Понятие и общие правила регистрации документов

Регистрация документов — это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Регистрации подлежат все документы, требующие специаль­ного учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

Документы, полученные только для сведения и не требую­щие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых до­кументов.

Документы должны регистрироваться один раз. Однократ­ность регистрации — одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регист­рацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии.

Внут­ренние документы должны регистрироваться в день подписа­ния или утверждения, входящие — в день поступления, исхо­дящие — в день отправки.

Принимаются и регистрируются документы, как поступаю­щие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистраци­онную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

• дата получения;

• входящий регистрационный номер, присваиваемый доку­менту учреждением-получателем;

• дата документа;

• регистрационный номер документа, присвоенный ему уч­реждением-отправителем ;

• автор (корреспондент) - тот, чей это документ;

• заголовок (о чем документ);

• резолюция;

• срок исполнения;

• исполнитель (кто с ним работает);

• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

• номер дела (куда документ помещен после исполнения).

При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, све­дения, вписываемые в регистрационные формы, частично изме­няются и дополняются. При регистрации внутренних докумен­тов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпа­дающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отли­чие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес.

41. Виды регистрационных форм. Индексирование документов.

В практической деятельности используют различные регистрационные учетные формы: журнальную, карточную, компьютерную.

Журнальную форму регистрации используют организации и структурные подразделения, где документооборот менее 500–600 документов в год.

се листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками. Концы ниток выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона). Используя бумажный квадрат по диаметру больше круглой печати, склеивают середины концов нитки. Сверху ставят печать организации с захватом части квадрата или непосредственно в середину квадрата. На этой же странице делают надпись, заверяющую правильность оформления.

Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.

Для регистрации документов применяют единую регистрационно-контрольную карточку.

Изготовляют карточки типографским способом на бумаге формата А5 (148x210 мм). Для более быстрой ориентации можно применять цветовые различия по категориям документов. В этом случае карточки изготовляют с цветными полосами по верхнему полю. Возможен цветной бланк карточки: для входящих документов – зеленого, исходящих – синего, внутренних – желтого цвета.

Индексирование документов - это задача присвоения им неких метаданных, позволяющих быстро классифицировать, сортировать и искать информацию в архиве без просмотра самого документа. Наиболее простой формой индексирования является картотека в обычной библиотеке, позволяющая найти нужную книгу без физического доступа к самому носителю.

Основа алгоритма индексирования документов - выделение ключевых слов, характерных для специфической области, к которой относится документ.

Проще говоря, проводился словарный анализ документа, где каждое ключевое слово имело отношение к какой-нибудь отрасли или же носило нейтральный характер.

Тема индексирования документов получила дальнейшее развитие в современности: появился термин «база знаний «, определяющий не только базу данных документов, но связи и взаимодействия этих документов. Развитие гипертекста, тегирования информации и автоматических средств лингвистического анализа позволяет весьма эффективно и просто решать подобные задачи сегодня.