получает отчеты от кассиров каждой торговой точки предприятия, включая службу питания, службу портье, сувенирные киоски и спортивные комплексы, если таковые имеются.

Фактически гостиница состоит из нескольких предприятий, каждое из которых ведет учет своих доходов и калькулирует свои цены.

Очень немногие гости используют сейчас наличные для любых оплат, особенно гостиничных счетов.

Оплата наличными представляет собой очень малый процент от всей суммы оплаты номеров. Большинство гостей расплачиваются кредитными картами или прямо на счет оплаты, некоторые используют наличные, дорожные чеки или личные чеки.

Занесение произведенных наличных выплат в лист имеет противоположный эффект занесению наличных оплат. В то время как оплаты увеличивают сумму, которую должен гость (дебет полученных счетов), произведенные оплаты ее уменьшают (кредит полученных счетов). Во всех случаях сумма, полученная с гостя, является точным количеством, требуемым, чтобы свести его баланс к нулю.

Это быстрая процедура. Компьютеризованная система управления собственностью оснащена совокупным балансом, который отображает точную сумму задолженности. Некоторые отели выводят лист гостя на экран компьютера, чтобы он мог его просмотреть, другие заранее распечатывают копии для всех отбывающих гостей.

Каков бы ни был метод, все кассиры осведомляются о последних расходах, которые могли быть до сих пор не записаны. Не пропустить незанесенный телефонный звонок или завтрак — значит снизить количество поздних расходов с высоким уровнем их неуплаты и неудовольствие гостей.

Оплату могут попросить произвести в любое время, необязательно при отбытии. Иногда гости сами решают платить по счетам постепенно.

Уезжающие гости обычно получают копию своего счета. Касса часто сталкивается с гостями, которые не часто путешествуют, или с теми, кто старается оплатить за день до отъезда. Из-за возможных расходов касса старается отговорить гостя от слишком ранней оплаты. В сущности, оплата на день раньше требует особого внимания кассира, который должен быть уверен, что получит достаточно, чтобы покрыть стоимость номера за ночь и налог на комнату, которые не будут внесены до прибытия аудитора. Таким образом, служащий убеждает гостя подождать до следующего дня, а не платить полностью в предыдущий день, рассчитывая на ранний отъезд.

Всех гостей просят указать кредит при регистрации. Гостей, которые платят наличными или которые внушают подозрение (возможно, потому что у них мало или нет багажа) отель просит заранее оплатить все пребывание. Это особенно характерно для мотелей с ограниченным обслуживанием.

В таких случаях может преобладать немного отличная процедура занесения оплат. Вместо того чтобы просто заносить оплаты в лист (кредит в счета и дебет в наличные) и оставлять сумму кредита на месте до ночного аудита, некоторые отели вносят плату за комнату и сбор сразу же и представляют гостя с нулевым балансом.

Ночному аудитору теперь не требуется заносить данные, но гость все еще числится по аудиту ночи прибытия. В другом случае кассир не заносит плату за номер и гостю выдается специальный чек. Чтобы получить копию оплаченного листа, гость должен вернуться к кассе во время контроля. Это также случай с подготовленным компьютером листом. Внесение оплаты за комнату во время ночного аудита означает, что лист до этого момента не закончен .

Хотя дополнительный задаток сделан, никакие дополнительные траты не разрешены клиенту, оплачивающему свое пребывание вперед, так как он обычно уезжает, не останавливаясь у кассы. Дополнительные траты в номере оплачиваются за каждый день пребывания клиента. Некоторые мотели, где гости платят вперед, фактически не выпускают гостей, которые не подходят к часу проверки. Менее экстремальные меры, как сообщения по телефону, обычно применяются, чтобы связаться с гостями, оплачивающими пребывание вперед.

Автоматический контроль оплачивающих вперед гостей требует координации и общения. Касса администрации должна быть внимательной, чтобы преждевременно не указать как свободную комнату, которая была оплачена вперед. Только когда они убедятся, что комната на самом деле пуста, тогда надо зафиксировать, что гость выехал.

Как уже было объяснено, наличные взносы (включая чеки) не очень широко распространены. Кредитные карты являются наиболее частым средством гарантирования резервирования. Тем не менее, некоторые отели, особенно курорты во время сезонов, требуют наличных сумм.

