Организация движения документов, их регистрация, контроль за исполнением, систематизация документов, организация их хранения в первой половине XIX века

В Государственную канцелярию посту­пало четыре потока документов: от императора, министров, комиссии составления законов и комиссии прошений.

Характер подготовки документов к рассмотрению и их обсуждение в высших органах государственной власти — Государственном совете, Ко­митете и Совете министров — открывал большие возможности для про­извола чиновников. Так, практика оформления заседаний журналами, в которых прения записывались в обобщенном виде, приводила к неточно­му отражению событий, а иногда и к их фальсификации. Нередко нару­шался порядок рассмотрения и утверждения документов. Работники канцелярий не только вели делопроизводство, но и редактировали вносившиеся на обсуждение законопроекты. Глава канцелярии имел боль­шую власть.

"Общим учреждением министерств" 1811г. устанавливался единообразный порядок "производства дел" во всех министерствах, их департа­ментах и отделениях. Процесс делопроизводства делился на следующие этапы:

— порядок вступления дел;

— движение их, или собственно так называемое производство;

— отправление дел;

— ревизия;

— отчеты .

Таким образом, четко выделяются основные этапы работы с докумен­тами: организация приема документов, направление на исполнение и ис­полнение, контроль за исполнением и отправка.

Распределяя документы по департаментам, директор канцелярии проставлял дату поступления и докладывал о них министру. На доку­ментах, которые, по мнению министра, были срочными или требовали разъяснения, директор делал отметку "нужное". Предписания министра и документы с надписями "нужное" и "в собственные руки" немедленно передавались директору департамента. Эти пометки обязывали директо­ра на следующий день дать необходимые сведения или исполнить доку­мент. Такие документы регистрировались в "особенном кратком реест­ре" канцелярии.

По срокам исполнения документы делились на три категории: "текущие", "чрезвычайные" и "не терпящие времени".

В первую очередь исполнялись документы "чрезвычайные" и "не терпящие времени".

Процесс регистрации был сложным, поступившие документы регист­рировались на всех ступенях движения: в канцелярии министерства, в департаменте, отделении.

В "Общем учреждении министерств" особым этапом делопроизводст­ва объявлялась "ревизия дел". В них снова указывалось, когда документ получен, когда должен быть доложен при­сутствию, когда и какое решение по нему принято, какие документы от­правлены.

В делопроизводстве учреждений XIX в. были установлены четкая группировка документов в первичные комплексы и организация их хра­нения. Основным признаком группировки документов оставался предметно-вопросный, а главным видом первичных комплексов — дело.

К делам составлялись внутренние описи документов, в которых ука­зывались дата поступления документа в учреждение, наименование вила, количество листов, страница дела и особые отметки. Благодаря этому обеспечивались сохранность документов и быстрота их поиска.

Для хранения дел и деловых бумаг в каждом учреждении создавался архив, который делился на текущий и окончательный. Согласно законо­дательству текущий архив составляли "документы и книги, которые нужны для справок и соображений по текущему производству дел", окончательный архив — "дела, не подлежащие более решению и испол­нению", т.е. не нужные для текущей справочной работы. В этот архив предписывалось сдавать дела по истечении трех лет .

В учреждении составлялось два экземпляра описи. Один передавался в окончательный архив. Второй экземпляр оставался в канцелярии.

Заведовал архивом архивариус. обязанности архивариу­са состояли в принятии дел, организации их хранения, систематизации дел, составлении описей, выдаче справок. Особо указывалось, что архи­вариус должен принимать в архив дела, оконченные производством, про­нумерованные, имеющие внутреннюю опись.

Четкое выделение в законодательстве уровней документирования и обработки документов, закрепление за структурными подразделениями и чиновниками определенных обязанностей в работе с документами, строжайшая регламентация составления и оформления, прохождения, регистрации и хранения документов, призванная упорядочить делопро­изводство, на практике нередко приводили к усилению волокиты, много­летнему путешествию документов по инстанциям. Над документом многократно проводятся операции одинакового целевого назначения. В ре­зультате — чрезвычайно медленное исполнение документов. Так, по отчету министра юстиции за 1842 г. в различных служебных местах Российской империи числилось 3,3 млн. нерешенных дел.

12. Государственное управление Российской империи во второй половине XIX – нач. XX.

Вторая половина XIX в. характеризуется существенными сдвигами в развитии производительных сил России, ее экономики, социальных отно­шений, культуры. Крестьянская реформа 1861 г. явилась стимулом быст­рого роста капиталистической промышленности, развития капитализма в сельском хозяйстве, подъема общественного движения.

В этот период из высших государственных учреждений продолжали су­ществовать Государственный совет, Комитет министров, Сенат. В 1861 г, в законодательном порядке был создан Совет министров, который рассмат­ривал и обсуждал мероприятия общегосударственного значения.

Если раньше в канцелярии министра решались наиболее важные дела, то теперь она превратилась в орган связи министра с аппаратом. Часть дел министерства передали в созданные реформами местные уч­реждения, усилии тем самым свою роль в общем руководстве и надзоре.

Революционное движение начала XX в., приведшее к буржуазно-де­мократической революции 1905 — 1907 гг., породило совершенно новый тип учреждений — Советы рабочих, солдатских и крестьянских депута­тов.

Для государственного аппарата России в годы первой мировой войны было характерным создание общественных буржуазных организаций (Всероссийский земский и Всероссийский городской союзы, военно-про­мышленные комитеты), а также создание в противовес им особых сове­щании — высших правительственных учреждений под председательством отдельных министров, подотчетных только царю. Уже в этом про­явились первые признаки кризиса самодержавия.

