Делопроизводство периода образования и становления Русского централизованного государства (XV-XVII века)

Возникновение делопроизводства в Киевской Руси (IX-XI в.в.)

Договорные отношения с государствами оформлялись соглашениями – сначала устными, сопровождавшимися определенной процедурой и ритуалами.

Первым известным устным соглашением был договор «мира и любви», заключенный руссами с Византийской империей после атаки в 860.

Повесть временных лет рассказывает о заключении Олегом договора с Византией в 907 году, приводит тексты русско-византийских соглашений 911, 944, 971 годов. Устные клятвенные договоры заменены «писанием и клятвою твердою».

Обмен оригиналами и копиями договоров, порядок подписания грамот, процедура их клятвенного утверждения, сами тексты договоров со стройной системой конкретных статей с юридическими и торговыми вопросами свидетельствуют о том, что Русь имела большой опыт по выработке письменных межгосударственных соглашений. Все это дает основание предположить наличие организованной делопроизводственной службы.

Появление в конце Х века летописи как исторического сочинения, описаний путешествий, юридических кодексов также свидетельствуют о высокой степени документирования.

На протяжении ХI века создается первый вариант русского феодального права – Русская правда – постановления уголовного и процессуального права.

2. Делопроизводство в период феодальной раздробленности (XII – XIV в.в.)

Документирование различных сторон общественной жизни нового периода проявилось в создании большого количества документов по вопросам внутреннего управления и внешней политики.

К XIV в. верховная власть осуществляла управление путем указных грамот, в которых давались распоряжения князя своим правителям на местах.

Феодальное землевладение и хозяйство регулировались многочисленными разновидностями грамот, оформлявшими акты дарения, раздела и передачи земли и зависимых людей, залога частной собственности, купли-продажи, обмена и т.д. (данные, раздельные, духовные, купчие грамоты).

Определенную группу актов составляли грамоты, укреплявшие право феодала на работника производства. Взаимоотношения наемных работников с хозяином, условия их работы фиксировались в специальных записях.

Документами феодального суда были судные списки (протоколы), правые грамоты (судные списки с приговорами суда), бессудные грамоты, выданные без судебного разбирательства, мировые.

Создаются навыки, вырабатываются определенные правила составления различных видов документов. Наибольшее значение в их оформлении придавалось удостоверению документа. Появляются и подписи.

Опыт ведения делопроизводства находит отражение во многих правовых актах. Прежде всего, в них подчеркивалось значение письменного свидетельства.

С возрастанием роли документа в суде, дипломатии, хозяйстве при дворах князей, вечевых собраниях начал складываться штат дьяков, подьячих, которые занимались делопроизводством. Таким образом формируется канцелярия.

С появлением государственных образований увеличивается сфера применения письменной фиксации межгосударственных общений и управленческих действий.

С XII в. можно говорить о появлении специального аппарата, занимавшегося составлением, подготовкой и рассмотрением документов.

Устанавливаются правила оформления документов, изложения содержания в зависимости от назначения и вида, вырабатываются правила их обработки.

Делопроизводство периода образования и становления Русского централизованного государства (XV-XVII века).

XIV—XV вв. — период складывания Русского централизованного государства. В результате экономического развития — появление общественного разделения труда, расширение производства и товарного обращения, усиление экономических связей между русскими княжествами, ослабление власти Орды — в конце XV в. образовалось централизованное государство.

Из княжеской думы выросла Боярская дума (высший законодательный постоянно действующий орган).

Исполнительную власть осуществляли центральные органы управления - приказы. Они возникали постепенно: решение определенной группы вопросов великий князь поручал (приказывал) какому-либо боярину, у которого, когда выполнение поручения усложнялось и затягивалось, складывался штат дьяков и подьячих, между ними распределялись отдельные функции, образовывалась структура, появлялось делопроизводство и создавалось учреждение.

Создание большинства государственных учреждений не было оформлено законодательными актами. Однако их деятельность санкционировалась определенными нормами, закреплявшимися документами.

В первой половине XVII в. создание приказов оформляется законодательным актом, который определил его функции, штат и бюджет.

К XVI в. возросло значение письменного делопроизводства.

Необходимость документирования, в частности, судебного процесса подчеркивалась в Судебнике, актах местного управления.

Составлению документов, правилам их оформления уделялось особое внимание в законах.

Существовали специальные "образцовые" книги, где помещались образцы документов; типы отдельных документов приводились в азбуках и "письмовниках", которыми пользовались при составлении документов не только правительственных, но и частных.

На основании норм закона и делопроизводственной практики складывались формуляры каждого вида документа, тексты которых имели определенную схему построения и унифицированное оформление. Основная особенность типового формуляра документа XV—XVII вв. заключалась в том, что документ представлял собой единый текст.

Документы писали на бумажных полосах особой формы и размера.

В рассматриваемый период изменяется техника документирования: на смену уставу и полууставу приходит особый тип письма делопроизводственных документов — скоропись, дорогостоящий пергамент заменяется бумагой.

4. Организация движения документов, регистрация, контроль за их исполнением, систематизация хранения документов в XVI – XVII вв.

Работа с документами в учреждении — это прежде всего их составление, рассмотрение поступивших документов и решение вопросов, затронутых в них. При составлении, оформлении документа и принятии решения происходит движение документа, которое определяется структурой службы управления, его документационными связями, функциями должностных лиц.

Дума не имела особой канцелярии и постоянных отделений. Доклады по вопросам, подлежавшие ее рассмотрению, готовились приказами. Дума выносила приговор. В случаях, когда необходимо было записать мнения думных людей, составлялся протокол думного заседания.

Движение входящего документа начиналось с установления факта его получения. Отметка об этом делалась обычно под адресом.

После регистрации документ рассматривался дьяком, который писал на нем помету (резолюцию) — распоряжение: что должен сделать подьячий для подготовки ответного документа.

Регистрация документов как запись сведений о них была введена прежде всего для охраны документов. Она появилась, вероятно, в период роста феодального землевладения и обострения борьбы за землю, когда большое значение приобрело документирование владельческих прав на землю и крестьян.

На документах делались отметки об их регистрации.

Исполнение документов контролировалось.

Законченные делопроизводством документы группировались (формировались) в дела — столбцы. При этом в одних случаях формирование документов в столбцы осуществлялось по мере их поступления в канцелярию и исполнения.

Для нахождения какого-либо документа, наведения справок нужно было раскатать весь столбец. Это неудобство заставило заводить в делопроизводстве тетради и книги, которые копировали столбцы или со­ставлялись самостоятельно.

Судебник 1550 г. установил, чтобы дьяк хранил все записи судебного заседания. Подьячим запрещалось держать дела у себя.

Документы хранили в ларях или сундуках, внутри них — в ящиках, мешочках, "коробьях", а в некоторых приказах — в шкафах.

Оформилось понятие архива ("хранила", "казны") как собрания исторических документов и документов государственных учреждений.

В XV—XVII вв. сложились навыки упорядоченной работы с документами:

- была выработана устойчивая терминология делопроизводственных документов, созданы их формы

- появляются законодательные указания о порядке документирования.

Работа с документами сосредоточилась в руках особого аппарата — дьяков и подьячих

Формируется особая отрасль государственной службы, появляется потребность в подготовке кадров.