Разные отели обращаются с этими суммами по-разному. Наиболее легкий, но менее деловой метод передает чек в кассу администрации. Там он и остается, незарегистрированным, пока гость не приедет в гостиницу. Тогда чек прилагается к только что открытому листу, как будто деньги пришли только в этот день. Эта процедура упрощает бронирование, особенно если последует отмена, но у нее еще есть одно дополнительное достоинство даже для маленьких отелей. Недостаток правильных записей и неудача в проверке чека через банк показывает плохое управление и процедурой, и фондами.

Иногда лист, который должен быть представлен гостю по прибытии, открывается, как только получают депозитный чек. Эта процедура чрезвычайно обременительна для заведений с ручным или полуавтоматизированным управлением, которое сохраняет числящиеся листы. В таких случаях заведенный лист может оставаться у администрации неделями и месяцами.

Существует другой метод обращения с депозитами — это создание специального листа-счета в администрации, называемого «предварительный депозит». Каждый полученный предварительный депозит помещается в этот счет. Этот специальный счет включает в себя баланс кредита, отражая факт, что отель должен деньги (или услугу) конкретному гостю по предварительному депозиту. Когда гость, наконец, прибывает, это просто вопрос перенесения баланса кредита в только что открытый гостиничный лист. Это выполняется помещением переданного дебета в специальный счет и помещением зачтенного дебета в новый гостиничный лист. В конечном итоге новый гостиничный лист показывает баланс кредита из изначального предварительного депозита гостя, который мог быть получен неделю назад.

Наиболее распространенный метод обращения с резервированными депозитами — использование регистрационной книги. Счет создается в регистрационном журнале для предварительных денежных поступлений. Депозиты гостей приписываются на этот счет и позже переносятся по прибытии гостя в его лист. Счет в регистрационном журнале выглядит так же, как и специальный счет предварительных депозитов. Основное различие — это функция бухгалтерского контроля.

В специальном счете предварительных депозитов контроль и за денежными поступлениями, и, за расходами осуществляется персоналом администрации. Счет в регистрационном журнале передает эту возможность кассе администрации.

Со счетом предварительных депозитов в регистрационной книге администрация (кассир) видит только одну сторону передачи — кредит на счете прибывающего гостя. Сторона, относящаяся к дебету, на этом счету контролируется бухгалтерией, а не кассиром. Это контрастирует с передачей дебета и кредита, когда они вместе проходят через кассира, когда в администрации имеется специальный счет, как это описано выше-

В качестве дополнительного контроля отдел резервирования держит в курсе имен и сумм предварительных депозитов и кассира, и бухгалтера. Каждый день список ожидаемых гостей сверяется с реально прибывшими и недосмотры исправляются. Депозиты, прилагаемые на этот день кассиром, становятся основой дебетной записи в регистрационной книге, сделанной бухгалтером. Невос-требованные депозиты служат как дополнительный список в счете предварительных депозитов в регистрационной книге. Некоторые невостребованные депозиты будут возвращены из-за временной отмены брони. Другие будут использованы на плату за комнаты, которые были сохранены свободными, когда гость не приехал.

Благодаря тому факту, что администрация имеет центральное расположение и доступна всем отделам отеля, кассир берет на себя часть ответственности за наличность отеля. Специфической функцией кассира администрации является ответственность за приход и расход по услуге «размещение».

Некоторые отели, особенно небольшие, которым не хватает полного бухгалтерского состава, сосредотачивают прохождение всех наличных и чековых поступлений в администрации. Это добавляет еще одного человека и приписывается к процессу, который усиливается внутренним контролем. Это также добавляет дополнительную ответственность кассиру администрации.

Примеры разнообразных денежных поступлений, которые не объединены с распределением комнат, включают оплаты за встречи и банкеты, возмещения или вычеты за переплату торговцам, сборы налогов и доход за аренду помещения торговцами. В маленьких гостиницах кассир администрации также должен работать и как кассир в столовой и в комнате отдыха. Журналы, газеты и конфеты могут продаваться прямо за кассой. Все монеты из автоматов по продаже могут проходить через кассу администрации. Билеты на завтрак также обычно продаются в кассе администрации.