13. Делопроизводство учреждений Российской империи во второй половине XIX – нач.XX века.

14. Новые тенденции в развитии документирования. Рационализация делопроизводства в отдельных ведомствах во второй половине XIX – нач.XX в.

Реорганизация государственного аппарата не затронула общих зако­нодательных норм, оформлявших процессы делопроизводства.

Строгая регламентация всех процессов документирования, обрядность делопроизводства, прочно вошедшие в быт канцелярий государственных учреждений, в новых условиях разви­тия страны оказались тормозом в работе учреждений и предприятий.

Развитие капиталистических отношений требовало более гибких форм документирования, большей оперативности. Это обусловило появ­ление новых черт процесса документирования и документационного об­служивания учреждений.

Новые средства связи — телеграф, телефон — привели к новым способам пере­дачи информации, созданию новых видов документов — телеграмм и те­лефонограмм. Возникают такие способы докумен­тирования, как фотография, звукозапись, которые связаны с появлением не только нового метода фиксации информации, но и новых видов доку­ментов — фотодокументов, Голограмм.

Происходят существенные изменения в способе изготовлении документов. К документам, создаваемым ручным способом, прибавилась ма­шинописная документация.

Изобретение пишущих машин, множитель­ных аппаратов решало проблему размножения документов.

Появляются типографским способом воспроизведенные докумен­ты с элементами трафаретных текстов (унифицированные отдельные фразы или части текста для документов, содержащих идентичную и по­стоянно повторяющуюся информацию). Пишущие машины позволили по-новому решить многие вопросы документирования: упразднилась должность переписчиков, улучшился внешний вид документа, облегчи лось его прочтение.

Капиталистические предприятия, банки, заводы, фабрики, железные дороги нуждались в ускорении процессов документирования и перепи­ски, в широком внедрении новых способов документирования, макси­мальном использовании новых средств связи. Делопроизводство государ­ственных учреждений, скованное нормами прошлых исков, также требо­вало его упрощения и изменения. Отдельные ведомства предпринимали попытки реформировать делопроизводство в рамках одного учреждения.

В связи с тем что за десятилетие (1897—1907) число учебных заведе­ний увеличилось приблизительно в 2 раза, количество документов в кан­целярии возросло более чем в 2,5 раза. Со всеми входящими документа­ми знакомился правитель канцелярии.

Правитель канцелярии подписывал все исходящие документы.

В канцелярии Московского учебного округа принимались меры по совершенствованию делопроизводства и прежде всего по сокращению переписки.

Попечителем издавались специальные распоряжении по вопросам делопроизводства. Так, в 1907 г. во исполнение распоряжения о сокращении канцелярской переписки была создана комиссия для рассмотрения этого вопроса . Принимались решении о порядке движения документов: о рассмотрении и направлении ходатайств на попечителя и т.д.

Система работы с документами в Канцелярии попечителя Москов­ского учебного округа значительно ускоряла их исполнение, облегчала использование документов в справочных целях.

Рационализацией делопроизводства в Управлении казенных желез­ных дорог занимался инженер-путеец И.И. Рихтер. Заслуживает внима­ния прежде всего предложенная им система классификации документов в делопроизводстве управлений железных дорог.

Каждый документ, — предлагал И.И. Рихтер, —должен проходить через две инстанции: центр (регистрация) и отдел (исполнение) при ус­ловии "рационального распределения предметов ведения между служба­ми, частями, отделами, отделениями и делопроизводствами" .

Наконец, Рихтер подчеркивал, что совершенствование делопроиз­водства находится в прямой зависимости от технического оборудования делопроизводственных служб.

Интересная работа по рационализации делопроизводства проводилась военным ведомством. Здесь в 1911 г. была пересмотрена существо­вавшая система делопроизводства. Новая организация его была закреп­лена "Положением о письмоводстве и делопроизводстве".

Положением упрощалась техника переписки. Проще всего сокраща­лось количество служебных документов — для переписки чиновников военного ведомства устанавливалось три основных вида документов: ра­порт, предписание, отношение. Для определенных случаев оставалось прошение, допускались официальные письма, вводилась одна форма за­писки.

Предусматривалось изменение в организации регистрации и контро­ля за исполнением документов. Так, в отдельных случаях применялась карточная система регистрации.

Таким образом, ряд ведомств предлагали довольно эффективные ме­ры по рационализации делопроизводства: четкое разграничение функ­ций управления, различные способы сокращения числа документов и путей их движения в учреждении, организацию фактического контроля за исполнением документов, четкую последовательность обработки и ис­полнения документов, централизацию регистрации и хранения доку­ментов, техническое оборудование делопроизводственных служб. Однако эти способы, меры по рационализации делопроизводства но­сили локальный характер, так как они ограничивались пределами от­дельных ведомств и не были возведены в ранг общегосударственных норм.

Делопроизводство государственных учреждений прошло сложный путь своего развития. На всем протяжении рассмотренного периода про­цессу документирования деятельности органов государственного управ­ления уделялось постоянное внимание, о чем свидетельствует увеличи­вающееся от одного исторического периода до другого количество зако­нодательных актов, распоряжений, инструкций. В условиях все возра­стающего потока документации появляется стремление унифицировать документы, вырабатываются устойчивые формуляры, создаются образ­цы документов, прилагаемые, начиная с Генерального регламента, чуть ли не к каждому закону. Появляется тенденция ограничить переписку, упростить процесс обработки документов.

Делопроизводство постепенно превратилось из технического элемента управления в средство влияния на него. От канцелярий зависел срок представления документов, а нередко принятие решения.