В зависимости от бухгалтерской системы кассир помещает плату (кредит) в некий главный счет, и он отражается в документации кассы наличности. Для частых сделок (например, билеты на завтрак) бухгалтерия устанавливает номер или код счета прямо в системе управления отеля. Таким образом занесения, сделанные кассиром администрации, немедленно отражаются и обновляют затронутый счет.

Как только кассир получает наличные денежные поступления из разных источников, мелкие расходы на траты отеля могут также там производиться. Поскольку некоторые наличные деньги, поступающие в кассу, могут не быть на самом деле денежными поступлениями от гостей, поэтому некоторые наличные, выходящие из кассы, могут не считаться оплатами, произведенными гостями. Кассир, с одной стороны, играет роль доверенного лица бухгалтерии, а с другой — агента бухгалтерии по расходам.

Человек, получающий деньги (например, служащий, который только что приобрел продукт для кухни, стоимостью $30), подписывает чек на мелкие расходы. Чек хранится в кассе и рассматривается как наличные. Это и есть наличные, так как главный кассир бухгалтерии в дальнейшем купит этот чек. Приобретение этого чека главным кассиром возмещает наличность в кассе и оставляет кассу целой — так, будто мелкие наличные расходы и не были произведены.

Если наличность у кассира возмещается ежедневно, то фонд мелкой наличности управляется главным кассиром бухгалтерии. Этот фонд обязывает кассира держать чеки на мелкую наличность в кассе ежедневно. Эти чеки затем накапливаются и хранятся в кассах как часть их наличного счета. Еженедельно, ежемесячно или по требованию главный кассир скупает чеки из кассы. Ежедневное возмещение не производится.

Широкий ранг мелких расходов проходит через ссудный фонд мелкой наличности. Аванс зарплаты хорошим служащим или прекращение платы служащим, которых отель хочет лишить вышеупомянутой привилегии, должны производиться через этот фонд. Некоторые счета за перевозку груза должны быть немедленно оплачены наличными.

Каждый кассир отеля, будь он в администрации, столовой, баре, подготавливает ежедневный отчет. Вместе с отчетом кассир сдает деньги отдела. Эти фонды (плюс все, что проходит через кассира администрации) составляют ежедневную сумму, депонируемую в банк.

Ежедневная сумма подтверждается записями о движении наличности. Записи кассира сначала просматриваются ночным аудитором. На следующий день они снова проходят аудит прихода в бухгалтерии. Аудит прихода объединяет записи кассира администрации с записями кассиров других отделов отеля. Это создает подтверждающий документ для суммы, депонируемой в банк.

Отчет кассира администрации намного сложнее стандартных отчетов кассиров в других отделах. В то время как кассиры в отделах только получают плату от гостей, кассир администрации и получает деньги, и выплачивает их.

Каждый кассир получает и подписывается документы за постоянные поступления наличности, которая называется банком. Изменение суммы зависит от места и смены кассира.

Каждый, кто имеет дело с деньгами, несет материальную ответственность .

Чистые денежные поступления — это разница того, что получает кассир, и того, что было выплачено. Чистые денежные поступления в администрации подсчитываются вычитанием общих прибылей (оплат), городских и транзитных, из общих денежных поступлений. «House» оплаты и смешанные денежные поступления не включаются,

Ни один кассир не совершенен. Ко времени закрытия случайно обнаруживается излишек или недостача. Иногда ошибка просто математическая, иногда кассир обнаруживает ее сам или ее обнаруживает аудитор.

Ошибки при выдаче сдачи не всегда можно исправить. Клиенты могут не признаться, что им дали сдачу больше, но они сразу же будут жаловаться, если их обсчитали. Возмещение убытков возможно, если подсчет наличности в конце смены подтвердит его наличие.

Излишки и недостачи становятся причиной конфликта между служащими и администрацией, когда у кассиров требуют возместить недостачи и предъявить излишки. Другие системы разрешают покрывать недостачи за счет излишков, требуя только, чтобы заключительный баланс за месяц сходился. Излишек и недостача — это разница между тем, что должно быть у кассира в кассе, и тем, что есть на самом деле. У кассира должна быть сумма изначального банка плюс чистые денежные поступления.

Когда кассир подсчитает чистые денежные поступления, определит сумму, которая должна быть, и подсчитает реальную наличность в кассе, останется только подсчитать возврат. Тем не менее, во многих отелях кассиры не ответственны за подсчет денег в кассе. В этом случае кассирам не разрешается подсчитывать кассу, даже если они того захотят.

Когда кассиры подсчитают чистые денежные поступления и сумму, находящуюся в кассе, тогда они точно будут знать размер излишка или недостачи. Излишки могут быть очень соблазнительными для нечестных кассиров. И если разрешено подсчитать сумму излишка, некоторые кассиры могут ее присвоить. Это создает проблемы, особенно когда подсчеты кассира неверны. Если кассир основывает сумму излишка на неверном подсчете и затем присваивает эту сумму, ошибка (и кража) скорей всего будет обнаружена ночным аудитором. Это обычный способ обнаружения отелем финансовых хищений служащими.

По этой причине многие отели ограничивают доступ и знания персонала, касающиеся точного количества суммы. Вместо этого служащий восстанавливает начальный банк и затем вносит все оставшееся. В таких случаях функции кассира администрации не отличаются от кассиров других отделов.

Недостаток оборотных денег в кассе для восстановления начального банка называется банком задолженности.

Банк задолженности подсчитывается так: берется сумма, которая должна составлять завтрашний банк, из нее вычитается реальная оборотная сумма в кассе, и получается сумма недостатка в завтрашнем банке.

Если у кассира всегда сохраняется нужная сумма в кассе, очевидно, что возврат включает в себя излишек или предусматривает недостачу. Чтобы держать свой банк функционирующим, кассиры устанавливают нарицательную стоимость банка задолженности.

По той же причине сумма возврата может быть увеличена за счет крупных купюр, чтобы обменять их на более мелкую наличность. Чаще размен получают до конца смены у кассира администрации или другого кассира, у которого есть мелкие деньги.

Аудитор прихода и главный кассир отеля являются сотрудниками бухгалтерии отеля. Они обычно устраивают аудит прихода каждое утро для проверки возвратов кассира за предыдущий день. Цель аудита прихода — проконтролировать, что кассир каждого отдела (и, конечно, каждой смены) аккуратно сдал (возвратил) сумму, указанную на конверте наличности. Хотя эта функция выполняется в хранилище или комнате — сейфе, при этом присутствует несколько главных кассиров и проверка может быть даже записана на видео для большей безопасности.

Аудит прихода имеет в основном две определенные цели: проконтролировать, что кассиры на самом деле возвращают ту сумму, о которой сообщают, и чтобы подготовить ежедневную сумму для депонирования в банк. Во время этой процедуры конверты из каждого отдела отеля открываются, просматриваются и добавляются к стопке наличных, чеков, чеков путешественников, иностранной наличности и др. Все формы оплат, кроме кредитных карт, подсчитываются, суммируются и добавляются к ежедневной сумме для депонирования в банк. Кредитные карты являются исключением, так как отели напрямую депонируют многие государственные кредитные карты (например, Visa, MasterCard), другие кредитные карты проводятся через регистрационную книгу (например, American Express) — таким образом они напрямую попадают в бухгалтерию.

Состав аудита тщательно проверяет каждого кассира. И кассиров администрации (которые подсчитывают точную сумму их возврата и знают посменные излишки и недостачи), и кассиров других отделов (которые могут предварительно подсчитать их возврат перед подготовкой конверта наличности, а могут и нет). В случае с кассирами отделов, которые восстанавливают свой начальный банк и машинально сдают оставшиеся деньги, главный кассир тщательно подсчитывает и контролирует сумму сдач.

Тогда как главный кассир уделяет внимание реальному подсчету наличных возврат, аудитор прихода сосредотачивается на суммах, которые заявлены к сдаче кассирами разных отделов. Главные кассиры и аудиторы прихода вместе представляют состав аудита.

Отели, которые работают с туристскими агентствами, часто предлагают пакет услуг. Купоны или сертификаты на пакет услуг в основном находятся в возвратах кассиров разных отделов, но кассир администрации тоже может их погашать при некоторых обстоятельствах.

Обычно пакет услуг во время тура предоставляет гостю не только номер в отеле. Завтрак каждый день пребывания, две бесплатных игры в гольф или теннис, скидки в сувенирном магазине, несколько бесплатных напитков и ужин — вот несколько примеров того, что может включаться в пакет услуг. Чтобы определить гостей как обладателей пакета услуг, участникам тура выдаются купоны.

Например, когда пара заходит в столовую, ни официанты, ни кассир могут не знать, что они члены тура. В сущности, они воспринимаются как обычные посетители до конца завтрака. В конце они, вместо того чтобы оплатить наличными или по кредитке, просто должны предъявить купон на бесплатный завтрак.

Именно в этот момент случаются сбои в бухгалтерской системе. Кассиры забывают собрать купоны с таким рвением, с каким собирают наличные. В конце концов, кассир думает, что еда бесплатная, и какая беда в том, что клиент забыл купон в номере. Этот служащий упускает из виду тот факт, что кто-то ведь платит за эту еду (теннис, гольф, напитки и др.). В сущности, погашенный купон служит документацией для организатора тура для оплаты. Погашенные купоны служат подтверждением, что товар (в данном случае завтрак) был получен и засчитан. Поэтому, в зависимости от бухгалтерской системы, погашенные купоны часто становятся частью ежедневного возврата кассира.

Если отель имеет дело с иностранными валютами, то бухгалтерия должна обеспечить кассира таблицей курсов всех принимаемых валют- (Некоторые авиалинии устанавливают котировки курса валют, включая курсы иностранных чеков путешественников, как часть своих систем обслуживания). Если цена валюты сильно колеблется, каждодневная или даже почасовая котировка необходима для предотвращения существенных потерь. Но, скорее всего, отель просто откажется принимать такую валюту.

Очень редко отели принимают иностранные чеки. Тем не менее, если оплата была произведена иностранным чеком, отель берет дополнительную плату с гостя за то, что заплатит банку за обмен. Сумма оплаты зависит от суммы чека и разницы в курсе валют.

Дебетовые карточки обеспечивают отелю немедленную выплату через счет гостя. Вместо выписывания личного чека дебетовая карточка электронно перечисляет деньги отелю. Оплата производится немедленно, и риск, связанный с приемом личных чеков, устраняется. Хотя дебетовые карточки начинают завоевывать признание во многих отраслях, отели медленно принимают эту практику. Это может быть из-за того, что очень немногие гости вносят в лист что-то, кроме кредитной карты и прямого счета в банке, или из-за того, что гостиничный бизнес исторически отставал от других отраслей в плане технологических хитростей и инноваций.

Ни один свод правил не покрывает все ситуации, но список указаний и ограничений будет полезной памяткой для тех, кто ответствен за подтверждение чеков. Различия зависят от класса отеля, типа управления и обстоятельств в каждом конкретном случае. Вот пример такой памятки.

1. Принимайте чеки только на сумму счета. Будьте особенно осторожны при обратной операции.

2. Не принимайте ничего подозрительного по выходным, праздникам и после закрытия банков.

3- Не принимайте измененные, неразборчивые, старые (старше 30 дней) чеки, плохо отпечатанные, датированные более поздним числом или чеки третьего лица.

4. Отнеситесь подозрительно к чеку на сумму чуть меньшую, чем установленная по закону крупная кража. Если сумма $100 является границей между мелкой и крупной кражей, то чек на $94 скорее окажется подделкой, чем чек на $107.

5. Сравните подпись и адрес на чеке с теми же данными на регистрационной карточке: они одинаковы? А должны быть одинаковыми? Сравните подпись на лицевой стороне чека и на обратной. Задайте себе те же вопросы.

6. Сравните возраст гостя с датой рождения, указанной на водительских правах. Не истек ли у прав срок? Сравните указанные рост и вес человека, цвет глаз и волос и фотографию, если возможно, с человеком, который стоит перед вами. Все больше водительских прав и удостоверений изготовлено по технологиям, защищающим от подделки. Когда удостоверяющая информация изменена, карточка заметно на вид разъединяется. Например, на водительских правах Пенсильвании печать штата отслаивается, если карточка была изменена.